Załącznik do zarządzenia Nr 14
Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad
z dnia 7 maja 2020 r.

Procedura określająca zasady i zakres działania Centralnego Zasobu Danych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad [1]

§ 1. Centralny Zasób Danych, zwany dalej „CZD”, jest narzędziem informatycznym umożliwiającym gromadzenie, przetwarzanie i monitorowanie danych dotyczących przebiegu procesu inwestycyjnego prowadzonego przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad, zwaną dalej „GDDKiA”, na etapach planowania, przygotowania, postępowań przetargowych oraz realizacji inwestycji drogowych określonych w obowiązujących programach budowy dróg oraz zadań na istniejącej sieci drogowej oraz danych z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi pracowników GDDKiA. Dane gromadzone w CZD są przypisane do modułów, zakres danych gromadzonych w modułach jest ustalany przez kierownictwo GDDKiA.

§ 2. 1. Dyrektorzy oddziałów GDDKiA wyznaczają pracowników odpowiedzialnych za wprowadzanie, aktualizację i weryfikowanie danych w CZD, a także pracowników ich zastępujących, pełniących rolę „Osób wiodących” w CZD.

2. Informacje o wyznaczeniu pracowników, o których mowa w ust. 1 i ich zmianach są przekazywane do administratora CZD na adres administrator_czd@gddkia.gov.pl.

3. Komórki organizacyjne Centrali GDDKiA, o których mowa w § 3, są obowiązane do:

1) pozyskiwania danych, które są umieszczane w CZD, bezpośrednio z CZD, a jeżeli dane te nie są wystarczające, występowania o ich uzupełnienie do oddziałów GDDKiA;

2) przesyłania polecenia dokonania korekty danych do oddziałów GDDKiA, w przypadku stwierdzenia niepoprawnych danych zapisanych w CZD.

§ 3. W zakresie działania CZD, do zadań:

1) Departamentu Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa (DZB) należy:

a) pełnienie funkcji Administratora CZD, w szczególności poprzez:

- wprowadzanie zmian istniejących funkcjonalności CZD, w celu dostosowania ich do potrzeb GDDKiA,

- dbanie o używanie jednolitych pojęć w obrębie CZD, podejmowanie działań naprawczych w przypadku nieprawidłowości w działaniu CZD,

- udzielanie pomocy technicznej użytkownikom CZD, a także prowadzenie instruktarzy i szkoleń,

- zarządzanie uprawnieniami dla pracowników Centrali GDDKiA i w uzasadnionych przypadkach dla pracowników oddziałów GDDKiA,

b) merytoryczna analiza danych w zakresie Systemu Zarządzania Ruchem;

2) Departamentu Budżetu i Projektów UE (DBP) należy, w szczególności:

a) weryfikacja wprowadzonych danych w module planowania, zgodnie z obowiązującą procedurą przekazywania i uzgadniania Kart Projektów,

b) weryfikacja danych w module zadania na sieci drogowej w zakresie finansowym,

c) uzgadniane z Administratorem CZD zmiany szablonów raportów Kart Projektów i elementów źródeł finansowania oraz asortymentów;

3) Departamentu Przygotowania i Realizacji Inwestycji (DPR) należy, w szczególności:

a) przeprowadzanie merytorycznej analizy danych umieszczonych w module realizacji i module przygotowania (z wyłączeniem Systemu Zarządzania Ruchem) pod kątem zapewnienia ich spójności i poprawności założeń harmonogramu/kontraktu, dla inwestycji wymienionych z nazwy w obowiązujących programach budowy dróg,

b) merytoryczna analiza danych dla zadań z programu budowy 100 Obwodnic;

4) Departamentu Prawnego i Zamówień Publicznych (DPZ) należy, w szczególności weryfikacja wprowadzonych elementów do modułu przetargi pod kątem zapewnienia ich kompletności, przez którą należy rozumieć liczbę prowadzonych postępowań przetargowych na wyłonienie wykonawcy robót i nadzoru inwestorskiego;

5) Departamentu Zarządzania Siecią Dróg (DZS) należy, w szczególności merytoryczna analiza danych w module zadania na istniejącej sieci drogowej w zakresie rzeczowym;

6) Zespołu ds. Środowiska (ZS) należy, w szczególności weryfikacja poprawności wprowadzonych danych w module przygotowania (Monitoring ZRID, Odcinki zakładka Środowisko);

7) Biura Organizacyjno-Administracyjnego (BOA) należy, w szczególności uzupełnianie danych z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi w Centrali GDDKiA oraz koordynowanie poprawnego wprowadzania danych przez komórki kadrowe oddziałów GDDKiA w module kadrowym.

§ 4. 1. W zakresie działania CZD dla dyrektorów oddziałów GDDKiA ustala się następujący zakres zadań:

1) zapewnienie prowadzenia przez oddział GDDKiA bieżącej aktualizacji danych w CZD (niezwłocznie po powzięciu informacji), nie później jednak niż do następnego dnia roboczego, dla wszystkich danych w modułach: przygotowania, przetargów, realizacji, zadania na istniejącej sieci drogowej;

2) prowadzenie comiesięcznej aktualizacji w module planowania, w tym generowanie Kart projektów - w terminie do piątego dnia każdego miesiąca (jeżeli piąty dzień miesiąca przypada na dzień wolny od pracy, termin ten przypada w najbliższy dzień roboczy), a następnie ich wydrukowanie i przedłożenie do podpisu przez dyrektora oddziału GDDKiA; w przypadku braku zmian w Kartach projektów w danym miesiącu w stosunku do poprzedniego miesiąca - ich wygenerowanie i potwierdzenie aktualności w powyższym terminie;

3) współpraca z komórkami organizacyjnymi Centrali GDDKiA, pozwalająca na zapewnienie i utrzymanie poprawnych danych w CZD, w tym udzielanie odpowiedzi na pytania w zakresie wprowadzonych danych;

4) prowadzenie bieżącej aktualizacji danych w CZD w module kadrowym w zakresie naborów, opisów stanowisk pracy i ocen pracowniczych.

2. W przypadku braku aktualizacji danych w CZD, właściwi dyrektorzy oddziałów GDDKiA oraz pracownicy, o których mowa w § 2 ust. 1, podlegają odpowiedzialności pracowniczej na zasadach określonych prawem pracy.

§ 5. (uchylony)