Urlopy wypoczynkowe. Udzielanie, ustalanie wymiaru i rozliczanie wynagrodzenia

Wstęp

Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego nie może się zrzec.

Wymiar urlopu zależy od ogólnego stażu pracy pracownika. Urlop wynosi 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, lub 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Pracownik rozpoczynający pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pracodawca powinien udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Zasadą jest, że urlop wypoczynkowy powinien być udzielany w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

Kodeks pracy przewiduje dwie metody udzielania urlopów wypoczynkowych – na podstawie planu urlopów oraz w ramach porozumienia pracodawcy i pracownika. Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów w sytuacji, gdy wyraziła na to zgodę zakładowa organizacja związkowa. Powyższa zasada dotyczy również pracodawców, u których organizacja związkowa nie działa.

Do obowiązków pracodawcy należy także udzielenie urlopu na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym. Pracownik może w ten sposób wykorzystać nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Przepisy dopuszczają, aby urlop wypoczynkowy był wykorzystywany w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. W sytuacji gdy pracodawca udziela urlopu w okresie wypowiedzenia, obowiązkiem pracownika jest wykorzystanie przysługującego mu urlopu.

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Przy czym zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

Jeżeli pracownik nie wykorzystał przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, wówczas przysługuje mu ekwiwalent pieniężny.

1. Prawo do urlopu wypoczynkowego

Prawo do urlopu wypoczynkowego stanowi jedno z podstawowych uprawnień pracowniczych. Pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych.

1.1. Urlop wypoczynkowy tylko dla pracowników

Urlop wypoczynkowy stanowi coroczny, płatny oraz nieprzerwany okres zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy u danego pracodawcy.

Prawo do urlopu wypoczynkowego jest związane ze stosunkiem pracy pracownika. Uprawnionym do urlopu jest wyłącznie pracownik. Tym samym uprawnienia urlopowe nie dotyczą pracobiorców zatrudnionych na podstawie elastycznych form zatrudnienia, np. zleceniobiorców czy samozatrudnionych.

Urlop powinien być wykorzystany przez pracownika w naturze – czyli w formie czasu wolnego. Tym samym sprzeczne z celem urlopu wypoczynkowego będzie postępowanie polegające na rezygnacji z urlopu w zamian za dodatkowe wynagrodzenie związane z niewykorzystaniem urlopu w naturze.

Prawo do urlopu jest prawem osobistym przysługującym konkretnemu pracownikowi. Oznacza to, że nie ma możliwości jego zbycia czy przeniesienia na inną osobę. W sytuacji gdy pracownik porozumiałby się z innym zatrudnionym w sprawie przeniesienia na niego prawa do urlopu – nawet pojedynczych dni urlopu – umowne ustalenia byłyby nieważne.

1.2. Cel urlopu wypoczynkowego

Jak sama nazwa wskazuje, celem urlopu wypoczynkowego jest wypoczynek. Właściwa realizacja uprawnień urlopowych, w tym ich udzielanie zgodnie z zasadami prawidłowego podziału urlopu na części, jest niezbędna nie tylko w kontekście jakości oraz ilości świadczonej pracy, ale również w zakresie bezpieczeństwa jej wykonywania.

Warto w tym miejscu podkreślić, że sposób spędzania urlopu wypoczynkowego pozostawiony jest w swobodnej gestii pracownika. Pracodawca nie ma prawa ingerować w sposób spędzania czasu podczas urlopu. Pracodawca nie ma możliwości wprowadzenia przepisów zakładowych, które ograniczałyby w jakikolwiek sposób pracowników w kwestii sposobu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego.

Mimo iż zasadniczo pracodawca nie ma możliwości ingerowania w sposób spędzania przez pracownika czasu w okresie urlopu, można wskazać wyjątek od tej reguły. Mianowicie pełna dowolność w tym zakresie nie będzie obowiązywała w dniu poprzedzającym powrót do pracy.

Ponieważ sposób spędzania urlopu uzależniony jest od swobodnej decyzji pracownika, w czasie urlopu istnieje możliwość wykonywania pracy zarobkowej. Wyjątek oczywiście stanowią przypadki, w których pracodawca wcześniej zawarł z pracownikiem umowę o zakazie konkurencji. W takim przypadku pracownik będzie miał możliwość świadczenia pracy w czasie urlopu jedynie w zakresie nienaruszającym wspomnianej wyżej umowy.

1.3. Obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego w danym roku

Przepisy co do zasady zobowiązują pracodawcę do udzielenia urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym prawo do urlopu zostało nabyte. W konsekwencji pracodawca jest zobowiązany w każdym roku kalendarzowym tak organizować pracę, aby każdy pracownik mógł skorzystać z uprawnień urlopowych w pełnym wymiarze, w roku, w którym nabył prawo do urlopu.

Obowiązek udzielania corocznego urlopu wypoczynkowego, wobec braku szczególnych uregulowań, dotyczy nie tylko urlopu nabywanego z dniem 1 stycznia każdego roku w pełnym wymiarze, ale również urlopu uzyskiwanego przykładowo w ramach pierwszej pracy w sytuacji, gdy pracownik zostaje zatrudniony w trakcie roku kalendarzowego.

Obowiązek pracodawcy w zakresie udzielania corocznego urlopu wypoczynkowego – w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo – powinien być spełniony niezależnie od przeszkód leżących po stronie pracodawcy (przykładowo organizacyjnych), jak również od tego, czy pracownik będzie zainteresowany kumulowaniem urlopu na kolejne lata.

1.4. Wymiar urlopu wypoczynkowego

Z założenia przepisy o czasie wolnym od pracy stanowią kompromis między obowiązkiem świadczenia pracy a czasem, w którym nie jest ona realizowana. Podobnie jak czas pracy, również urlop wypoczynkowy podlega ograniczeniom. Przepisy Kodeksu pracy określają wymiar urlopu wypoczynkowego dla wszystkich pracowników, zatrudnionych w typowych sytuacjach. Wymiar urlopu wynikający z Kodeksu pracy przedstawia tabela 1.

Tabela 1. Wymiar urlopu wypoczynkowego w zależności od okresu zatrudnienia

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.

Ponadto do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się także okresy nauki. Wliczany okres, ze względu na rodzaj ukończonej szkoły, przedstawia tabela 2.

Tabela 2. Okresy nauki wliczane do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu

Należy pamiętać, że okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Inaczej mówiąc, jeżeli pracownik ukończył kilka szkół, uwzględnia się jedną, której ukończenie daje pracownikowi najkorzystniejszy staż. Nie ma również podstaw do sumowania ukończenia dwóch szkół tego samego rodzaju.

Okresy nauki powinny być udokumentowane świadectwem lub dyplomem wydanym przez konkretną szkołę, lub duplikatem. Pracodawca nie ma możliwości pozyskania na stałe od pracownika oryginału dokumentu. Powinien on być przedstawiony pracodawcy do wglądu.

Nie tylko okresy ukończonej nauki mają wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego. Przepisy Kodeksu pracy, w tym innych ustaw, wskazują na okresy podlegające zaliczeniu do stażu urlopowego.

Tabela 3. Zestawienie wybranych okresów podlegających zaliczeniu do stażu urlopowego

Należny pracownikowi na dany rok kalendarzowy wymiar urlopu – 20 lub 26 dni – jest wymiarem sztywnym. Oznacza to, że w przypadku wykorzystania w danym roku urlopu w pełnym wymiarze, pracownik nie ma prawa skorzystać z dni wypoczynku na konto urlopu, który będzie przysługiwał w roku przyszłym.

2. Udzielanie urlopów wypoczynkowych

2.1. Urlop na dni pracy

Zasadą jest, że urlop wypoczynkowy powinien być udzielany w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 154² § 1 Kodeksu pracy).

Przepisy regulujące problematykę urlopu nie definiują bezpośrednio pojęcia „dzień pracy”. Należy jednak przyjąć, że dzień pracy powiązany jest z harmonogramem czasu pracy konkretnego pracownika. W standardowych przypadkach dni pracy przypadają od poniedziałku do piątku, co nie zmienia faktu, że w pewnych systemach czasu pracy lub w zakładach o określonym profilu działalności dniem pracy może być również sobota, niedziela czy święto.

Udzielając urlopu wypoczynkowego należy stosować zasadę, zgodnie z którą dzień urlopu to odpowiednik 8 godzin pracy. Tam, gdzie pracowników obowiązuje odmienna norma czasu pracy wynikająca z przepisów szczególnych (przykładowo pracowników placówek medycznych), dzień urlopu będzie odpowiadał skróconej normie dobowej.

W wyjątkowych przypadkach istnieje możliwość udzielenia pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy. Sytuacja taka dopuszczalna jest wówczas, gdy pozostała do wykorzystania część urlopu jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być urlop udzielony.

2.2. Urlop proporcjonalny

Zasadą jest nabywanie prawa do urlopu w pełnym wymiarze 1 stycznia danego roku kalendarzowego. W takim przypadku, gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu nieprzerwanie przez 12 kolejnych miesięcy, wówczas ma prawo w tym okresie wykorzystać pełną pulę (20 lub 26) dni urlopu. W sytuacji jednak, gdy w trakcie roku dochodzi do rozwiązania umowy, wówczas należny pracownikowi urlop wypoczynkowy będzie odpowiednio pomniejszony i ustalony z zachowaniem zasady proporcjonalności, z uwzględnieniem okresu przepracowanego w danym roku.

W przypadku rozwiązania umowy w trakcie roku, u pracodawcy dotychczasowego urlop będzie ustalany w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy. Wyjątkiem będzie sytuacja, kiedy to pracownik przed rozwiązaniem stosunku pracy wykorzystałby urlop w przysługującym lub w wyższym wymiarze. Wówczas, w sytuacji gdy pracownik zatrudnia się u kolejnego pracodawcy, należy mu się urlop proporcjonalny do okresu:

• jaki pozostał do końca danego roku kalendarzowego – jeżeli pracownik został zatrudniony przynajmniej do końca tego roku,
• zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w przypadku gdy została zawarta umowa terminowa, na okres krótszy niż do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik podjął pracę.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, kiedy pracownik przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzysta urlop wypoczynkowy w wyższym wymiarze niż wynikający z zachowania zasady proporcjonalności względem przepracowanego okresu. W takim przypadku u kolejnego pracodawcy pracownik będzie miał prawo do urlopu w wymiarze odpowiednio niższym.

Łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców. Powyższa zasada obowiązuje również wtedy, gdy w danym roku kalendarzowym stosunek pracy z pracodawcą został rozwiązany, a po jakimś czasie strony ponownie zdecydowały się na zatrudnienie na podstawie stosunku pracy.

Zasada proporcjonalnego ustalania urlopu obowiązuje również w przypadku pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej miesiąc okresie:

• urlopu bezpłatnego,
• urlopu wychowawczego,
• pełnienia zasadniczej służby wojskowej, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, pełnienia służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby, odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy albo pełnienia służby zastępczej. Aktywną rezerwę tworzą osoby, które zgłosiły chęć pełnienia służby w aktywnej rezerwie, złożyły przysięgę wojskową i nie pełnią innego rodzaju służby wojskowej oraz nie ukończyły 60. roku życia, a w przypadku osób posiadających stopień podoficerski lub oficerski – 63. roku życia. Natomiast pasywną rezerwę tworzą osoby, które mają uregulowany stosunek do służby wojskowej i nie pełnią innego rodzaju służby wojskowej, i nie podlegają militaryzacji oraz nie ukończyły 60. roku życia, a w przypadku osób posiadających stopień podoficerski lub oficerski – 63. roku życia (art. 131 ust. 2 i 3 ustawy o obronie Ojczyzny),
• tymczasowego aresztowania,
• odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Zasada proporcjonalności w powyższych przypadkach ma zastosowanie do roku kalendarzowego, w którym pracownik powraca do dotychczasowego pracodawcy po okresie niewykonywania pracy. Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie obniży w sposób proporcjonalny wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownikowi, jeżeli nabył on prawo do tego urlopu w danym roku, a następnie przebywał na urlopie wychowawczym i powrócił do pracy w tym samym roku. W takim przypadku pracownik zachowa prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

2.3. Urlop wypoczynkowy w pierwszej pracy

Pracownik, który rozpoczął swoją pierwszą pracę w życiu, nabywa prawo do urlopu w inny sposób niż pozostali pracownicy. W przypadku osób podejmujących pierwszą pracę uzyskanie prawa do urlopu wiąże się z koniecznością przepracowania konkretnego okresu pracy (miesiąc).

