Załącznik do zarządzenia Nr 17
Generalnego Dyrektora
Dróg Krajowych i Autostrad
z dnia 26 lipca 2022 r.

Opis systemu kontroli zarządczej w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad [1]

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Ilekroć w systemie kontroli zarządczej w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad jest mowa o:

1) GDDKiA – należy przez to rozumieć Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad;

2) (uchylony)

3) (uchylony)

4) Kierownictwie GDDKiA – należy przez to rozumieć Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad, Zastępców Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad oraz Dyrektora Generalnego GDDKiA;

5) KIEROWNIKU KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ – NALEŻY PRZEZ TO ROZUMIEĆ KIERUJĄCEGO KOMÓRKĄ ORGANIZACYJNĄ W CENTRALI GDDKIA, WSKAZANEGO W REGULAMINIE ORGANIZACYJNYM GDDKIA, ORAZ DYREKTORA ODDZIAŁU GDDKIA;

6) koordynatorze kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć pracownika GDDKiA wyznaczonego przez Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad do realizacji zadań związanych z koordynacją kontroli zarządczej w GDDKiA;

7) mechanizmach kontroli – należy przez to rozumieć wszystkie działania podejmowane w celu zwiększenia prawdopodobieństwa realizacji zadań i celów GDDKiA;

8) oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

9) (uchylony)

10) planie działalności GDDKiA – należy przez to rozumieć plan działalności GDDKiA, sporządzony zgodnie z rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

11) ryzyku – należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zdarzenia lub szeregu zdarzeń, które jeżeliby wystąpiły, będą miały negatywny wpływ na realizację celów i zadań GDDKiA;

12) ryzyku kluczowym – należy przez to rozumieć ryzyko, mogące mieć istotny negatywny wpływ na realizację celów i zadań GDDKiA;

13) samoocenie – należy przez to rozumieć proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w GDDKiA;

14) sprawozdaniu z wykonania planu działalności GDDKiA – należy przez to rozumieć sprawozdanie z wykonania planu działalności GDDKiA za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

15) systemie kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć uregulowania wewnętrzne, instrukcje, fizyczne i techniczne środki zabezpieczeń zaprojektowane i wdrożone w celu funkcjonowania mechanizmów kontroli, w tym w szczególności ograniczenia prawdopodobieństwa wystąpienia albo następstwa oddziaływania ryzyka;

16) zasobach – należy przez to rozumieć dobra materialne lub niematerialne służące do realizacji celów i zadań GDDKiA, potrzebne do wdrożenia, utrzymywania i doskonalenia systemu kontroli zarządczej;

17) zarządzaniu ryzykiem – należy przez to rozumieć systematyczne działania polegające na identyfikacji, analizie oraz monitorowaniu potencjalnych zdarzeń mogących wywrzeć negatywny wpływ na realizację celów i zadań GDDKiA.

§ 2. 1. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych w GDDKiA zapewnianiający realizację celów i zadań GDDKiA w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Celem kontroli zarządczej w GDDKiA jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem.

3. (uchylony)

Rozdział 2

Zakresy odpowiedzialności

§ 3. 1. Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad jest odpowiedzialny za zapewnienie adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w GDDKiA.

2. Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad utrzymuje system kontroli zarządczej, o którym mowa w ust. 1, przy pomocy Zastępców Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad, Dyrektora Generalnego GDDKiA, kierowników komórek organizacyjnych, koordynatora kontroli zarządczej oraz pracowników GDDKiA.

§ 4. 1. Koordynator kontroli zarządczej realizuje zadania związane z koordynowaniem bieżących działań w obszarze kontroli zarządczej w GDDKiA, w tym odpowiada w szczególności za:

1) przygotowanie projektu planu działalności GDDKiA;

2) przygotowanie projektu informacji o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności GDDKiA na koniec II, III i IV kwartału danego roku;

3) przygotowanie projektu sprawozdania z wykonania planu działalności GDDKiA;

4) udział w procesie samooceny, koordynowanej przez Biuro Generalnego Dyrektora w Centrali GDDKiA, prowadzonej w formie oceny stopnia realizacji zadań planowanych i wykonywanych przez Oddziały GDDKiA w wyznaczonych przez Kierownictwo GDDKiA obszarach;

5) przygotowanie projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad.

