§ 1. W Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, zwanej dalej „GDDKiA”, ustala się „Procedurę organizacji zagranicznych podróży służbowych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad”, zwaną dalej „Procedurą”, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 2. Procedurę, o której mowa w § 1, stosuje się do pracowników GDDKiA, osób współpracujących z GDDKiA na podstawie umów cywilnoprawnych, jeżeli zawarte umowy przewidują możliwość odbywania zagranicznych podróży w imieniu lub na rzecz GDDKiA, a także przedstawicieli zagranicznych odpowiedników GDDKiA lub stowarzyszeń i organizacji branżowych, jeżeli ich udział jest kluczowy w wydarzeniach organizowanych lub współorganizowanych przez GDDKiA.

§ 3. 1. Zagraniczne podróże służbowe odbywają się zgodnie z kalendarzem zagranicznych podróży służbowych, zwanym dalej „kalendarzem”, ustalanym na rok, w którym planuje się zagraniczną podróż służbową, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Zapotrzebowanie na zagraniczną podróż służbową zgłasza się do Biura Generalnego Dyrektora w Centrali GDDKiA, zwanego dalej „BGD”, w terminie do dnia 15 grudnia roku poprzedzającego rok, w którym planuje się podróż.

3. Zapotrzebowanie, o którym mowa w ust. 2, zgłaszają:

1) kierownicy komórek organizacyjnych Centrali GDDKiA w rozumieniu regulaminu organizacyjnego GDDKiA;

2) dyrektorzy Oddziałów GDDKiA.

4. Na podstawie zgłoszonego zapotrzebowania, o którym mowa w ust. 2, BGD sporządza kalendarz zagranicznych podróży służbowych na rok kalendarzowy, którego dotyczą zgłoszenia.

5. W terminie do dnia 15 czerwca roku, na który planowane są zagraniczne podróże służbowe, osoby, o których mowa w ust. 3, dokonują aktualizacji zapotrzebowania na zagraniczne podróże służbowe poprzez zgłoszenie do BGD zmian w zapotrzebowaniu na zagraniczne podróże służbowe zaplanowane po 15 czerwca.

6. W przypadku niezgłoszenia zapotrzebowania na zagraniczną podróż służbową w terminie, o którym mowa w ust. 2 i 5, realizacja zagranicznej podróży służbowej wymaga przedstawienia uzasadnienia braku wcześniejszego zgłoszenia zapotrzebowania oraz dokonania uzgodnienia z BGD, w szczególności w zakresie weryfikacji dostępności środków finansowych przeznaczonych na zagraniczne podróże służbowe w danym roku.

7. BGD weryfikuje i przekazuje kalendarz oraz zaktualizowany kalendarz odpowiednio w terminie:

1) do dnia 15 stycznia roku, na który planowane są zagraniczne podróże służbowe,

2) do dnia 10 lipca roku, na który planowane są zagraniczne podróże służbowe

- do akceptacji przez Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad.

8. Po akceptacji kalendarza lub zaktualizowanego kalendarza BGD publikuje zaakceptowany kalendarz lub zaakceptowany zaktualizowany kalendarz na wewnętrznej platformie intranetowej GDDKiA.

9. Zmiany w kalendarzu lub zaktualizowanym kalendarzu nie wymagają ponownej akceptacji kalendarza lub zaktualizowanego kalendarza w trybie określonym w ust. 7.

10. W przypadku zaistnienia zmian w zagranicznej podróży służbowej, po 15 czerwca roku, na który planowana jest ta zagraniczna podróż służbowa, informację o tych zmianach, a także o ich przyczynie niezwłocznie przekazuje się do BGD.

11. Akceptacja kalendarza lub zaktualizowanego kalendarza nie jest jednoznaczna z wyrażeniem zgody na zagraniczną podróż służbową. Kalendarz jest stosowany pomocniczo i ma na celu bieżące szacowanie zapotrzebowania na środki finansowe niezbędne do realizacji zagranicznych podróży służbowych.

§ 4. 1. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych Centrali GDDKiA oraz dyrektorów Oddziałów GDDKiA do każdorazowego, niezwłocznego przesyłania do BGD, w trybie elektronicznym, tj. przy użyciu systemu EZD lub drogą e-mailową, otrzymanych zaproszeń do udziału w wydarzeniach zagranicznych, które nie zostały ujęte w kalendarzu lub zaktualizowanym kalendarzu.

2. BGD dokonuje oceny przesłanego zaproszenia na wydarzenie zagraniczne i w przypadku stwierdzenia zasadności udziału w nim przedstawiciela GDDKiA, informuje wybranych kierowników komórek organizacyjnych Centrali lub dyrektorów Oddziałów GDDKiA, których zakres kompetencji wiąże się z tym wydarzeniem, o możliwości zgłoszenia w nim udziału osoby oddelegowanej.

§ 5. 1. Dla zagranicznych podróży służbowych realizowanych w pierwszej połowie 2025 r. obowiązuje kalendarz zagranicznych podróży służbowych sporządzony w 2024 r.

2. Traci moc zarządzenie Nr 20 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 8 czerwca 2020 r. w sprawie ustalenia Procedury organizacji zagranicznych podróży służbowych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.