W przypadku gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu od pierwszego dnia danego miesiąca, wówczas pierwszy miesiąc pracy upłynie wraz z upływem ostatniego dnia miesiąca.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, kiedy pracownik podejmie pracę w pierwszym dniu roboczym danego miesiąca i będzie świadczył pracę przez wszystkie kolejne dni robocze. Wówczas prawo do urlopu zostanie nabyte z upływem ostatniego dnia miesiąca.

Nie ma oczywiście przeszkód, aby pracownik w ramach swojej pierwszej pracy został zatrudniony w trakcie miesiąca kalendarzowego. W takiej sytuacji miesiąc pracy upłynie wraz z upływem w następnym miesiącu kalendarzowym dnia, który datą poprzedza dzień nawiązania stosunku pracy.

Uwzględniając powyższe należy pamiętać, że prawa do cząstkowego urlopu pracownik nabywa po każdym przepracowanym miesiącu – choć nie zawsze będzie to miesiąc w znaczeniu kalendarzowym.

Pracownik, podejmujący pracę po raz pierwszy w życiu, urlop cząstkowy na powyższych zasadach będzie sukcesywnie nabywał wyłącznie w pierwszym roku pracy. 1 stycznia kolejnego roku pracownik nabędzie prawo do pełnej przysługującej mu puli urlopowej na dany rok.

Warto pamiętać, że prawo pracy nie zawiera regulacji pozwalającej zaokrąglać pierwszy urlop w górę do pełnego dnia. Tym samym w pierwszym roku pracy każdy przepracowany miesiąc będzie wiązał się z nabyciem przez pracownika prawa do 1,66 dnia lub 2,16 dnia w sytuacji, gdy pracownik ma prawo do 26 dni urlopu. Nie ma oczywiście przeciwwskazań, aby pracodawca kierując się dobrem pracownika, zaokrąglił ustalony wymiar urlopu do pełnych dni lub godzin.

2.4. Urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego na część etatu

W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, wymiar urlopu wypoczynkowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, uwzględniając jako podstawę wymiar urlopu wynikający ze stażu pracy – 20 lub 26 dni. W takim przypadku niepełny dzień urlopu podlega zaokrągleniu do dnia pełnego.

Powyższy przypadek przedstawia sytuację nabywania prawa do urlopu wypoczynkowego z dniem 1 stycznia. Inaczej sytuacja będzie wyglądała w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy w ciągu roku. W takim przypadku urlop będzie liczony zgodnie z zasadami proporcjonalności.

Tabela 4. Przykładowe zestawienie wymiarów urlopów wypoczynkowych pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy

2.5. Urlop uzupełniający

W sytuacji gdy pracownik wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie w ciągu tego roku nabył prawo do urlopu w wymiarze wyższym, będzie uprawniony do urlopu uzupełniającego (art. 158 Kodeksu pracy).

Pracownik uzyska prawo do 6 dni urlopu uzupełniającego niezależnie od tego, w którym miesiącu nabędzie prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Nabycie prawa do urlopu uzupełniającego może być efektem zatrudnienia co najmniej 10 lat, jak również ukończenia w czasie zatrudnienia szkoły i zaliczenia okresu nauki do stażu pracy. Nie można również wykluczyć sytuacji, kiedy pracownik przejdzie w trakcie roku kalendarzowego do pracy u nowego pracodawcy, u którego przepisy zakładowe kształtują uprawnienia urlopowe w sposób korzystniejszy niż wynikający z przepisów powszechnie obowiązujących.

Warto zauważyć, że przepis regulujący prawo do urlopu uzupełniającego odwołuje się do wymogu wykorzystania urlopu za dany rok kalendarzowy – urlopu wynikającego z wymiaru niższego (dotychczasowego). Tym samym może powstać wrażenie, że prawo do urlopu uzupełniającego nie powstanie w sytuacji, gdy pracownik z różnych względów w pierwszej kolejności nie wykorzysta urlopu przysługującego w wymiarze dotychczasowym. Można jednak przyjąć, że pracownik, który nie wykorzystał jeszcze pełnego urlopu wypoczynkowego wynikającego z wymiaru niższego, tak czy inaczej urlop uzupełniający nabędzie. Zasili on niewykorzystane wcześniej dni urlopu wypoczynkowego, uzyskane w ramach wcześniejszego, niższego wymiaru.

W przypadku urlopu uzupełniającego mogą pojawić się wątpliwości dotyczące zasad udzielania tak nabytego urlopu. Przepisy nie przewidują w tym zakresie szczególnych rozwiązań. Tym samym można uznać, że obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie urlopu uzupełniającego w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. W szczególnych sytuacjach, gdy nie ma takiej możliwości (na przykład wynikających z siły wyższej), urlop uzupełniający przejdzie na rok kolejny w ramach urlopu zaległego.

2.6. Urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego u dwóch pracodawców

Typową sytuacją jest wykonywanie przez jednego pracownika pracy na rzecz jednego pracodawcy. W praktyce nie można jednak wykluczyć, że pracownik będzie zatrudniony u dwóch lub więcej pracodawców (zakładając, że pracownik nie jest objęty zakazem konkurencji w trakcie zatrudnienia).

Pracownik zatrudniony u dwóch lub większej liczby pracodawców nabywa uprawnienia związane ze stosunkiem pracy w sposób odrębny – w ramach każdego stosunku pracy. W takim przypadku nie można uznać, że pracownik jest objęty jednym zbiorczym stosunkiem pracy, niezależnie od liczby pracodawców, na rzecz których świadczy pracę.

Pracownik świadczący pracę na rzecz kilku pracodawców nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego u każdego z zatrudniających go w tym samym czasie pracodawców w wymiarze wynikającym z okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym oraz wymiaru etatu, w ramach którego świadczy pracę u każdego z pracodawców. Prawo do urlopu wypoczynkowego oraz jego roczny wymiar ustalane będą odrębnie w ramach każdego z równolegle istniejących stosunków pracy.

W przypadku świadczenia pracy u więcej niż jednego pracodawcy może powstać problem w zakresie sposobu wykorzystania urlopu wypoczynkowego – tak aby sposób ten był zbieżny z celem urlopu. Jak wiadomo, rezultatem odrębności świadczenia pracy na podstawie dwóch niezależnych stosunków pracy są odrębne urlopy wypoczynkowe, co prowadzi do wniosku, że uprawnienia urlopowe mogą być u poszczególnych pracodawców realizowane w sposób niezależny. Inaczej mówiąc, urlopy nie muszą pokrywać się w tym samym czasie (przypadać w te same dni).

Odnosząc się do wątpliwości w zakresie czasu wykorzystywania urlopów wypoczynkowych u różnych pracodawców, można spotkać się z poglądem, zgodnie z którym w sytuacji wykorzystywania urlopu wypoczynkowego w równoległych stosunkach pracy, praca nie może być świadczona zarówno na rzecz jednego, jak i drugiego pracodawcy. Powyższy pogląd opiera się na założeniu, że cel urlopu wypoczynkowego może zostać osiągnięty tylko wówczas, gdy pracownik zatrudniony u dwóch lub u większej liczby pracodawców będzie korzystał w pełni z czasu wolnego, bez świadczenia pracy na rzecz któregokolwiek pracodawcy. Nie ma jednak regulacji prawnej, która nakazywałaby wszystkim pracodawcom, u których zatrudniony jest pracownik, współdziałanie w zakresie ustalania terminów udzielania urlopu wypoczynkowego. Pracownik odwołując się do celu urlopu wypoczynkowego, jakim jest regeneracja organizmu, nie ma zatem możliwości „wymuszenia” na pracodawcach, aby udzielili mu urlopu w tym samym czasie.

Pracownik decydując się na pracę na rzecz więcej niż jednego pracodawcy musi godzić się z ryzykiem, że nie będzie miał możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w tym samym terminie u wszystkich pracodawców. Pracodawcy udzielając urlopów działają w sposób zupełnie niezależny, kierując się potrzebą zapewnienia prawidłowej organizacji pracy, jak również obowiązkiem udzielania urlopu pracownikowi w roku, w którym uzyskał do niego prawo. Pracownik nie ma jednak roszczenia, aby drugi i kolejny pracodawca udzielili mu urlopu w tym samym czasie co pracodawca, z którym termin wykorzystania urlopu został wcześniej ustalony.

2.7. Podział urlopu wypoczynkowego na części jako wyjątek od zasady nieprzerwanego urlopu

Urlop wypoczynkowy powinien być nieprzerwany. Wyjątkiem od zasady nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego jest urlop udzielany w trybie na żądanie pracownika. Mimo iż bezpośrednio nie wynika to z przepisów, można przyjąć, że zasada nieprzerwanego urlopu nie obowiązuje również w przypadku urlopu zaległego, co wynika z jego szczególnego charakteru.

Kierując się względami praktycznymi, w tym potrzebami pracowników, Kodeks pracy dopuszcza możliwość podziału urlopu na części. Warunkiem rezygnacji z udzielenia urlopu w jednorazowej puli dni wolnych od pracy jest wniosek pracownika.

Przepisy Kodeksu pracy regulujące problematykę urlopową nie przewidują w sposób bezpośredni, aby wniosek taki miał mieć formę pisemną. Jest to jednak forma jak najbardziej pożądana – zarówno ze względów organizacyjnych, jak i do celów dowodowych. Posiadając pisemne wnioski w sprawie podziału urlopów na części, pracodawca będzie mógł w przypadku kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy wykazać, że podział urlopu jest inicjatywą pracownika.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą między innymi dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. Tym samym powyższy przepis może sugerować obowiązek prawny składania wniosków dotyczących podziału urlopu w formie pisemnej.

Wzór 1. Wniosek w sprawie udzielenia urlopu

Podział urlopu na części nie zawsze musi być efektem wniosku pracownika. Bywają bowiem przypadki, kiedy podział taki będzie wynikał z sytuacji od pracownika niezależnych.

Przepisy wprowadzają ograniczenie dotyczące możliwości podziału urlopu na części, uniemożliwiające pracownikowi nadmierne rozdrabnianie przedziałów czasu, w których będzie korzystał z urlopu. W przypadku podziału urlopu na części przynajmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 Kodeksu pracy).

3. Planowanie urlopów wypoczynkowych

W celu uniknięcia problemów organizacyjnych i zapewnienia względnie prawidłowego toku pracy przepisy przewidują dwie metody udzielania urlopów wypoczynkowych – na podstawie planu urlopów oraz w ramach porozumienia pracodawcy i pracownika.

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów w sytuacji, gdy wyraziła na to zgodę zakładowa organizacja związkowa. Powyższa zasada dotyczy również pracodawców, u których organizacja związkowa nie działa.

Należy pamiętać, że obowiązek tworzenia planu urlopów jest uzależniony od tego, czy w firmie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa. Można przyjąć, że okoliczność, iż pracodawcy, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe, nie mają obowiązku tworzenia planu urlopów, nie oznacza automatycznie, że mają kategoryczny zakaz tworzenia planu urlopów. Uwzględniając interes pracodawcy – zwłaszcza w kwestii zapewnienia prawidłowej organizacji pracy – udzielanie urlopów zgodnie z planem jest rozwiązaniem dużo bardziej korzystnym, niezależnie od tego, czy u pracodawcy zakładowe organizacje związkowe działają czy też nie.

3.1. Ogólne zasady sporządzania planu urlopów

Zasady ogólne w zakresie tworzenia planu urlopów zawarte są w art. 163 § 1 Kodeksu pracy. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, że plan urlopów sporządza pracodawca. Tym samym, jeżeli w firmie funkcjonują organizacje związkowe, przepisy nie przewidują co do zasady ich udziału w tworzeniu planu urlopów w przypadku, gdy przyjętą w zakładzie praktyką jest udzielanie urlopów zgodnie z planem.