2. (uchylony)

3. Kierownicy komórek organizacyjnych wykonują zadania związane z funkcjonowaniem kontroli zarządczej, a w szczególności:

1) realizują misję oraz cele strategiczne GDDKiA;

2) opracowują propozycje celów i zadań do planu działalności GDDKiA;

3) monitorują realizację celów i zadań ujętych w szczególności w planie działalności GDDKiA i zarządzają ryzykiem;

4) zapewniają dokumentowanie procesów związanych z funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej;

5) projektują mechanizmy kontroli, które stanowią zamierzoną odpowiedź na zidentyfikowane ryzyko;

6) projektują mechanizmy kontroli, które skutecznie radzą sobie ze zidentyfikowanym ryzykiem, i działają zgodnie z założeniami i zaprojektowaniem;

7) projektują mechanizmy kontroli, które pozwalają na skuteczną reakcję na ryzyko przy możliwie najmniejszych nakładach związanych z funkcjonowaniem tych mechanizmów;

8) promują wśród pracowników GDDKiA informowanie o nowym ryzyku oraz zagadnieniach wskazujących na niedoskonałość obszarów działania GDDKiA;

9) wykorzystują informacje, zgłaszane przez pracowników GDDKiA oraz podmioty zewnętrzne, dotyczące możliwości usprawnienia kontroli zarządczej.

4. Pracownicy GDDKiA realizują misję i cele strategiczne GDDKiA oraz są angażowani w procesy kontroli zarządczej i odpowiadają za ich realizację w zakresie swoich kompetencji.

Rozdział 3

Przygotowanie planu działalności GDDKiA

§ 5. 1. Misja, cele strategiczne GDDKiA oraz założenia przyjęte przy planowaniu budżetu państwa w układzie zadaniowym stanowią podstawę opracowania planu działalności GDDKiA.

2. Na podstawie celów i zadań do planu działalności GDDKiA, koordynator kontroli zarządczej przygotowuje projekt planu działalności GDDKiA.

3. Koordynator kontroli zarządczej uzgadnia projekt planu działalności GDDKiA z Dyrektorem Generalnym GDDKiA oraz Zastępcami Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad.

4. Koordynator kontroli zarządczej przedkłada uzgodniony projekt planu, o którym mowa w ust. 3, do zatwierdzenia Generalnemu Dyrektorowi Dróg Krajowych i Autostrad.

5. KOORDYNATOR KONTROLI ZARZĄDCZEJ KIERUJE DO PUBLIKACJI W BIULETYNIE INFORMACJI PUBLICZNEJ GDDKIA PODPISANY PRZEZ GENERALNEGO DYREKTORA DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD, ORAZ UZGODNIONY Z KOMÓRKĄ ORGANIZACYJNĄ MINISTERSTWA NADZORUJĄCĄ GDDKIA, PLAN DZIAŁALNOŚCI GDDKIA.

6. Plan działalności GDDKiA sporządzany jest w terminie do dnia 10 stycznia każdego roku.

Rozdział 4

Zarządzanie ryzykiem

§ 6. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych są obowiązani do dokonywania systematycznego przeglądu swoich działań, w szczególności w odniesieniu do celów i zadań ujętych w planie działalności GDDKiA, w celu identyfikacji i analizy ryzyka.

2. W procesie identyfikacji ryzyka należy uwzględnić w szczególności ryzyko:

1) związane ze zmianami zachodzącymi w GDDKiA lub jej otoczeniu;

2) związane z systemami informatycznymi;

3) o charakterze finansowym, w tym ryzyko nadużyć finansowych oraz korupcji;

4) zagrażające wizerunkowi GDDKiA jako urzędu administracji publicznej sprawnego i przyjaznego obywatelom.

3. W procesie identyfikacji i analizy ryzyka wykorzystuje się:

1) ustalenia audytów i kontroli wewnętrznych oraz zewnętrznych;

2) ustalenia posiedzeń Komisji Oceny Przedsięwzięć Inwestycyjnych oraz Zespołów Oceny Przedsięwzięć Inwestycyjnych;

3) informacje z narad inwestycyjnych, narad utrzymaniowych;

4) informacje związane z bieżącym utrzymaniem dróg krajowych dokumentowane m.in. w dziennikach objazdów dróg;

5) wszelkie inne, niż określone w punktach 1 – 4, źródła informacji.

4. Identyfikacja i analiza ryzyka jest przeprowadzana na bieżąco.

5. W przypadku braku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje GDDKiA, uzasadniony jest brak ponownej identyfikacji oraz analizy ryzyka.

6. Na etapie opracowywania planu działalności GDDKiA na rok następny kierownicy komórek organizacyjnych określają najważniejsze ryzyka w odniesieniu do celów i zadań.

