zawarte w dniu 18 maja 2015 r.

pomiędzy Wojewodą Warmińsko-Mazurskim Panem Marianem Podziewskim zwanym dalej "Wojewodą"
a Gminą Olsztyn reprezentowaną przez Prezydenta Pana Piotra Grzymowicza,
zwaną dalej "Gminą", przy kontrasygnacie Skarbnika Pani Wiesławy Nawotczyńskiej.

Na podstawie art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 28 marca 1933 r. o grobach i cmentarzach wojennych (Dz. U. Nr 39, poz. 311 z późn. zm.), w związku z § 1 ust. 8 Porozumienia 8/234/2014 w sprawie realizacji wspólnego zamówienia oraz zasad rozliczania środków finansowych przekazanych na powyższy cel zawartego dnia 17 marca 2015 r. w Warszawie pomiędzy Radą Ochrony Pamięci Walk i Męczeństwa, reprezentowaną przez Sekretarza Rady OPWiM Pana Andrzeja Krzysztofa Kunerta, zwaną dalej "Radą OPWiM" a Wojewodą Warmińsko-Mazurskim Panem Marianem Podziewskim, zwanym dalej "Wojewodą", Strony niniejszego Porozumienia postanawiają, co następuje:

§ 1. 1. Wojewoda działając w imieniu własnym i Rady OPWiM powierza Gminie a Gmina przyjmuje do realizacji udzielenie zamówienia, rozliczenie oraz nadzór nad wykonaniem zadania polegającego na wymianie krawężników i ustawieniu krzyży na mogiłach zbiorowych na cmentarzu ofiar terroru niemieckiego
z II wojny światowej przy ul. Baczewskiego w Olsztynie.

2. Rada OPWiM przeznacza na wykonanie zadania, o którym mowa w ust. 1 kwotę 6.000 zł (słownie: sześć tysięcy złotych).

3. W przypadku, gdy łączna wysokość środków przewidzianych na realizację przedmiotu Porozumienia
(w tym środki własne gminy i inne) jest mniejsza od wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, ustalonej zgodnie z przepisami regulującymi udzielanie zamówień publicznych, stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.). W powyższym zakresie Wojewoda udziela Gminie pełnomocnictwa do wyboru i zawarcia umowy z wykonawcą robót, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z niniejszego Porozumienia.

4. W przypadku, gdy łączna wysokość środków przewidzianych na realizację przedmiotu Porozumienia
(w tym środki własne gminy i inne) jest równa lub większa od wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, ustalonej zgodnie z przepisami regulującymi udzielanie zamówień publicznych, Gmina zobowiązuje się wydatkować przekazane środki zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.). W powyższym zakresie Wojewoda, działający w imieniu własnym i Rady OPWiM, upoważnia Gminę do przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz udzielenia zamówień w zakresie wymaganym obowiązującymi przepisami. Zamówienia udzielone zostaną w trybie przetargu nieograniczonego.

5. W celu wykonania zadania określonego w Porozumieniu, gmina zobowiązuje się do zawarcia umowy z wykonawcą prowadzącym działalność gospodarczą, która zawierać będzie:

1) informację o określonej w niniejszym Porozumieniu wysokości maksymalnego zobowiązania Rady OPWiM (brutto) ,

2) postanowienia, na mocy których umowa zostanie wykonana do dnia 20 września 2015 r., a Wojewoda będzie uprawniony do odstąpienia od umowy jeżeli wykonawca nie rozpoczął lub nie zakończył wykonania umowy w terminach wskazanych w umowie lub wykonywał umowę w sposób sprzeczny z obowiązującymi przepisami, lub w sposób naruszający należny tym miejscom szacunek i powagę,

3) postanowienia, na mocy których wykonawca uprawniony będzie do wystawienia faktury (rachunku w przypadku przedsiębiorców nie będących aktywnymi płatnikami VAT) po wykonaniu wszystkich prac objętych zamówieniem oraz usunięciu wszelkich usterek stwierdzonych w czasie jego odbioru,

4) postanowienia, na mocy których wykonawca zobowiązany będzie wystawić na Radę OPWiM faktury (rachunki w przypadku przedsiębiorców nie będących aktywnymi płatnikami VAT):

a) z opisem zadania zgodnie z ust. 1,

b) z terminem płatności 30 dni od dnia wpływu faktury do Rady OPWiM,

c) na kwotę wynikającą z zawartej umowy nie wyższą jednak niż wynikającą z maksymalnego zobowiązania Rady OPWiM (brutto), którą określono w ust. 2 pkt 1 niniejszego Porozumienia.