Zasada braku uczestnictwa zakładowych organizacji związkowych w tworzeniu planu urlopów nie ma charakteru bezwzględnego. Tym samym nie można wykluczyć sy­tua­cji, w ramach której wyłoniony przez zakładowe organizacje związkowe społeczny inspektor pracy będzie uczestniczył w procesie opracowywania planu urlopów jako zakładowy organ nadzoru i kontroli w zakresie przestrzegania prawa pracy.

Pracodawca ustalając plan urlopów powinien uwzględnić wnioski pracowników, które zawierają konkretne propozycje terminów (przedziałów czasu) wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Należy jednak zauważyć, że uwzględnienie konkretnych propozycji urlopowych będzie możliwe, jeżeli nie będą one kolidowały z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy w firmie.

Ustalając plan urlopów, należy pamiętać o zasadach wynikających z podziału urlopu na części. Jak już wspomniano, zasadą jest udzielanie urlopu w całości. Wyjątkiem od tej zasady, będącym dominującą praktyką, jest podział urlopu na mniejsze części. Dzieląc 20 lub 26 dni urlopu na krótsze okresy trzeba jednak pamiętać o wspomnianej wcześniej zasadzie, zgodnie z którą przynajmniej jedna z części urlopu powinna trwać nieprzerwanie 14 kolejnych dni kalendarzowych. Należy również mieć na uwadze, że nie cała należna na dany rok pula dni urlopowych podlega planowaniu. Planem urlopów nie obejmuje się 4 dni urlopu udzielanego w terminie wskazanym przez pracownika – tzw. urlopu na żądanie (art. 163 § 1 Kodeksu pracy).

Opracowany i zatwierdzony przez pracodawcę plan urlopów powinien być podany do wiadomości pracowników w zakładzie pracy w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Obowiązek ten nie jest zależny od uzyskania od pracodawcy informacji o akceptacji terminu urlopu wynikającego z wniosku pracowników w sprawie udzielenia urlopów.

Kodeks pracy wskazuje jedynie na ogólne zasady tworzenia planu urlopów. Pozostałe kwestie o charakterze techniczno-proceduralnym, niezbędne do prawidłowego i sprawnego wywiązania się z obowiązku w zakresie planowania urlopów, nie są uregulowane. Tym samym należy uznać, że pracodawca jest obowiązany stosować się do podstawowych reguł w zakresie sporządzania planu urlopów, których źródłem jest Kodeks pracy. Natomiast w kwestiach nieuregulowanych powinien on stosować zasady przez siebie opracowane, które mogą wynikać z pisanych zakładowych źródeł prawa pracy, jak również z praktyki zwyczajowej.

3.2. Termin sporządzenia planu urlopów

Pracodawca mający obowiązek (lub zamiar) opracowania planu urlopów w pierwszej kolejności powinien ustalić, kiedy należy podjąć działania w zakresie tworzenia planu. Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają w tej sprawie bezpośrednich wskazówek. Może to dawać wrażenie, że termin na sporządzenie planu jest zupełnie dowolny. Należy jednak przyjąć, że nie jest to wniosek dający się wyprowadzić z ogółu regulacji dotyczących zarówno tworzenia planu, jak i nabywania prawa do corocznego urlopu wypoczynkowego.

Pracownik z dniem 1 stycznia każdego roku kalendarzowego nabywa prawo do nowej, corocznej puli urlopowej. Prowadzi to do wniosku, że plan urlopów powinien być sporządzony i podany do wiadomości pracowników przed dniem 1 stycznia danego roku kalendarzowego.

Planowanie urlopów, szczególnie u większych pracodawców, jest złożonym procesem, wymagającym rozwiązań kompromisowych między często rozbieżnymi interesami pracodawcy a pracowników, w związku z tym warto opracowywanie planu rozpocząć odpowiednio wcześnie.

3.3. Okres, na który tworzy się plan urlopów

Przepisy prawa pracy nie odpowiadają na pytanie co do przedziału czasu, na który plan urlopów powinien być stworzony. Powszechną praktyką jest tworzenie planu urlopów na cały rok kalendarzowy – czyli na 12 miesięcy, w ramach których pracownik może wykorzystać urlop w danym roku. Takie postępowanie jest oczywiście jak najbardziej poprawne. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma prawa tworzyć kilku planów urlopów, dzieląc rok na poszczególne części.

Plan urlopów może być tworzony na okres 12 miesięcy, obejmując tym samym cały rok kalendarzowy, w ramach którego pracownicy nabywają uprawnienia urlopowe, jak również na okresy krótsze. W przypadku tworzenia dwóch planów urlopów na równe okresy, drugi plan urlopów powinien być opracowany i podany do wiadomości pracowników w czerwcu.

3.4. Udział pracowników w tworzeniu planu urlopów

Pracodawca jest koordynatorem całego procesu tworzenia planu, ale nie jest wyłącznym uczestnikiem procedury planowania urlopów. Przepisy gwarantują możliwość czynnego udziału w opracowywaniu planu pracownikom, którzy składają pracodawcy propozycje urlopowe w formie wniosków.

Przepis dający pracownikom uprawnienie do czynnego uczestnictwa w planowaniu urlopów nie wyjaśnia niestety wielu kwestii proceduralnych – w zakresie treści wniosków urlopowych, formy oraz terminów składania.

Poruszając problem zawartości wniosków urlopowych należy podkreślić, że muszą one zawierać w szczególności dwie informacje:

• oznaczenie wnioskodawcy oraz
• wskazanie terminu lub terminów urlopów zgodnie z potrzebami pracownika.

W sytuacji gdy pracownik zdecyduje się na podział urlopu na części – musi pamiętać o zasadach prawidłowego podziału urlopu, jak również o nieplanowaniu urlopu udzielanego na żądanie.

Wnioski urlopowe powinny jednoznacznie wskazywać konkretne, oznaczone datami początkowymi i końcowymi przedziały czasu, w ramach których pracownicy będą chcieli skorzystać z urlopów.

Pracodawca powinien wskazać termin, w jakim będzie oczekiwał od pracowników wniosków urlopowych.

Pozyskanie od pracowników wniosków urlopowych jest podstawą do czynności zmierzających do właściwego opracowywania planu urlopów. Nie jest to czynność prosta, ponieważ konkretne terminy urlopów zawarte w planie muszą uwzględniać:

• propozycje pracowników,
• konieczność zapewnienia normalnego toku pracy,
• zbieżność terminów urlopów poszczególnych pracowników.

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Taka treść przepisu może sugerować, że obowiązkiem pracodawcy jest w pierwszej kolejności kierowanie się propozycjami pracowników. Powstaje więc pytanie – czy kolejność wskazanych w przepisie kryteriów w ramach planowania urlopów jest dla pracodawcy bezwzględnie wiążąca.

Odnosząc się do tej wątpliwości należy uznać, że obowiązkiem pracodawcy jest uwzględnienie pracowniczych propozycji urlopowych pod warunkiem, że nie kolidują one z prawidłową organizacją pracy. Za niedopuszczalną należy uznać sytuację, w której z powodu uwzględnienia wniosków urlopowych doszłoby do zaburzenia funkcjonowania czy też czasowego zaprzestania działalności przez pracodawcę.

Obowiązkiem pracodawcy jest zatem uwzględnić propozycje urlopowe pracowników w sytuacji, gdy nie prowadzą do kolizji z prawidłowym funkcjonowaniem zakładu pracy. Oznacza to, że pracownicy nie mają roszczenia o uwzględnienie w planie urlopów treści składanych wniosków w każdym przypadku.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, w ramach których terminy urlopów wskazane przez pracowników będą identyczne lub będą pokrywały się w znacznym stopniu. Wielu pracownikom zależy bowiem na przedłużaniu długich weekendów urlopami, jak również na wypoczynku w sezonie letnim lub zimowym. Rolą pracodawcy będzie wówczas dokonanie analizy oraz rozstrzyganie kolizyjnych sytuacji z uwzględnieniem kryterium zapewnienia prawidłowej organizacji pracy oraz równego traktowania pracowników. Za prawidłową praktykę można uznać udzielanie urlopów – w szczególności dłuższych części urlopów, w sposób naprzemienny. W jednym roku pracodawca uwzględni potrzeby urlopowe jednego pracownika, a w roku kolejnym – drugiego.

Wzór 2. Przykładowy plan urlopów na 2025 r.

Powyższy plan urlopów zgodnie z przepisami nie uwzględnia 4 dni urlopu na żądanie należnych w danym roku kalendarzowym.

Należy mieć na względzie, iż tak jak organizacja związkowa o charakterze zakładowym ma możliwość wyrażenia zgody na nietworzenie planu urlopów – tak już dalszy etap prac nad kształtem przyszłego planu urlopów nie mieści się w zakresie bezpośrednich kompetencji zakładowych organizacji związkowych. Tym samym przykładowo pracodawca nie ma obowiązku konsultowania ze stroną związkową ostatecznej wersji planu urlopów. Nie oznacza to oczywiście, iż strona związkowa nie może w sposób pośredni mieć wpływu na kształt przyszłych założeń urlopowych. Jeżeli przykładowo w zakładzie pracy funkcjonuje społeczna inspekcja pracy – powołana przez zakładowe organizacje związkowe, wówczas społeczny inspektor pracy jak najbardziej w ramach kompetencji kontrolnych w obszarze prawa pracy ma prawo przykładowo zwrócić uwagę na takie kwestie, jak umożliwienie korzystania z urlopu wypoczynkowego wszystkim pracownikom służby bhp w tym samym czasie, osobom wyznaczonym do udzielania pierwszej pomocy czy regularne faworyzowanie określonych osób w zakresie pierwszeństwa do korzystania z urlopu w proponowanych przez nie terminach – co może nasuwać podejrzenie naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

3.5. Podanie planu urlopów do wiadomości pracowników

Opracowany plan urlopów nie jest dokumentem pozostającym wyłącznie do dyspozycji pracodawcy lub ewentualnie organów kontrolnych, jakimi są inspektorzy pracy. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników (art. 163 § 2 Kodeksu pracy). Przepis nie reguluje jednak kwestii technicznych związanych z upublicznianiem tego planu. Tym samym sposób podania planu do wiadomości pracowników zależy od firmowych zwyczajów.

Podanie planu urlopów do publicznej wiadomości pracowników zwalnia pracodawcę z indywidualnego powiadamiania pracowników o terminach ich urlopów wypoczynkowych wynikających z planu.

Wieloletnią praktyką stosowaną przez pracodawców było podawanie planu urlopów do wiadomości pracowników poprzez jego wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub poprzez umieszczenie na stronie intranetowej pracodawcy – oczywiście pod warunkiem, że wszyscy pracownicy objęci planem mają do niej dostęp. Jednak uwzględniając obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych wynikające z rozporządzenia RODO, warto zweryfikować dotychczasowe zwyczaje w zakresie podawania planu urlopów do publicznej wiadomości pracowników.

4. Przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego

Zatwierdzony przez pracodawcę oraz podany do wiadomości pracowników plan urlopów pozwala pracownikom przyjąć założenie, że terminy wykorzystania poszczególnych części urlopu zostaną dotrzymane. Pracownicy mogą wówczas podjąć czynności organizacyjne związane z urlopem – wykupić wczasy, dokonać zakupu adekwatnego do sposobu spędzania urlopu wyposażenia czy skoordynować urlop z wypoczynkiem innych członków rodziny.

Mimo że plan urlopów niezbędny dla zapewnienia prawidłowej organizacji pracy wiąże pracodawcę oraz pracowników w zakresie zawartych w nim postanowień, nie zawsze będzie możliwość jego niezakłóconej realizacji. Zdarzają się bowiem sytuacje przewidziane w prawie pracy, które sprawiają, że umieszczone w planie urlopów terminy staną się nieaktualne. Przepisy Kodeksu pracy wskazują na fakultatywne oraz obligatoryjne przesłanki przesunięcia urlopu wypoczynkowego.

4.1. Fakultatywne przyczyny przesunięcia urlopu wypoczynkowego

Niezależnie od tego, czy urlopy udzielane są zgodnie z planem czy też w porozumieniu z pracownikiem, udział zatrudnionych w uzgodnieniach co do terminu wykorzystywania urlopu należy uznać za niezbędny.

Pracodawca jako organizator procesu pracy ma prawo przyjąć, że pracownik składając konkretne propozycje w zakresie terminów wykorzystania urlopu, działa z należytym rozeznaniem oraz że podane terminy będą wiążące i ostateczne. Tym bardziej, że udzielenie urlopu pracownikowi w danym okresie zgodnie z jego wnioskiem powoduje często odrzucenie propozycji urlopowej innego pracownika.

