Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Decyzja określa sposób przyjmowania, ewidencjonowania, udostępniania, zasad kontroli stanu ewidencyjnego i postępowania w przypadku zniszczenia lub utraty eksponatów w Sali Tradycji Straży Granicznej.

§ 2. Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) Komenda - Komendę Główną Straży Granicznej;

2) Sala Tradycji - Salę Tradycji Straży Granicznej;

3) eksponaty - rzeczy ruchome przekazane nieodpłatnie Straży Granicznej, wpisane do dokumentacji ewidencyjnej eksponatów oraz rzeczy ruchome udostępnione Komendzie do czasowej ekspozycji.

Rozdział 2

Przyjmowanie eksponatów do Sali Tradycji

§ 3. 1. Przekazywanie do Komendy rzeczy ruchomych do zbiorów Sali Tradycji dokumentuje się protokołem przyjęcia rzeczy ruchomych, jako eksponatów do Sali Tradycji, zwanym dalej „protokołem". Wzór protokołu określa załącznik nr 1 do decyzji.

2. Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach jeden dla przekazującego i drugi dla Komendy.

3. Protokół podpisują ze strony Komendy:

1) Naczelnik Wydziału Promocji i Historii Formacji Gabinetu Komendanta Głównego Straży Granicznej, zwany dalej „Naczelnikiem" oraz;

2) funkcjonariusz lub pracownik, o których mowa w § 5 ust. 3.

4. Protokół podlega zatwierdzeniu przez Komendanta Głównego Straży Granicznej.

5. Po zatwierdzeniu protokołu funkcjonariusz lub pracownik, o którym mowa w § 5 ust. 3, sporządza protokół szacunkowej wyceny eksponatów przyjętych do Sali Tradycji, który przedstawia do zatwierdzenia Zastępcy Komendanta Głównego Straży Granicznej właściwemu w sprawach logistycznych, po wcześniejszej akceptacji dyrektora Biura Finansów Komendy lub upoważnionej przez niego osoby. Wzór protokołu określa załącznik nr 2 do decyzji.

6. Protokół, o którym mowa w ust. 2, stanowi podstawę do przyjęcia przekazanej rzeczy ruchomej na ewidencję Sali Tradycji z zachowaniem procedury określonej w rozdziale 3.

7. Po wpisaniu eksponatu do dokumentacji ewidencyjnej, umieszcza się go w Sali Tradycji lub w zabezpieczonych przed dostępem osób nieuprawnionych pomieszczeniach Wydziału Promocji i Historii Formacji Gabinetu Komendanta Głównego Straży Granicznej, zwanego dalej „Wydziałem", lub wydzielonych w tym celu miejscach.

§ 4. 1. W przypadku czasowego pozyskania eksponatu do Sali Tradycji Naczelnik za pośrednictwem dyrektora Gabinetu Komendanta Głównego Straży Granicznej, zwanego dalej „Dyrektorem", występuje do Komendanta Głównego Straży Granicznej z wnioskiem o przyjęcie eksponatu do czasowej ekspozycji w Sali Tradycji.

2. W przypadku wyrażenia zgody przez Komendanta Głównego Straży Granicznej na czasowe przyjęcie eksponatu do ekspozycji w Sali Tradycji, przekazanie dokumentuje się protokołem czasowego udostępnienia eksponatu do Sali Tradycji, którego wzór określa załącznik nr 3 do decyzji. Przepisy § 3 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

3. Zwrot eksponatów, o których mowa w ust. 2 następuje na podstawie protokołu zwrotu czasowo udostępnionych eksponatów będących na ewidencji Sali Tradycji, którego wzór określa załącznik nr 4 do decyzji.

Rozdział 3

Sposób ewidencjonowania eksponatów Sali Tradycji

§ 5. 1. Ewidencjonowanie eksponatów polega na wpisie dokonanym w księdze eksponatów.

2. Księga eksponatów składa się:

1) ze spisu eksponatów;

2) z kart eksponatów.

3. Księgę eksponatów prowadzi funkcjonariusz lub pracownik Wydziału, wyznaczony przez Naczelnika.

4. Nadzór nad prowadzeniem księgi eksponatów sprawuje Naczelnik.

§ 6. 1. Wpis w karcie eksponatu zawiera następujące dane eksponatu możliwe do uzyskania:

1) nazwę przedmiotu;

2) autora;

3) kraj, miejscowość wytworzenia;

4) czas powstania eksponatu;

5) materiał / technikę wytworzenia;

6) wymiary (wysokość, szerokość, format, długość/głębokość);

7) opis eksponatu;

8) zdjęcie eksponatu;

9) historyczne pochodzenie;

10) miejsce ekspozycji eksponatu;

11) stan zachowania eksponatu;

12) numer inwentarzowy eksponatu;

13) szacunkową wartość eksponatu na dzień sporządzenia protokołu szacunkowej wyceny eksponatu;

14) inne dodatkowe dane identyfikacyjne.