7. Do identyfikacji, analizy i oceny ryzyka w GDDKiA w odniesieniu do celów i zadań ujętych w planie działalności GDDKiA kierownicy komórek organizacyjnych Centrali GDDKiA stosują wzór rejestru ryzyk określony w załączniku nr 1a.

8. Koordynator kontroli zarządczej:

1) uzgadnia sporządzony, na podstawie informacji uzyskanych od kierowników komórek organizacyjnych Centrali GDDKiA, projekt rejestru ryzyk z Dyrektorem Generalnym GDDKiA oraz Zastępcami Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad;

2) przedkłada uzgodniony projekt rejestru ryzyk, o którym mowa w pkt 1, do podpisu Generalnemu Dyrektorowi Dróg Krajowych i Autostrad;

3) przekazuje aktualny podpisany przez Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad rejestr ryzyk do komórki organizacyjnej prowadzącej sprawy nadzoru ministra właściwego do spraw transportu nad Generalnym Dyrektorem Dróg Krajowych i Autostrad w terminie odpowiednio do dnia 15 stycznia i 15 lipca każdego roku.

9. Dyrektorzy Oddziałów GDDKiA identyfikują, analizują i rejestrują ryzyka:

1) uwzględniając przedstawianie propozycji działań mających na celu ograniczenie prawdopodobieństwa wystąpienia albo następstwa oddziaływania ryzyka kluczowego;

2) wykorzystując wzór rejestru ryzyk określony w załączniku nr 1a.

Rozdział 5

Monitorowanie realizacji celów i zadań oraz przygotowanie sprawozdania z wykonania planu działalności GDDKiA

§ 7. 1. Monitorowanie realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności GDDKiA następuje według stanu na koniec każdego kwartału danego roku.

2. Koordynator kontroli zarządczej, po zakończeniu każdego kwartału danego roku, przygotowuje projekt informacji o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności GDDKiA i uzgadnia go z Dyrektorem Generalnym GDDKiA oraz Zastępcami Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad.

3. Koordynator kontroli zarządczej przedkłada uzgodniony projekt informacji, o której mowa w ust. 2, do zatwierdzenia Generalnemu Dyrektorowi Dróg Krajowych i Autostrad w terminach i zakresie określonym przez ministra właściwego do spraw transportu.

§ 8. 1. Informacja za IV kwartał danego roku o postępach w realizacji wyznaczonych celów i zadań ujętych w planie działalności GDDKiA stanowi podstawę do przygotowania sprawozdania z wykonania planu działalności GDDKiA.

2. Koordynator kontroli zarządczej opracowuje projekt sprawozdania z wykonania planu działalności GDDKiA oraz uzgadnia go z Dyrektorem Generalnym GDDKiA oraz Zastępcami Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad.

3. Koordynator kontroli zarządczej przedkłada uzgodniony projekt sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, do zatwierdzenia Generalnemu Dyrektorowi Dróg Krajowych i Autostrad.

Rozdział 6

Samoocena i doskonalenie systemu kontroli zarządczej

§ 9. (uchylony)

Rozdział 7

Sporządzenie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej

§ 10. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych sporządzają oświadczenie o stanie kontroli zarządczej wraz z uzasadnieniem, w terminie określonym każdorazowo przez Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2.

2. Uzasadnienie, o którym mowa w ust. 1, może zawierać omówienie:

1) działań dotyczących monitorowania poszczególnych elementów kontroli zarządczej, w tym monitorowania celów i zadań ujętych w planie działalności GDDKiA;

2) wyników samooceny;

3) informacji uzyskanych w procesie zarządzania ryzykiem;

4) wyników audytów zewnętrznych i wewnętrznych oraz kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.

§ 11. 1. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad jest przygotowywane z wykorzystaniem w szczególności:

1) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej kierowników komórek organizacyjnych;

2) sprawozdania z wykonania planu działalności GDDKiA;

3) analizy wyników audytów zewnętrznych i wewnętrznych oraz kontroli zewnętrznych i wewnętrznych sporządzanej przez Biuro Kontroli i Audytu;

4) wyników samooceny.

2. Koordynator kontroli zarządczej przedkłada Generalnemu Dyrektorowi Dróg Krajowych i Autostrad, do podpisu, oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w terminach i zakresie określonym przez ministra właściwego do spraw transportu.

3. Koordynator kontroli zarządczej kieruje do zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej GDDKiA podpisane przez Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad oświadczenie o stanie kontroli zarządczej.

Załącznik nr 1

(uchylony)

Załącznik nr 1a

REJESTR RYZYK JEDNOSTKI W DZIALE ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ

Załącznik nr 2

WZÓR - OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ

Załącznik nr 3

(uchylony)