W praktyce nie można wykluczyć przypadku, kiedy to pierwotnie wskazane, uwzględnione przez pracodawcę w planie urlopów terminy wypoczynku pracownika okażą się dla niego z różnych względów niedogodne. W takim przypadku pracownik ma prawo zwrócenia się do pracodawcy z wnioskiem w sprawie przesunięcia terminu urlopu.

Sam wniosek zawierający propozycję przesunięcia terminu urlopu jest dla pracodawcy niewystarczający. Pracownik powinien go bowiem uzasadnić. Powody wskazane we wniosku pracownika powinny być ważne.

Przepisy Kodeksu pracy nie definiują pojęcia „ważne przyczyny”, uzasadniające przesunięcie urlopu na wniosek pracownika. Jak wiadomo, inną ocenę w kwestii „ważności” przyczyn może mieć sam zainteresowany, a inną pracodawca. Wobec braku szczególnych wskazań wynikających z przepisów można przyjąć, że przyczyny ważne to sytuacje losowe, które w sposób obiektywny uzasadniają przesunięcie urlopu. Przyczyny ważne mogą wynikać z sytuacji osobistej, rodzinnej czy zdrowotnej. Istotną kwestią jest to, aby ważne przyczyny uzasadniające przesunięcie urlopu na wniosek pracownika nie były wiadome podczas planowania urlopów – choć nie jest to wymóg wynikający bezpośrednio z przepisów.

Wzór 3. Wniosek pracownika w sprawie przesunięcia terminu urlopu

Warto pamiętać, że niezależnie od powodów, jakie pracownik podał we wniosku w sprawie przesunięcia terminu urlopu, pracodawca nie ma obowiązku prawnego pozytywnego rozpatrzenia prośby zatrudnionego. Przepis Kodeksu pracy określa bowiem, że przesunięcie urlopu „może nastąpić”. Tym samym ocena w kwestii zasadności wniosku pracownika i ostateczna decyzja w sprawie przesunięcia urlopu na wniosek pracownika zawsze należy do pracodawcy, który powinien kierować się zarówno wagą przyczyny przesunięcia urlopu, zasadami współżycia społecznego, jak i potrzebami związanymi z zapewnieniem prawidłowej organizacji pracy (w tym terminami wypoczynku innych pracowników).

W przypadku gdy przesunięcie urlopu wiązałoby się z niemożnością udzielenia urlopu innemu pracownikowi, pracodawca ma prawo odmówić przesunięcia urlopu na prośbę pracownika. Jeżeli natomiast pracownik wskazał obiektywnie istotny powód przesunięcia terminu urlopu, a zaproponowany nowy termin jego udzielenia nie koliduje z zapewnieniem niezakłóconej organizacji pracy, w tym potrzebami urlopowymi innych pracowników – wówczas nie ma obiektywnych podstaw, aby wniosek pracownika nie był pozytywnie rozpatrzony. W takich warunkach odmowa przesunięcia terminu wykorzystania urlopu mogłaby być oceniana w kategoriach naruszenia zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy.

Plan urlopów oraz terminy wykorzystania urlopu ustalone na podstawie porozumienia pracownika z pracodawcą mogą ulec modyfikacji w związku z wystąpieniem przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

Przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Podobnie jak w przypadku przesunięcia urlopu na wniosek pracownika, również w omawianym przypadku przepisy nie normują szczegółowo, czym są „szczególne potrzeby pracodawcy”. Można przyjąć, że chodzi tu o wszelkie istotne przyczyny natury organizacyjnej. Pracodawca ma zatem możliwość zmodyfikowania planów urlopowych pracownika w przypadku, gdy wykorzystując będących aktualnie w dyspozycji pracowników, nie jest w stanie zapewnić normalnego toku pracy.

Ocena w zakresie szczególnych potrzeb pracodawcy, które uzasadniają przesunięcie urlopu, należy wyłącznie do pracodawcy. Pracownik nie ma prawa kwestionować czy podawać w wątpliwość zasadności przesunięcia terminu zaplanowanego wcześniej urlopu.

Należy pamiętać, że przepisy nie zobowiązują w sposób bezpośredni pracodawcy do ujawniania pracownikowi powodów, jakie są podstawą decyzji w sprawie przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego. Warto jednak przyjąć, że pracodawca powinien przedstawić pracownikowi rzeczywisty powód uzasadniający konieczność zmodyfikowania planów urlopowych. W innym razie każda, nawet zupełnie nieistotna, przyczyna mogłaby uzasadniać decyzję o przesunięciu terminu wykorzystania urlopu.

Zarówno w przypadku, gdy inicjatorem przesunięcia urlopu jest pracownik, jak i pracodawca, rolą zatrudniającego jest zapewnienie możliwości skorzystania z urlopu w późniejszym terminie, uzgodnionym z pracownikiem. Mimo że przepisy tego bezpośrednio nie regulują, tak uzgodniony termin urlopu również może być przesunięty, jeżeli wystąpią przesłanki uzasadniające jego ponowną korektę.

4.2. Obowiązkowe przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego

W praktyce występują sytuacje, kiedy to przesunięcie urlopu wypoczynkowego następuje z mocy samego prawa – gdzie zarówno pracodawca, jak i pracownik nie mają żadnego wyboru.

Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego,

obowiązkiem pracodawcy jest przesunięcie urlopu wypoczynkowego na termin późniejszy. Mimo że przepisy dotyczące przesunięcia planowanego urlopu tego nie regulują, należy przyjąć, że obowiązkiem pracodawcy jest porozumienie się z pracownikiem w zakresie późniejszego terminu wykorzystania urlopu.

Najczęstszą przyczyną braku możliwości skorzystania z urlopu w terminie wcześniej zaplanowanym jest czasowa niezdolność pracownika do pracy z powodu choroby. Mimo iż pracownik w czasie orzeczonej niezdolności do pracy z powodu choroby nie świadczy pracy, nie ma podstaw, aby pracodawca uznał, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik równolegle wykorzystywał urlop wypoczynkowy. Warto pamiętać, że inny jest cel urlopu wypoczynkowego, a inny zwolnienia lekarskiego. W czasie niezdolności do pracy z powodu choroby pracownik powinien stosować się do zaleceń lekarskich i nie podejmować działalności, która byłaby sprzeczna z szybkim powrotem do pracy. W takich warunkach nie ma możliwości realizowania funkcji urlopu wypoczynkowego.

5. Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego

Udzielenie urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów lub w oparciu o porozumienie z pracodawcą pozwala pracownikowi na rozpoczęcie wykorzystywania urlopu zgodnie ze swoim uznaniem. Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku cały okres udzielonego urlopu wypoczynkowego będzie mógł być wykorzystany zgodnie z pierwotnymi założeniami. W przypadkach szczególnych uprawnieniem pracodawcy jest odwołanie pracownika z urlopu.

Pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu tylko w sytuacji, gdy obecność pracownika w zakładzie wymagana jest z powodu okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczęcia korzystania z urlopu. Żadne inne okoliczności poza wskazanymi wyżej nie dają pracodawcy prawa do odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego.

5.1. Podstawa odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego

Prawidłowe odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego wymaga wystąpienia łącznie dwóch przesłanek.

Pierwszą z nich jest konieczność obecności pracownika w zakładzie w terminie wykorzystywanego urlopu wypoczynkowego. Należy w tym miejscu podkreślić, że konieczność obecności pracownika w zakładzie musi wynikać ze szczególnych okoliczności. W przeciwnym wypadku pracodawca mógłby każdą, nawet najbardziej błahą, przyczynę wykorzystać jako podstawę odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Tym samym okoliczności uzasadniające odwołanie pracownika z urlopu powinny mieć charakter nadzwyczajny i kluczowy w kontekście potrzeb pracodawcy, w tym w zakresie zapewnienia prawidłowej organizacji pracy.

Druga przesłanka, która musi wystąpić, jeżeli pracodawca chce odwołać pracownika z urlopu, to ujawnienie się okoliczności uzasadniających odwołanie pracownika z urlopu dopiero po rozpoczęciu korzystania z uprawnienia urlopowego.

Pracodawca, zanim podejmie ostateczną decyzję w sprawie odwołania pracownika z urlopu, powinien dokonać analizy, czy przesłanka uzasadniająca decyzję w sprawie przerwania urlopu ma właściwą rangę oraz czy okoliczności uzasadniające odwołanie pracownika z urlopu ujawniły się dopiero po tym, jak pracownik rozpoczął wykorzystywanie urlopu.

Dobrą praktyką przed podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie odwołania pracownika z urlopu jest próba takiego zorganizowania procesu pracy, aby odwoływanie pracownika z urlopu nie było konieczne. Nie można bowiem wykluczyć po głębszym zastanowieniu, że nieobecność pracownika w zakładzie może być zrekompensowana poprzez wykorzystanie przez pracodawcę zasobów kadrowych, które pozostają aktualnie w jego dyspozycji.

5.2. Przekazanie pracownikowi informacji w sprawie odwołania z urlopu wypoczynkowego

Podjęcie przez pracodawcę jedynie decyzji w sprawie odwołania pracownika z urlopu nie powoduje po stronie zatrudnionego obowiązku przerwania pracy i powrotu do zakładu. Decyzja pracodawcy musi bowiem do pracownika dotrzeć, co w praktyce może okazać się bardzo problematyczne.

Jak wiadomo, realizacja urlopu wypoczynkowego nie wiąże się dla pracownika z żadnymi ograniczeniami w zakresie sposobu czy miejsca spędzania czasu wolnego. Ponieważ wyłącznie pracownik decyduje o tym, w jakiej formie i gdzie chce spędzać urlop wypoczynkowy, pracodawca może mieć duże trudności z przekazaniem pracownikowi informacji w sprawie odwołania go z urlopu wypoczynkowego.

Żaden przepis nie nakłada na pracownika obowiązku przekazywania danych umożliwiających odwołanie go z urlopu – w tym dokładnego adresu miejsca spędzania urlopu czy numeru telefonu, pod którym pracownik będzie dostępny w czasie urlopu.

W związku z dostosowaniem przepisów Kodeksu pracy do wymogów rozporządzenia RODO można spotkać się z poglądem prezentowanym przez niektórych ekspertów, zgodnie z którym obowiązkiem pracownika jest podanie dodatkowych danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub obowiązku prawnego. Tym samym pracodawca może żądać od pracownika podania numeru prywatnego telefonu na potrzeby zrealizowania uprawnienia, jakim jest odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego. Uwzględniając fakt, iż przepis Kodeksu pracy zobowiązujący pracownika do podania danych osobowych niezbędnych do zrealizowania uprawnienia lub obowiązku prawnego przez pracodawcę jest stosunkowo nowy, trudno jednoznacznie przesądzać, czy pracownik na jego podstawie ma obowiązek podania numeru telefonu komórkowego przed udaniem się na urlop wypoczynkowy. Nawet jeżeli z czasem wypracowany zostanie pogląd, zgodnie z którym podawanie numeru telefonu przed rozpoczęciem urlopu będzie obowiązkiem pracownika, to w żadnym razie pracodawca nie będzie miał prawa żądać, aby pracownik zabrał ten telefon na urlop.

Ponieważ przepisy w sprawie odwołania pracownika z urlopu są bardzo ogólne, pracodawca może mieć wątpliwość, czy skuteczne przeprowadzenie czynności odwołania musi wiązać się z przekazaniem stosownej informacji pracownikowi w sposób bezpośredni. Ponad wszelką wątpliwość istnieje możliwość, aby informacja w sprawie decyzji o odwołaniu pracownika z urlopu została przekazana nie bezpośrednio przez pracodawcę, ale np. przez przełożonego lub upoważnionego pracownika działu personalnego. Pracodawca jednak może mieć wątpliwość, co w sytuacji, gdyby nie można było nawiązać bezpośredniego kontaktu z pracownikiem korzystającym z urlopu. Czy w takim przypadku istnieje możliwość przekazania informacji w sprawie odwołania z urlopu wypoczynkowego za pośrednictwem osób trzecich – np. znajomych czy członków rodziny?