5) postanowienia, na mocy których "za datę zapłaty należności wynikających z faktury uważa się datę dokonania przez Zamawiającego na rzecz Wykonawcy polecenia przelewu bankowego".

§ 2. Przekazanie środków finansowych, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 1 nastąpi przelewem na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę, po przedłożeniu przez niego do Urzędu Miasta Olsztyna faktury wystawionej na Radę OPWiM (NIP 526-105-30-50, ul. Wspólna 2, 00-926 Warszawa), zgodnie ze wskazaniami w § 1 ust. 5 pkt 4.

§ 3. 1. Wojewoda ani Rada OPWiM nie będą finansowali zobowiązań innych niż określono w Porozumieniu, zaciągniętych niezgodnie z obowiązującymi przepisami lub postanowieniami niniejszego Porozumienia, w szczególności w wysokości wyższej niż określono w Porozumieniu.

2. W przypadku niedotrzymania obowiązków określonych w niniejszym Porozumieniu Strona Porozumienia odpowiedzialna za powstanie roszczeń wykonawców pokrywa wszelkie związane z tym wydatki.

3. Gmina zobowiązuje się przedstawić pisemne sprawozdanie z wykonania zadania pod względem merytorycznym oraz rozliczenie pod względem rzeczowym środków, o których mowa w § 1 ust. 2, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Porozumienia, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia wystawienia przez wykonawcę faktury na Radę OPWiM, nie później jednak niż do dnia 5 października 2015 r.

4. Do sprawozdania z wykonania zadania Gmina dołączy:

1) oryginał faktury wystawionej przez wykonawcę na Radę OPWiM, stosownie opisanej i poświadczonej pod względem merytorycznym przez Gminę, z terminem płatności 30 dni od dnia wpływu faktury do Rady OPWiM,

2) protokół odbioru prac,

3) umowę z wykonawcą,

4) dokumentację fotograficzną ilustrującą prawidłowe wykonanie zadania, w szczególności treść napisów znajdujących się na wyremontowanych obiektach (opis: rodzaj obiektu, lokalizacja, data wykonania zdjęcia),

5) zestawienie ofert złożonych w związku z realizacją zadania wymienionego w § 1 ust. 3, a w przypadku zadania wymienionego w § 1 ust. 4 oryginał lub potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię protokołu postępowania o zamówienie publiczne wraz z załącznikami,

6) oświadczenie o wykorzystaniu dotacji zgodne z przeznaczeniem,

7) inne dokumenty związane z wykorzystaniem przyznanej dotacji.

5. W przypadku niezłożenia sprawozdania, o którym mowa w ust. 3 i 4, Wojewoda wzywa Gminę do jego złożenia.

6. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 3 i 4 Gmina sporządzi w 3 egzemplarzach, z czego 2 egzemplarze dla Wojewody (1 egzemplarz z oryginałem faktury wystawionej przez wykonawcę na Radę OPWiM zostanie przekazany za pośrednictwem Wojewody do Rady OPWiM), 1 egzemplarz dla Gminy.

§ 4. 1. Wojewoda sprawuje kontrolę prawidłowości wykonania zadania przez Gminę, w tym wydatkowania dotacji. Kontrola może być przeprowadzona w toku realizacji zadania oraz po jego zakończeniu, na zasadach i w trybie określonym w ustawie z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 nr 185, poz. 1092).

2. W ramach kontroli, o której mowa w ust. 1, osoby upoważnione przez Wojewodę mogą badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania zadania, oraz żądać udzielenia ustnie lub na piśmie informacji dotyczących wykonania zadania. Gmina na żądanie kontrolującego jest zobowiązana dostarczyć lub udostępnić dokumenty i inne nośniki informacji oraz udzielić wyjaśnień i informacji w terminie określonym przez kontrolującego.

3. Prawo kontroli przysługuje osobom upoważnionym przez Wojewodę zarówno w siedzibie Gminy, jak i w miejscu realizacji zadania.

4. O wynikach kontroli, o której mowa w ust. 1, Wojewoda poinformuje Gminę, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przekaże mu wnioski i zalecenia mające na celu ich usunięcie.

5. Gmina jest zobowiązana do wykonania wniosków i zaleceń, o których mowa w ust. 4 i powiadomienia o tym Wojewodę we wskazanym przez niego terminie.

6. Kontrola wykonywana jest również przez zatwierdzenie sprawozdania z realizacji przedmiotu Porozumienia.

§ 5. Zmiana Porozumienia wymaga dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 6. Porozumienie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko-Mazurskiego.

§ 7. Porozumienie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Załącznik do Porozumienia Nr PS-V.5230.16.8.2015
Wojewody Warmińsko - Mazurskiego
z dnia 18 maja 2015 r.
Zalacznik.doc