§ 1. W Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, zwanej dalej „GDDKiA” ustala się „Procedurę organizacji zagranicznych podróży służbowych w GDDKiA”, zwaną dalej „Procedurą”, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 2. 1. Procedurę, o której mowa w § 1, stosuje się do pracowników GDDKiA oraz osób współpracujących z GDDKiA, z którymi zawarte umowy cywilno-prawne przewidują możliwość odbywania zagranicznych podróży, w imieniu lub na rzecz GDDKiA.

§ 3. 1. Zagraniczne podróże służbowe odbywają się zgodnie z kalendarzem zagranicznych podróży służbowych, zwanym dalej „kalendarzem”, ustalanym na rok, w którym planuje się zagraniczną podróż służbową, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Zapotrzebowanie na zagraniczną podróż służbową zgłasza się do Biura Generalnego Dyrektora w Centrali GDDKiA, zwanego dalej „BGD”, w terminie do dnia 15 grudnia roku poprzedzającego rok, w którym planuje się podróż.

3. Zapotrzebowanie, o którym mowa w ust. 2 i 5, zgłaszają:

1) kierownicy departamentów lub biur oraz kierujący inną komórką organizacyjną Centrali GDDKiA wskazaną w § 4 ust. 2 Regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad;

2) dyrektorzy oddziałów GDDKiA.

4. Na podstawie zgłoszonych zapotrzebowań, o których mowa w ust. 3, BGD sporządza kalendarz zagranicznych podróży służbowych na rok kalendarzowy, którego dotyczą zgłoszenia.

5. W terminie do dnia 15 czerwca roku, na który planowane są zagraniczne podróże służbowe, osoby, o których mowa w ust. 3, dokonują aktualizacji kalendarza poprzez zgłoszenie do BGD nowych oraz uzupełnienie lub zmianę dotychczas zgłoszonych zapotrzebowań na zagraniczne podróże służbowe.

6. BGD, akceptuje i przekazuje kalendarz oraz zaktualizowany kalendarz odpowiednio w terminie:

1) do dnia 28 grudnia roku poprzedzającego rok, w którym planuje się zagraniczną podróż służbową,

2) do dnia 28 czerwca roku, na który planowane są zagraniczne podróże służbowe

-`` do zatwierdzenia przez Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad.

7. Po zatwierdzeniu kalendarza lub zaktualizowanego kalendarza BGD publikuje jego uproszczoną wersję, zawierającą: skrót komórki organizacyjnej zgłaszającej zapotrzebowanie, miejsce i terminy zagranicznej podróży służbowej oraz jej cel, na wewnętrznej platformie Intranetowej GDDKiA.

8. Zmiany w kalendarzu lub zaktualizowanym kalendarzu w zakresie terminów, osób delegowanych lub miejsca spotkania nie wymagają ich ponownego zatwierdzenia w trybie określonym w ust 6.

9. W przypadku zaistnienia zmian określonych w ust. 8, po dniu 15 czerwca roku, na który planowana jest zagraniczna podróż służbowa, delegowany informuje o tych zmianach, a także o ich przyczynie we wniosku wyjazdowym, o którym mowa w § 3 ust. 1 Procedury.

10. Zatwierdzenie kalendarza lub zaktualizowanego kalendarza nie jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na zagraniczną podróż służbową. Kalendarz jest stosowany pomocniczo i ma na celu bieżące szacowanie zapotrzebowania na środki finansowe niezbędne do realizacji zagranicznych podróży służbowych.

§ 4. 1. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych w Centrali GDDKiA oraz dyrektorów oddziałów GDDKiA, do każdorazowego, niezwłocznego przesyłania, w trybie elektronicznym, do BGD, otrzymanych zaproszeń do udziału w wydarzeniach zagranicznych, które nie zostały ujęte w kalendarzu lub zaktualizowanym kalendarzu.

2. BGD dokonuje oceny przesłanego zaproszenia i w przypadku stwierdzenia zasadności udziału przedstawiciela GDDKiA w przedmiotowym wydarzeniu, informuje wybrane komórki organizacyjne Centrali lub oddziały GDDKiA, których zakres kompetencji wiąże się z wydarzeniem, o możliwości zgłoszenia w nim swojego udziału.

§ 5. W zarządzeniu Nr 58 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Centrali Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad” w załączniku do zarządzenia wprowadza się następujące zmiany:

1) tytuł rozdziału XIV otrzymuje brzmienie:

„XIV. Podróże służbowe krajowe”;

2) w rozdziale XIV:

a) w ust. 3 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

„3. Zatwierdzenie delegacji wraz ze wskazaniem środka transportu, dokonuje:”,

b) ust. 9 otrzymuje brzmienie:

„9. Rozliczenia kosztów odbytego wyjazdu służbowego z dołączonymi rachunkami, pracownik składa do Biura Organizacyjno-Administracyjnego, w terminie 14 dni od dnia powrotu z podróży służbowej.”,

c) ust. 11 otrzymuje brzmienie:

„11. Upoważniony pracownik Biura Organizacyjno-Administracyjnego dokonuje sprawdzenia dołączonych rachunków pod względem formalno-rachunkowym oraz prawidłowości rozliczenia delegacji.”,

d) uchyla się ust. 17-25.

§ 6. Wnioski wyjazdowe lub sprawozdania, które nie zostały zaakceptowane w trybie, o którym mowa w rozdziale XIV ust. 17-25 zarządzenia Nr 58 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Centrali Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad”, przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, wymagają ponownego złożenia zgodnie z Procedurą, o której mowa w § 1.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podpisania.