Odnosząc się do powyższej wątpliwości można uznać, że pracodawca nie powinien zlecać zawiadomienia w sprawie odwołania pracownika z urlopu innej osobie spoza zakładu pracy – niezależnie od tego, czy jest to osoba spokrewniona z pracownikiem czy też nie. Próba kontaktowania się np. z członkami rodziny pracownika w celu zobowiązania ich do poinformowania pracownika o potrzebie przerwania urlopu stanowiłaby ponadto niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych tych osób.

Tak więc pracodawca chcąc przekazać informację w sprawie odwołania pracownika z urlopu, nie powinien zobowiązywać osób spoza zakładu do przekazania pracownikowi swojej decyzji. Tym samym pracodawca przekazując taką informację np. członkowi rodziny czy osobie do kontaktu w razie wypadku, nie ma prawa uznać, że dopełnił w sposób skuteczny wszystkich formalności niezbędnych dla powstania po stronie pracownika zobowiązania powrotu do pracy.

5.3. Obowiązek powrotu do pracy po odwołaniu z urlopu wypoczynkowego

W sytuacji gdy informacja w sprawie odwołania pracownika z urlopu dotrze do pracownika od pracodawcy (lub jego przedstawiciela), wówczas obowiązkiem zatrudnionego jest zastosowanie się do polecenia pracodawcy. Oznacza to przerwanie wypoczynku lub jakiejkolwiek innej aktywności przewidzianej na okres urlopu i konieczność niezwłocznego powrotu do pracy.

Polecenie przerwania urlopu oraz termin stawienia się do pracy powinny być tak ustalone, aby pracownik miał obiektywną możliwość powrotu we wskazanym przez pracodawcę terminie. Tym samym pracodawca powinien dostosować termin stawienia się pracownika w pracy do miejsca, w jakim pracownik się znajduje, i obiektywnej możliwości zorganizowania szybkiego powrotu do pracy.

Warto zauważyć, że przepisy nie przewidują bezpośrednio obowiązku uzasadnienia pracownikowi powodów odwołania go z urlopu podczas przekazywania informacji zobowiązującej do powrotu do pracy. Należy jednak uznać, że pracodawca powinien pracownikowi podać powód swojej decyzji – w przeciwnym bowiem przypadku oznaczałoby to praktyczną możliwość odwołania pracownika bez jakiejkolwiek kontroli przesłanek uzasadniających decyzję w sprawie przerwania urlopu.

Pracodawca, który decyduje się na odwołanie pracownika z urlopu, powinien mieć na względzie, że część niewykorzystanego urlopu będzie musiała być udzielona w terminie późniejszym, a pracownikowi należy się zwrot kosztów poniesionych w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu. Przepisy nie wskazują jednak, o jakie koszty chodzi. Przyjmuje się, że pracownik może liczyć na zwrot kosztów, które zostały faktycznie poniesione i udokumentowane. W szczególności do kosztów tych zaliczają się koszty przejazdu czy opłaty za wykupione wczasy – zakwaterowanie w ośrodku wypoczynkowym czy w hotelu.

6. Urlop na żądanie

Pracodawca zobowiązany jest udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Zgodnie z dość powszechnie panującą opinią, powyższa regulacja w sposób bezwzględny obliguje pracodawcę do udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika, niezależnie od okoliczności. Nie jest to jednak prawdą, tym bardziej że pracownik nie jest stroną ostatecznie decydującą w sprawie udzielenia urlopu w terminie przez siebie wskazanym.

6.1. Urlop na żądanie jako część należnego wymiaru urlopu wypoczynkowego

Można spotkać się z opiniami, zwłaszcza wśród pracowników, że urlop na żądanie jest dodatkowym urlopem, zasilającym pulę standardowego urlopu wypoczynkowego. Powyższy pogląd nie ma absolutnie oparcia w obowiązujących przepisach urlopowych. Tym samym należy wskazać, że urlop na żądanie nie jest żadnym dodatkowym urlopem. Jest to urlop wywodzący się z należnej pracownikowi na dany rok puli dni urlopu.

Urlop udzielany w trybie na żądanie stanowi 4 dni wchodzące w wymiar 20 lub 26 dni urlopu pracownika. Biorąc pod uwagę okoliczność, że urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego, należy względem niego stosować ogólne zasady dotyczące tego urlopu, z pewnymi jednak odrębnościami wynikającymi ze szczególnego charakteru w zakresie udzielania omawianej formy urlopu.

W zakresie należnego wymiaru urlopu na żądanie może pojawić się wątpliwość w sy­tuacji, w ramach której pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy. Biorąc pod uwagę fakt, że przepisy nie zawierają szczególnych regulacji w tym zakresie, przyjmuje się, że 4 dni urlopu na żądanie przysługują pracownikowi niezależnie od tego, czy pracuje w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu pracy. Tym samym 4 dni urlopu na żądanie będą przysługiwały zarówno pracownikowi świadczącemu pracę w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku, jak i pracownikowi zatrudnionemu na część etatu, świadczącemu pracę np. wyłącznie w poniedziałki, środy i piątki.

Problem z prawidłowym określeniem liczby dni urlopu na żądanie może się pojawić w przypadku, gdy pracownik świadczy pracę w równoważnym systemie czasu pracy. Powstaje pytanie – czy dzień urlopu na żądanie będzie wypełniał taką liczbę godzin urlopu, jaką pracownik miał zaplanowaną na dany dzień, i co w przypadku, gdy pracownik wykorzystując mniej niż 4 dni urlopu na żądanie, wykorzysta 32 godziny urlopu wypoczynkowego?

Niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy, urlopu udziela się na dni pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Powyższa zasada dotyczy nie tylko urlopów „planowanych”, ale również urlopów na żądanie. W praktyce oznacza to, że jeden dzień urlopu na żądanie pracownika zatrudnionego w systemie równoważnym może w zależności od jego rozkładu czasu pracy odpowiadać przykładowo 4, 6, 8 lub nawet 12 godzinom z puli urlopowej.

Podobna sytuacja w zakresie oceny liczby dni przysługującego urlopu na żądanie będzie miała miejsce w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Należy pamiętać, że łączny wymiar urlopu na żądanie nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni. Powyższa zasada obowiązuje niezależnie od tego, z iloma pracodawcami w ciągu roku pracownika będzie wiązał stosunek pracy.

6.2. Termin zgłoszenia żądania

Sposób uregulowania instytucji urlopu na żądanie może powodować w praktyce liczne wątpliwości w zakresie prawidłowego stosowania tej szczególnej formuły urlopu. Problemem, który wymaga wyjaśnienia, jest określenie czasu, w jakim pracownik ma możliwość złożenia prawnie skutecznego oświadczenia, z którego wynika zamiar skorzystania z urlopu na żądanie.

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Powyższa reguła wynikająca z przepisów jest niestety mało precyzyjna i nie odpowiada potrzebom praktyki. Nie zawiera bowiem jednoznacznego określenia w zakresie ostatecznego terminu złożenia wniosku w sprawie udzielenia urlopu na żądanie. Kodeks pracy nie rozstrzyga, czy przez pojęcie „dzień” należy rozumieć dzień w znaczeniu kalendarzowym, rozumianym potocznie, czy może chodzi tutaj o węższą interpretację dnia w kontekście przepisów o dobie pracowniczej.

Wbrew pozorom ustalenie powyższego problemu ma kluczowe znaczenie praktyczne – szczególnie w stosunku do pracowników zatrudnionych w systemie pracy zmianowej, w tym świadczących pracę w porze nocnej, gdzie jak wiadomo praca jest świadczona na przełomie dni w znaczeniu kalendarzowym (potocznym).

Odnosząc się do powyższych wątpliwości należy w pierwszej kolejności wskazać, że definicja doby pracowniczej nie pokrywa się, a ściślej mówiąc nie musi pokrywać się z definicją doby w znaczeniu kalendarzowym (astronomicznym). Na gruncie prawa pracy doba to przedział czasu rozumiany jako 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Doba pracownicza pracownika, który rozpoczyna świadczenie pracy o godzinie 12.00 w południe, nie będzie pokrywała się z dobą w znaczeniu kalendarzowym. Początek doby pracowniczej w powyższym przypadku będzie wypadał dokładnie w połowie doby w znaczeniu kalendarzowym.

Pojęcie doby pracowniczej, rozumianej jako kolejne 24 godziny poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę, ma zastosowanie do celów związanych z rozliczaniem czasu pracy, a nie na potrzeby określenia dopuszczalnego przedziału czasu, w którym pracownik ma prawo złożyć skuteczny wniosek w sprawie urlopu na żądanie. W przeciwnym razie przepis Kodeksu pracy wskazywałby na obowiązek zgłoszenia żądania w sprawie udzielenia urlopu najpóźniej w dobie pracowniczej – np. poprzedzającej dobę, w której pracownik będzie korzystał z urlopu.

Odwołując się do wynikającego z Kodeksu pracy określenia „dzień rozpoczęcia urlopu” jako granicznego czasu zgłaszania żądania należy wskazać, że wykształciło się kilka poglądów na właściwą ocenę terminu, w którym pracownik może złożyć żądanie w sprawie urlopu:

• pracownik może zgłosić swoje żądanie do końca dnia urlopowego – albo do końca dnia kalendarzowego (w przypadku pracy mieszczącej się w ramach doby astronomicznej), albo do końca doby pracowniczej w rozumieniu art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy (w przypadku pracy w rozkładzie czasu pracy przewidującym pracę na przełomie doby astronomicznej),
• zgłoszenie wniosku urlopowego może nastąpić do końca dniówki roboczej, rozumianej jako godziny pracy pracownika zgłaszającego wniosek w dniu zgłoszenia tego wniosku,
• wniosek urlopowy powinien być złożony w dniu rozpoczęcia urlopu najpóźniej w tych godzinach, w których pracodawca w ramach obowiązującej u niego organizacji pracy może poprzez osoby uprawnione przyjąć wniosek o udzielenie urlopu, a następnie go udzielić,
• wniosek o udzielenie urlopu na żądanie może zostać zgłoszony najpóźniej w dniu kalendarzowym, w którym urlop ma się rozpocząć, ale przed godziną, w której pracownik powinien rozpocząć pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Uwzględniając powyższe koncepcje w zakresie dopuszczalnego okresu, w którym pracownik może zgłosić żądanie w sprawie udzielenia urlopu, warto odwołać się do wyroku Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06, OSNP 2007/23–24/346), w którym sąd uznał, że wniosek o udzielenie urlopu „na żądanie” powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. W uzasadnieniu do powyższego wyroku Sąd Najwyższy doprecyzował kwestię czasu, w jakim pracownik powinien najpóźniej złożyć wniosek o udzielenie urlopu na żądanie podkreślając, że powinno to nastąpić w takich godzinach, w których pracodawca poprzez osoby uprawnione może takiego urlopu udzielić, nawet w sytuacji gdy praca wykonywana jest całodobowo, a pracodawca nie zapewnia całodobowej obecności w pracy osób, które mogą podjąć decyzję o udzieleniu urlopu.

Uwzględniając obowiązek dbałości pracownika o dobro zakładu pracy (który również przekłada się na kwestie organizacyjne) można uznać, że informacja w sprawie potrzeby skorzystania z urlopu na żądanie powinna być przekazana niezwłocznie, jak tylko pracownik uzna, że skorzystanie z urlopu będzie niezbędne. Pozwoli to pracodawcy na podjęcie szybkich działań organizacyjnych, które zapewnią zachowanie prawidłowej organizacji pracy. Im szybciej pracownik przekaże pracodawcy informację w sprawie zamiaru korzystania z urlopu na żądanie, tym większa szansa na udzielenie tego urlopu przez pracodawcę.

Niestety nie można wykluczyć sytuacji, wynikającej z nadzwyczajnych przeszkód czy siły wyższej, kiedy to pracownik nie będzie miał możliwości zgłoszenia urlopu na żądanie zgodnie z zasadą wynikającą z Kodeksu pracy. W takim przypadku pracodawca rozważając kwestie dyscyplinowania pracownika w sprawie naruszenia przepisu określającego czas zgłoszenia wniosku w sprawie urlopu na żądanie, powinien uwzględnić okoliczności, na które pracownik nie miał wpływu.