2. Wzór karty eksponatu, określa załącznik nr 5 do decyzji.

§ 7. 1. Karty eksponatów sporządza się w wersji elektronicznej oraz papierowej.

2. Na podstawie dokumentacji w wersji elektronicznej, o której mowa w ust. 1, sporządza się wydruk komputerowy poszczególnych kart eksponatów (format A4) i dołącza się do nich dokumentację wizualną eksponatów, których te karty dotyczą.

3. Zgodność danych zawartych w kartach eksponatów z eksponatami umieszczonymi w Sali Tradycji potwierdza na tych kartach funkcjonariusz lub pracownik, o których mowa w § 5 ust. 3.

4. Dokumentacja ewidencyjna w wersjach elektronicznej i papierowej pozostaje na ewidencji Wydziału.

Rozdział 4

Udostępnianie eksponatów z Sali Tradycji poza siedzibę Komendy

§ 8. 1. Eksponaty znajdujące się w Sali Tradycji, z wyłączeniem eksponatów czasowo pozyskanych do Sali Tradycji, mogą być udostępnione poza siedzibę Komendy za pisemną zgodą Komendanta Głównego Straży Granicznej na ich udostępnienie.

2. W celu uzyskania zgody, o której mowa w ust. 1, zainteresowany podmiot winien wystąpić do Komendanta Głównego Straży Granicznej z wnioskiem o czasowe udostępnienie eksponatu.

3. Komendant Główny Straży Granicznej udziela zgody, o której mowa w ust. 1, po uzyskaniu opinii Naczelnika.

4. Przekazanie udostępnianego eksponatu, z zastrzeżeniem ust. 5, następuje na podstawie protokołu czasowego udostępnienia eksponatów będących na ewidencji Sali Tradycji, którego wzór określa załącznik nr 6 do decyzji. Przepisy § 3 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

5. Przekazanie udostępnianego eksponatu o szczególnej wartości historycznej lub materialnej może zostać uzależnione od zawarcia umowy cywilnoprawnej oraz uprzedniego ubezpieczenia eksponatu przez wnioskującego o jego czasowe udostępnienie.

6. Zatwierdzony przez Komendanta Głównego Straży Granicznej protokół, o którym mowa w ust. 4 stanowi podstawę do udostępnienia eksponatów, o których mowa w ust. 1.

Rozdział 5

Zasady dokonywania kontroli zgodności wpisów w dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym eksponatów w Sali Tradycji

§ 9. 1. Kontrola zgodności wpisów w dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym eksponatów w Sali Tradycji odbywa się komisyjnie, raz w roku.

2. Komisję, do przeprowadzenia kontroli, o której mowa w ust. 1, powołuje Komendant Główny Straży Granicznej w drodze decyzji, na wniosek Naczelnika za pośrednictwem Dyrektora.

3. W skład komisji, o której mowa w ust. 2, wchodzi dwóch przedstawicieli z Wydziału oraz jeden przedstawiciel Biura Finansów Komendy. Komisja po przeprowadzeniu kontroli sporządza protokół, który przedstawia do zatwierdzenia Komendantowi Głównemu Straży Granicznej.

Rozdział 6

Zasady postępowania w przypadku zniszczenia lub utraty eksponatów z Sali Tradycji

§ 10. 1. W przypadku zniszczenia, zaginięcia lub kradzieży eksponatu z Sali Tradycji Naczelnik za pośrednictwem Dyrektora występuje do Komendanta Głównego Straży Granicznej z wnioskiem o powołanie komisji, w celu wyjaśnienia okoliczności zniszczenia lub utraty eksponatu.

2. Komisja, o której mowa w ust. 1, po zbadaniu okoliczności zniszczenia lub utraty eksponatu sporządza protokół, który przedstawia Komendantowi Głównemu Straży Granicznej.

3. Skreślenie z dokumentacji ewidencyjnej w razie zniszczenia lub utraty eksponatu następuje po zakończeniu czynności, o których mowa w ust. 2, na wniosek Naczelnika, po uzyskaniu zgody Komendanta Głównego Straży Granicznej.

Rozdział 7

Przepisy końcowe

§ 11. Traci moc decyzja nr 117 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 4 lipca 2017 r. w sprawie sposobu przyjmowania, ewidencjonowania, udostępniania, zasad kontroli stanu ewidencyjnego i postępowania w przypadku zniszczenia lub utraty eksponatów w Sali Tradycji Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG poz. 39 oraz z 2019 r. poz. 60).

§ 12. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.