6.3. Przepisy zakładowe dotyczące urlopu na żądanie

Biorąc pod uwagę, że przepis regulujący uprawnienie pracownika do skorzystania z urlopu na żądanie jest mało precyzyjny i może powodować spory między pracodawcą i pracownikami, warto zagadnienie dotyczące terminu zgłoszenia żądania doprecyzować w przepisach zakładowych, np. w regulaminie pracy.

Decydując się na konkretne sformułowania postanowień w aktach zakładowych pracodawca musi mieć świadomość, że w żadnym razie nie powinny one naruszać przepisów prawa pracy regulujących kwestię zgłoszenia żądania w sprawie udzielenia urlopu. Przepisy zakładowe nie mogą być bowiem dla pracowników mniej korzystne niż gwarancje wynikające z Kodeksu pracy.

Prawo zakładowe to nie tylko przepisy i zasady postępowania spisane bezpośrednio w aktach zakładowych. Rangę prawa zakładowego mają również zwyczaje obowiązujące u danego pracodawcy – czyli utrwalona w dłuższym czasie praktyka, realizowana przez pracowników, akceptowana przez pracodawcę, mieszcząca się w granicach prawa powszechnie obowiązującego. W sprawie zwyczaju zakładowego jako źródła praw i obowiązków stron stosunku pracy, w tym zakresie udzielania urlopu na żądanie, wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06, OSNP 2007/23–24/346). Stwierdził on, że:

• wniosek o udzielenie urlopu na żądanie (art. 167² Kodeksu pracy) powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy,
• regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie.

6.4. Brak szczególnej formy wniosku o urlop na żądanie

Przepisy prawa pracy nie odnoszą się do kwestii formy, jaką powinno mieć żądanie pracownika w sprawie udzielenia urlopu. Tym samym istnieje w tym zakresie pełna dowolność.

Można przyjąć, że żądanie w sprawie udzielenia urlopu może zostać przekazane:

• w ramach bezpośredniej rozmowy pracownika z przełożonym,
• podczas rozmowy telefonicznej – w sytuacji gdy żądanie jest przekazywane poza czasem pracy,
• poprzez wysłanie pracodawcy lub przełożonemu wiadomości w formie SMS-a lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Wszystkie powyższe formy przekazania żądania można uznać za dopuszczalne. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest oczywiście rozmowa bezpośrednia, w tym telefoniczna, z osobą właściwą do udzielania urlopu na żądanie. Taka forma kontaktu pozwala bowiem nie tylko na przekazanie żądania, ale również szybkie przekazanie informacji zwrotnej przez pracodawcę w sprawie akceptacji zamiaru pracownika.

Ryzykownym postępowaniem może okazać się przekazanie żądania w sprawie urlopu za pośrednictwem SMS-a lub przy użyciu poczty elektronicznej. Pracownik nie ma bowiem w takim przypadku żadnej pewności, że osoba decyzyjna w sprawie udzielania urlopu na żądanie otrzyma wiadomość i ją odczyta. Wprawdzie dowodem dostarczenia wiadomości wysyłanej w formie elektronicznej może być potwierdzenie transmisji danych, jednak pracownik nie może mieć pewności, że informacja komunikująca zamiar skorzystania z urlopu na żądanie dotarła do adresata oraz że została odczytana.

W interesie pracownika jest zadbanie, aby informacja zawierająca żądanie w sprawie urlopu dotarła do pracodawcy w sposób niebudzący wątpliwości. Optymalną formą jest bezpośrednia rozmowa, która może być przeprowadzona w godzinach pracy (najpóźniej przed rozpoczęciem dniówki pracownika), lub rozmowa telefoniczna w dzień poprzedzający, w sytuacji gdy potrzeba skorzystania z urlopu na żądanie ujawniła się po godzinach pracy.

Uwzględniając cel oraz charakter urlopu na żądanie, pracodawca nie powinien ograniczać w przepisach zakładowych pracowników w zakresie przekazywania żądania.

Warto zauważyć, że przepisy Kodeksu pracy nie wymagają od pracownika, aby ten uzasadniał pracodawcy potrzebę skorzystania z urlopu na żądanie. Niezależnie od powyższego, jeżeli potrzeba skorzystania z urlopu na żądanie ma związek z okolicznościami nadzwyczajnymi, wówczas warto o nich poinformować pracodawcę. Może to zwiększyć szansę udzielenia urlopu na żądanie w sytuacji, gdy w normalnych warunkach pracodawca mógłby odmówić udzielenia takiego urlopu. Oczywiście trudno oczekiwać, aby pracownik ze szczegółami opowiadał o motywach swojego postępowania, zwłaszcza w sytuacji gdy wiązałoby się to z przekazaniem danych wrażliwych, np. dotyczących jego stanu zdrowia lub osób najbliższych.

6.5. Udzielenie i odmowa udzielenia urlopu na żądanie

Wbrew powszechnej opinii, urlop na żądanie nie stawia pracodawcy w sytuacji bez wyjścia, w której żądanie musi być zaakceptowane. Inaczej mówiąc, pracownik, który zgłasza pracodawcy zamiar korzystania z urlopu na żądanie, nie może jeszcze rozpocząć wykorzystywania urlopu. Aby skorzystanie z urlopu na żądanie było możliwe, niezbędna jest akceptacja tego faktu przez przełożonego lub pracodawcę.

W wyroku z 16 września 2008 r. (II PK 26/08, OSNP 2010/3–4/36) Sąd Najwyższy wskazał, że nie ma żadnych racjonalnych argumentów, aby uznać, że do wykorzystania urlopu na żądanie pracownika wystarczające jest samo złożenie przez niego wniosku w tej sprawie. Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu „na żądanie”, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu.

Udzielenie urlopu na żądanie jest jednostronną czynnością zwalniającą pracownika ze świadczenia pracy w określonym dniu, legalizującą nieobecność w pracy. Udzielenie urlopu przez pracodawcę nie może być więc zastąpione oświadczeniem pracownika, który nie może sobie sam urlopu na żądanie udzielić poprzestając wyłącznie na zawiadomieniu pracodawcy o konieczności skorzystania z urlopu na żądanie.

Udzielenie urlopu na żądanie jest zatem niezbędnym warunkiem umożliwiającym pracownikowi rozpoczęcie korzystania z urlopu. Zasadą jest, że pracodawca „udziela urlopu”, co w przeważającej większości przypadków oznacza sytuację, w której pracodawca będzie miał obowiązek zaakceptować żądanie pracownika.

Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie ma charakteru bezwzględnego w każdej sytuacji. Nie można bowiem wykluczyć okoliczności po stronie pracodawcy, które spowodują, że udzielenie urlopu będzie niemożliwe. Potwierdzeniem tego jest wyrok Sądu Najwyższego z 28 października 2009 r. (II PK 123/09, OSNP 2011/11–12/148), w którym sąd wyraźnie podkreślił, że obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy.

6.6. Skorzystanie z urlopu na żądanie bez jego udzielenia

Uwzględniając fakt, że pracownik nie może sobie jednostronnie udzielić urlopu na żądanie zawiadamiając o tym fakcie pracodawcę, należy uznać, że skorzystanie z urlopu na żądanie bez wcześniejszego jego udzielenia przez pracodawcę może powodować określone negatywne konsekwencje dla pracownika. W praktyce pracodawca ma możliwość zastosowania wszelkich środków dyscyplinujących, w tym rozwiązania o charakterze ostatecznym.

W przypadku gdy urlop na żądanie został wykorzystany z pominięciem jego udzielenia przez pracodawcę, a pracownik do tej pory bez zarzutu wykonywał swoją pracę, wówczas pracodawca będzie miał możliwość przeprowadzenia z pracownikiem rozmowy dyscyplinującej, w czasie której uświadomi zatrudnionego, że zawiadomienie o potrzebie skorzystania z urlopu na żądanie nie daje jeszcze podstaw do skorzystania z tego uprawnienia. W przypadku gdy pracownik skorzystał z urlopu na żądanie w sposób samowolny, co poważnie zakłóciło organizację procesu pracy, pracodawca ma możliwość nałożenia na pracownika kary porządkowej. Wykorzystanie urlopu na żądanie bez jego udzielenia przez pracodawcę stanowi bowiem naruszenie przyjętej w zakładzie pracy organizacji i porządku. Tym samym jest jak najbardziej podstawą do nałożenia na pracownika kary porządkowej. W przypadkach skrajnych pracodawca będzie miał możliwość rozwiązania umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym.

7. Zaległy urlop wypoczynkowy

7.1. Zasady udzielania zaległego urlopu

Fakt, że na dany rok przysługuje określona pula dni urlopu, nie oznacza, że pracownik nie będzie miał w konkretnej sytuacji więcej dni wypoczynku. Wiąże się to z brakiem możliwości wykorzystania wszystkich dni urlopu, jakie przypadają na dany rok kalendarzowy. W takich przypadkach niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie przepada – przechodzi na rok następny jako urlop zaległy.

Przyczyny powodujące niemożność wykorzystania w całości urlopu wypoczynkowego w roku nabycia do niego prawa są zróżnicowane. Najbardziej typową sytuacją, która powoduje obowiązkowe przesunięcie urlopu, jest czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby. Do przyczyn, które mogą powodować niemożność wykorzystania urlopu w danym roku kalendarzowym, zalicza się również m.in. odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, jak również powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienie się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy. Są to obligatoryjne przyczyny przesunięcia urlopu. Przesunięcie to może mieć oczywiście miejsce w ramach bieżącego roku kalendarzowego – wówczas nie ma mowy o powstaniu urlopu zaległego, może również dotyczyć okresu przyszłorocznego – wówczas urlop zaległy siłą rzeczy powstanie.

Obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie urlopu zaległego najpóźniej do końca września kolejnego roku.

Powyższa, wydawałoby się prosta, zasada może w praktyce wywoływać wątpliwości. Powstaje bowiem pytanie – czy obowiązek udzielenia urlopu zaległego do 30 września oznacza, że pracownik powinien urlop zaległy do końca września wykorzystać? Czy może obowiązkiem pracodawcy jest wyłącznie akceptacja do końca września propozycji urlopowej w zakresie wykorzystania urlopu zaległego, a pracownik będzie mógł ten urlop wykorzystać w miesiącach kolejnych?

Odnosząc się do powyższych wątpliwości należy przyjąć, że wypełnienie obowiązku udzielania urlopu zaległego do 30 września oznacza takie zorganizowanie pracy, aby pracownik mógł najpóźniej w ostatnim dniu września rozpocząć korzystanie z urlopu zaległego. Z przepisów nie wynika wymóg wykorzystania całego urlopu zaległego do końca września. Pracodawca nie postąpi jednak w sposób prawidłowy, gdy 30 września zaakceptuje wniosek urlopowy w sprawie wykorzystania urlopu zaległego, a faktycznie termin wykorzystania urlopu przypadnie przykładowo pod koniec października lub w listopadzie.

Wystąpienie urlopu zaległego może powodować wątpliwości w zakresie sposobu jego udzielania. Pojawia się pytanie – czy urlop taki powinien być planowany razem z nabywanym od 1 stycznia każdego roku nowym urlopem wypoczynkowym? Przepisy nie rozstrzygają powyższej wątpliwości.

Uwzględniając jednak brak szczególnych zasad w zakresie udzielania urlopu zaległego (z wyjątkiem dopuszczalnego granicznego terminu jego udzielania) należy uznać, że urlop zaległy powinien być udzielany na podstawie planu urlopów lub w porozumieniu z pracownikiem, w sytuacji gdy pracodawca nie ma obowiązku tworzenia planu.

Umieszczając urlop zaległy w planie urlopów należy pamiętać, że termin jego wykorzystania powinien być tak ustalony, aby jego udzielenie nastąpiło do 30 września.

W praktyce może powstać wątpliwość w zakresie dopuszczalności podziału urlopu zaległego na części. Wątpliwość ta wynika z faktu, że w typowych przypadkach urlop zaległy nie jest pełną pulą dni urlopu z roku poprzedniego. Urlop zaległy to z reguły pojedyncze dni, lecz nie można wykluczyć ich większej liczby, co może wynikać z przyczyny uniemożliwiającej wykorzystanie urlopu w roku bieżącym, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Uwzględniając brak specyficznych zasad dotyczących podziału urlopu zaległego na części można uznać, że urlop taki jak najbardziej może być podzielony na części na takich samych zasadach jak urlop bieżący. Z oczywistych względów trudno wymagać, aby podział urlopu zaległego uwzględniał 14 dni nieprzerwanego wypoczynku.

Dzieląc zaległy urlop wypoczynkowy na części należy pamiętać, aby ostatnia z części wynikających z podziału została udzielona w terminie do 30 września.

Wynikające z przepisów zobowiązanie pracodawcy do udzielenia urlopu zaległego najpóźniej do końca września nie oznacza, że w każdym przypadku powyższy obowiązek będzie mógł być zrealizowany. Tak jak w przypadku urlopu bieżącego, również termin wykorzystania urlopu zaległego będzie mógł być skorygowany. W przypadku urlopu zaległego należy pamiętać, że podstawą jego nieterminowego udzielenia nie może być wniosek pracownika ani szczególne potrzeby pracodawcy.

Nie można także mówić o udzieleniu i wykorzystaniu zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie wynikającym z Kodeksu pracy w przypadku wystąpienia obligatoryjnych przyczyn uzasadniających przesunięcie urlopu wypoczynkowego, o których była już mowa wyżej.

Gdy bez względu na okoliczności doszło do nieudzielenia zaległego urlopu do końca września, należy uznać, że urlop zaległy nie przepada. Nie ma bowiem przepisów, które łączyłyby skutek w postaci przepadku prawa do zaległego urlopu z nieterminowym jego udzieleniem. Obowiązkiem pracodawcy jest wówczas zapewnienie, aby nieudzielony do końca września urlop zaległy został przez pracownika wykorzystany, jak tylko ustanie przyczyna, która spowodowała brak możliwości udzielenia urlopu zaległego zgodnie z przepisami.

7.2. Zaległy urlop na żądanie

Nie można wykluczyć sytuacji, kiedy pracownik z różnych względów nie wykorzysta przysługującego mu urlopu w pełnym wymiarze w danym roku kalendarzowym, w tym nie skorzysta z przywileju, jakim jest urlop na żądanie. W takim przypadku pracodawca może mieć wątpliwość, czy częścią urlopu zaległego przechodzącego na rok kolejny jest również niewykorzystany urlop na żądanie. Może się też zastanawiać, czy zaległy urlop na żądanie powiększa liczbę dni urlopu na żądanie, do których pracownik nabył prawo w następnym roku.

Urlop na żądanie wchodzi w zakres wymiaru urlopu należnego pracownikowi na dany rok kalendarzowy. Może to dawać wrażenie, że przechodzi na kolejny rok również jako urlop na żądanie. Należy zatem podkreślić, że dni urlopu na żądanie niewykorzystane w roku bieżącym nie przepadają, jednak przechodzą na kolejny rok już jako zwykły urlop zaległy, który nie może być wykorzystany w trybie na żądanie pracownika.

Należy pamiętać, że obowiązek udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego nie dotyczy urlopu na żądanie (art. 168 Kodeksu pracy). Jednak zdaniem części ekspertów niewykorzystany przez pracownika urlop na żądanie staje się normalnym urlopem zaległym, który powinien być pracownikowi udzielony do 30 września kolejnego roku. Inne stanowisko w tym zakresie zajęła Państwowa Inspekcja Pracy w piśmie z 7 kwietnia 2008 r. (GPP-110-4560-170/08/PE). Zdaniem PIP pracodawca nie może żądać od pracownika wykorzystania w tym terminie dni niewykorzystanego urlopu za poprzedni rok, które miały charakter dni urlopu na żądanie (4 dni w roku). Takie dni powinny być, zdaniem PIP, wykorzystane łącznie z urlopem za kolejny rok na ogólnych zasadach. Pracodawca może zatem odmówić pracownikowi, który w poprzednim roku nie wykorzystał żadnego dnia urlopu na żądanie, udzielenia 4 dni zaległego urlopu w terminie do końca września kolejnego roku.

Stanowisko PIP dotyczące udzielania zaległych urlopów na żądanie budzi spore wątpliwości. Sprawa terminu, do którego trzeba udzielić tego urlopu, nadal będzie zapewne stwarzać problemy. Postępując zgodnie ze stanowiskiem PIP, pracodawcy mogą udzielać zaległego urlopu na żądanie po 30 września. Kontroli w zakresie przestrzegania prawa pracy dokonuje PIP, zatem jeśli pracodawca będzie działał zgodnie ze stanowiskiem tego organu, to nie zostanie ukarany za takie postępowanie. Może ono być jedynie zakwestionowane przez sąd pracy.

8. Urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia umowy o pracę

Urlop wypoczynkowy może być wykorzystywany w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. W sytuacji gdy pracodawca udziela urlopu w okresie wypowiedzenia, obowiązkiem pracownika jest wykorzystanie przysługującego urlopu. Nie ma przeciwwskazań, aby w okresie wypowiedzenia pracownik wykorzystywał zarówno urlop bieżący w proporcjonalnym wymiarze do okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym, jak i urlop zaległy.

Należy podkreślić, że nie można mylić zobowiązania pracodawcy w zakresie wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia z jednostronną decyzją pracodawcy w zakresie zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia. Zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy nie oznacza, iż pracownik wykorzystuje urlop wypoczynkowy.

Warto także pamiętać, że udzielenia przez pracodawcę urlopu w okresie wypowiedzenia nie musi poprzedzać skierowanie przez pracownika stosownego wniosku w tej sprawie. Tym samym pracodawca ma możliwość udzielenia urlopu w okresie wypowiedzenia bez wniosku pracownika, a nawet wbrew jego woli. Początkiem biegu terminu, w którym pracodawca nabywa prawo do udzielenia pracownikowi urlopu, nawet wbrew woli pracownika, jest złożenie oświadczenia woli w sprawie wypowiedzenia umowy o pracę. Tym samym pracownik może być zobowiązany do rozpoczęcia wykorzystywania uprawnienia urlopowego już od dnia następnego po dniu, w którym oświadczenie woli w sprawie wypowiedzenia umowy zostało skutecznie złożone.

Jednostronne wysłanie pracownika na urlop wypoczynkowy nie dotyczy przypadku, w którym pracodawca wypowiada pracownikowi warunki zatrudnienia.

9. Konsekwencje naruszenia przepisów o urlopach wypoczynkowych

9.1. Odpowiedzialność pracodawcy i możliwe sankcje

Przepisy gwarantujące pracownikom urlop wypoczynkowy oraz realizacja uprawnień urlopowych mogą komplikować pracodawcom prawidłową organizację pracy – szczególnie w okresach uważanych powszechnie za urlopowe. Ze względu na trudności organizacyjne, w tym brak umiejętności właściwego zorganizowania procesu pracy w związku z realizowaniem przez pracowników uprawnień urlopowych, zdarzają się przypadki naruszania przez pracodawców przepisów o urlopach wypoczynkowych.

Naruszenie przez pracodawców przepisów o urlopach wypoczynkowych może być oceniane w kategoriach wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Kto wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy).

Do ujawnienia wykroczeń związanych z nieudzielaniem lub bezpodstawnym obniżaniem wymiaru urlopu może dojść podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Należy bowiem pamiętać, że inspektor pracy jest organem zobowiązanym do ścigania wykroczeń przeciwko prawom pracownika. W ramach kontroli z zakresu prawnej ochrony pracy inspektorzy pracy mają prawo analizować przestrzeganie przez pracodawców wszystkich przepisów regulujących uprawnienia urlopowe pracowników.

Przypadki wykroczeń związanych z nieudzielaniem lub zaniżaniem wymiaru urlopu mogą zostać przez inspektora pracy ujawnione zarówno podczas kontroli wcześniej zaplanowanej, jak i podczas postępowania kontrolnego zainicjowanego skargą pracownika lub pochodzącą z zakładowej organizacji związkowej – przykładowo od społecznego inspektora pracy.

Ocena, czy w danym przypadku pracodawca dopuścił się wykroczenia, należy do inspektora pracy. W przypadkach ewidentnych – nieudzielania urlopu wypoczynkowego w roku, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu, jak również gdy urlop ulega bezpodstawnemu obniżeniu, nie ma wątpliwości w zakresie ukarania pracodawcy. Nie wszystkie jednak przypadki pozwalają na jednoznaczną ocenę, czy wykroczenie faktycznie zostało popełnione.

Wątpliwości w zakresie oceny przez inspektora pracy może budzić sytuacja, w której pracodawca udzielił wprawdzie urlopu, jednak nie zachował zasady prawidłowego podziału urlopu na części i żadna część wypoczynku nie trwała nieprzerwanie przynajmniej 14 dni kalendarzowych. W takim przypadku trudno uznać, że pracodawca zupełnie zaniechał wypełniania obowiązku udzielania corocznego urlopu wypoczynkowego. Urlop był udzielany, jednak w sposób, który zgodnie z założeniami ustawodawcy nie zapewnia pełnej regeneracji pracownika.

Przepisy regulujące wykroczenie związane z naruszeniem pracowniczych uprawnień urlopowych nie wskazują w sposób jednoznaczny, czy przez pojęcie nieudzielenia urlopu rozumie się zupełne uniemożliwienie pracownikowi skorzystania z prawa do urlopu czy może również chodzić o sytuacje, w których pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego, jednak nie przestrzegając obowiązujących w tym względzie przepisów.

Ocena, czy w danym przypadku naruszenie przepisów o urlopach wypoczynkowych będzie mieściło się w kategoriach wykroczenia czy też nie, będzie zależała od okoliczności konkretnego przypadku. Z całą pewnością inspektor pracy powinien inaczej potraktować pracodawcę, który w jednostkowym przypadku nie udzielił urlopu w sposób umożliwiający skorzystanie przez pracownika z 14 kolejnych dni wolnych od pracy, od tego, który zupełnie zaprzestał udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych.

Brak właściwej realizacji przepisów o urlopach wypoczynkowych może spowodować, że pracodawca popełnił wykroczenie niezwiązane bezpośrednio z nieudzieleniem lub bezpodstawnym zaniżeniem wymiaru urlopu wypoczynkowego. Jak wiadomo, urlop wypoczynkowy jest nie tylko coroczny i nieprzerwany, ale również ma charakter płatny. Należy zatem pamiętać, że Kodeks pracy określa, że kto wbrew obowiązkowi nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi, podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł.

W praktyce naruszenie przepisów o urlopach wypoczynkowych może wiązać się ze znacznie surowszą odpowiedzialnością niż ta, która wynika z przepisów Kodeksu pracy regulujących problematykę wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Złośliwe lub uporczywe naruszanie przepisów regulujących prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego wypełnia ustawowe znamiona przestępstwa określonego w art. 218 § 1a Kodeksu karnego. Przepis ten określa, że kto wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Uwzględniając fakt, że naruszenia przepisów o urlopach wypoczynkowych mogą wypełniać znamiona przestępstwa, inspektor pracy, który w czasie kontroli stwierdzi, że pracodawca w sposób złośliwy (obiektywnie nieuzasadniony), jak również uporczywy (wielokrotny) narusza pracownicze uprawnienia urlopowe, sporządzi zawiadomienie do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

Tabela 5. Odpowiedzialność pracodawcy w związku z naruszeniem przepisów o urlopach wypoczynkowych

9.2. Kontrola uprawnień urlopowych przez PIP

Organ kontroli nadzoru, jakim jest inspekcja pracy, ma prawo weryfikować przestrzeganie przepisów urlopowych w pełnym zakresie – nie tylko w kontekście możliwości popełnienia przez pracodawców wykroczenia.

Z ustawy o PIP wynika obowiązek kontroli i nadzoru w zakresie przestrzegania przepisów o urlopach wypoczynkowych. Zatem inspektor pracy ma prawo zweryfikować przestrzeganie przez pracodawców wszystkich przepisów regulujących problematykę urlopów wypoczynkowych.

Kontrole inspektorów w zakresie urlopów wypoczynkowych mogą być kontrolami planowanymi lub przykładowo mogą stanowić część kontroli kompleksowych, w ramach których inspektorzy będą oceniali zarówno problematykę prawną ochrony pracy, jak i kwestie bezpieczeństwa. Jednak duża część kontroli w zakresie prawidłowości stosowania przepisów o urlopach wypoczynkowych może być efektem skarg pracowniczych, dotyczących w szczególności nieudzielania urlopów wypoczynkowych, zaniżania wymiaru urlopów, pomijania pracowników w procesie uzgadniania terminów wykorzystania urlopów – zarówno na etapie tworzenia planu urlopów, jak i w ramach indywidualnych porozumień z pracownikami.

Kontrolując problematykę urlopów wypoczynkowych, inspektorzy w pierwszej kolejności mogą zwrócić uwagę, czy pracownicy mają zagwarantowane prawo do urlopu wypoczynkowego w roku bieżącym oraz czy urlop wykorzystywany jest w naturze – czy przypadkiem nie jest zastępowany stosownymi ustaleniami z pracodawcą, w ramach których w czasie urlopu praca rzeczywiście jest wykonywana. Inspektorzy mają prawo kontrolować problematykę prawidłowego ustalania wymiaru urlopu – zarówno u pracowników rozpoczynających pierwszą pracę, w przypadku pracowników, których stosunek pracy ustaje, jak i takich, którzy zostali zatrudnieni. Warto wiedzieć, że inspektor pracy ma prawo samodzielnie dokonać niezbędnych obliczeń przykładowo w zakresie należnego w danym przypadku wymiaru urlopu. Może również zwrócić się w tej kwestii do osoby wykonującej w imieniu pracodawcy czynności z zakresu prawa pracy z prośbą o sporządzenie stosownych zestawień oraz obliczeń.

Inspektor pracy ma prawo kontrolować kwestie formalne związane z planowaniem urlopów. Ponieważ jednak problematyka planowania urlopu w zakresie sporządzania planów jest w dużej części nie do końca uregulowana – inspektor w tym zakresie będzie miał ograniczone możliwości co do kwestionowania postępowania pracodawcy. Może oczywiście zaproponować rekomendowany przez siebie sposób postępowania – jednak nie będzie miał prawa w tym zakresie wydawać formalnych środków prawnych w ramach pisemnych wystąpień czy poleceń ustnych. Inspektor będzie miał możliwość jednak zweryfikować, czy w zakładzie pracy plan urlopów jest tworzony, czy pracownicy mają zagwarantowany czynny udział w jego tworzeniu, czy plan jest podawany do wiadomości pracowników oraz czy odstępstwa od jego realizacji wynikają z sytuacji uzasadniających przykładowo przesunięcie terminu urlopu.

W ramach kontroli planowania urlopów inspektor będzie miał prawo zwrócić uwagę na przestrzeganie przepisów dotyczących prawidłowego podziału urlopu na części, ze szczególnym uwzględnieniem obowiązku zapewnienia jednej dłuższej 14-dniowej części urlopu.

Należy się też spodziewać, że inspektorzy będą zwracali uwagę na przestrzeganie przepisów dotyczących udzielania urlopów zaległych. Należy bowiem pamiętać, że urlop zaległy jest wyjątkiem od zasady, zgodnie z którą urlop powinien być udzielony w roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Nieprawidłowości dotyczące przestrzegania przez pracodawców przepisów w zakresie urlopów wypoczynkowych zostaną przez inspektora spisane w protokole z kontroli. Jeden egzemplarz takiego protokołu otrzyma podmiot kontrolowany. Zalecanym postępowaniem jest bardzo dokładne zapoznanie się z treścią protokołu, zanim zostanie podpisany. Jeżeli istnieją ku temu podstawy, warto wnieść pisemnie umotywowane zastrzeżenia do ustaleń inspektora, w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu. Jeżeli zastrzeżenia okażą się zasadne – wówczas inspektor dokona zmiany lub uzupełnienia protokołu.

Na podstawie ustaleń z kontroli inspektor skieruje do pracodawcy środki prawne, w których zobowiąże go do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz przestrzegania przepisów na przyszłość. Ponieważ uchybienia dotyczące urlopów wypoczynkowych nie są naruszeniami z zakresu bhp, inspektor będzie miał prawo wydać pisemne wystąpienia oraz polecenia ustne.

Pisemne wystąpienie nie jest decyzją, od której przysługuje odwołanie do okręgowego inspektora pracy. Tym samym pracodawca nie ma prawa wniesienia odwołania od wystąpień inspektora dotyczących stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie przestrzegania przepisów o urlopach wypoczynkowych. Istnieje jednak możliwość wniesienia skargi na wystąpienie – do organu odwoławczego. Nie będzie ona jednak rozpatrywana w kategoriach odwołania, tylko ewentualnych uchybień w zakresie działań inspektora.

Mimo iż wystąpienie dotyczące nieprzestrzegania przez pracodawcę poszczególnych przepisów dotyczących urlopów wypoczynkowych nie jest decyzją administracyjną i nie może tym samym być poddane egzekucji w przypadku jego niewykonania – pracodawca, który otrzymał wystąpienie, powinien powiadomić inspektora o jego realizacji w wyznaczonym przez inspektora terminie.

Warto mieć na względzie, że kolejna kontrola inspektora rozpocznie się od weryfikacji tego, czy pracodawca przestrzega przepisów, które zostały w ramach poprzedniej kontroli zakwestionowane. Jeżeli ponownie inspektor stwierdzi nieprzestrzeganie przepisów urlopowych – będzie miał prawo w szczególności uznać, że pracodawca działa w sposób uporczywy lub złośliwy. Taka ocena sytuacji wiąże się z możliwością skierowania do prokuratury zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

10. Przedawnienie prawa do urlopu wypoczynkowego

Prawo do urlopu wypoczynkowego ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym urlop stał się wymagalny (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Termin wymagalności roszczenia o urlop nie został jednoznacznie określony w przepisach, dlatego ustalając, od kiedy trzeba liczyć bieg przedawnienia prawa do urlopu, należy posiłkować się orzecznictwem Sądu Najwyższego. W wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38) Sąd Najwyższy uznał, że:

Bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego (art. 293¹ Kodeksu pracy). W konsekwencji pracownicy, którzy nie skorzystali z należnych im dni urlopu wypoczynkowego przed urlopem wychowawczym, nie tracą do nich prawa nawet po 3 latach.

11. Uprawnienia urlopowe związane z obronnością kraju

Do problematyki urlopu nawiązują nie tylko przepisy podstawowego źródła prawa pracy, jakim jest Kodeks pracy, ale również przepisy szczególne zawarte w ustawie z 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.

Z przepisu art. 305 ustawy o obronie Ojczyzny wynika, iż pracodawca udziela pracownikowi powołanemu do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, z wyjątkiem służby pełnionej jednorazowo w czasie lub dniu wolnym od pracy, urlopu bezpłatnego na okres trwania tej służby. Powyższy urlop udzielany jest na wniosek, a w przypadku wezwania w trybie natychmiastowego stawiennictwa – na podstawie zawiadomienia szefa wojskowego centrum rekrutacji.

W praktyce może powstać wątpliwość, czy uprawnieniem pracownika jest możliwość wnioskowania do pracodawcy o udzielenie urlopu wypoczynkowego – przykładowo zaległego zamiast urlopu bezpłatnego wynikającego z przywołanych wyżej przepisów szczególnych.

Odnosząc się do powyższego zagadnienia należy uznać, iż pracodawcy nie powinni uwzględniać wniosków pracowników w sprawie zamiany urlopu bezpłatnego na urlop wypoczynkowy – zarówno zaległy, jak i bieżący. W pierwszej kolejności wynika to z faktu, iż regulacje zawarte w przepisach dotyczących obronności mają charakter szczególny – i tym samym wyłączają możliwość alternatywnego stosowania urlopu wypoczynkowego zamiast urlopu bezpłatnego. Ponadto należy zauważyć, że zgodnie z Kodeksem pracy, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy – obowiązkiem pracodawcy jest przesunięcie urlopu na termin późniejszy. Stosując powyższą zasadę, pracownik realizując określone zadania z zakresu obronności, o których mowa przepisach szczególnych, nie powinien oczekiwać udzielenia przez pracodawcę urlopu wypoczynkowego zamiast urlopu bezpłatnego – nawet jeżeli miałoby dojść do wykorzystania urlopu zaległego.

12. Urlopy dla szczególnych grup pracowników

12.1. Urlop pracownika tymczasowego

Pracownik tymczasowy nabywa prawo do 2 dni urlopu za każdy miesiąc pozostawania w dyspozycji jednego (lub więcej niż jednego) pracodawcy użytkownika.

Agencja pracy tymczasowej i pracodawca użytkownik mogą uzgodnić wykorzystanie przez pracownika tymczasowego urlopu wypoczynkowego, w całości lub w części, w okresie wykonywania pracy tymczasowej na rzecz tego pracodawcy użytkownika, ustalając zarazem tryb udzielenia tego urlopu. Obowiązek udzielenia czasu wolnego odpowiadającego wymiarowi urlopu należnego konkretnemu pracownikowi tymczasowemu spoczywa na pracodawcy użytkowniku, jeśli ten pracownik wykonuje dla niego pracę przez co najmniej 6 miesięcy. W takim przypadku wspólnie uzgadniają termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze. W takiej sytuacji pracownikowi tymczasowemu przysługuje prawo do 4 dni urlopu na żądanie. Pracodawca użytkownik udziela urlopu pracownikowi tymczasowemu w dni, które byłyby dla niego dniami pracy, gdyby nie korzystał z tego urlopu.

12.2. Urlopy nauczycieli

Nauczycielom zatrudnionym w oświatowych placówkach niepublicznych przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze i na zasadach określonych w Kodeksie pracy, natomiast w placówkach publicznych – w Karcie nauczyciela, z zastosowaniem reguł kodeksowych w kwestiach nieuregulowanych w tej ustawie.

Uprawnienia urlopowe nauczycieli podlegających Karcie nauczyciela zależą od sprawowanej funkcji i rodzaju placówki, w której pracują. W przypadku nauczycieli zatrudnionych w placówkach feryjnych nie ma problemu z ustalaniem, w jakie dni urlop ma być udzielony, ponieważ pokrywa się on z dniami feryjnymi. Jeśli natomiast jego wykorzystanie w całości lub w części nie jest możliwe z powodu choroby, urlopu związanego z rodzicielstwem (tj. urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego) lub dla poratowania zdrowia, a także ćwiczeń wojskowych oraz krótkotrwałego przeszkolenia wojskowego, nauczyciel ma prawo maksymalnie do 8 tygodni urlopu uzupełniającego w ciągu roku szkolnego.

Nauczyciele z placówek nieferyjnych mają zasadniczo prawo do 35 dni urlopu wypoczynkowego i powinni go wykorzystywać zgodnie z planem urlopów.

12.3. Urlopy pracowników zdalnych

Zgodnie z definicją zawartą w Kodeksie pracy praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Mimo iż przepisy o pracy zdalnej nie zawierają stosownych – odrębnych regulacji dotyczących problematyki urlopów wypoczynkowych, warto odnieść się do kilku kwestii organizacyjnych, które mogą być dla pracowników oraz pracodawców wątpliwe na gruncie problematyki urlopowej w kontekście możliwości wykonywania pracy w trybie zdalnym.

Nie ulega wątpliwości, że pracownikom zdalnym również przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego, który jest udzielany na dni pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. Powyższa zasada obowiązuje niezależnie od tego, czy pracownik zdalny wykonuje pracę wyłącznie poza terenem zakładu pracy, jak również w sytuacji łączenia pracy zdalnej w poszczególnych dniach z pracą wykonywaną na terenie zakładu oraz w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej.

W przypadku pracowników zdalnych obowiązuje taki sam tryb w zakresie uzgodnień co do terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego jak w przypadku pracowników wykonujących pracę na terenie zakładu. Oznacza to, że urlop pracowników zdalnych udzielany jest albo na podstawie planu urlopów – albo na podstawie indywidualnych porozumień z pracownikami w sytuacji, gdy pracodawca nie ma obowiązku tworzenia planu.

Oczywiście podstawą udzielania urlopu są uzgodnienia poczynione w ramach planowania urlopów. Podobnie jak w przypadku pracowników wykonujących pracę na terenie zakładu, plan urlopów ustalany jest przez pracodawcę, z uwzględnieniem wniosków pracowników oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Uwzględniając powyższe, procedury w zakresie tworzenia planu urlopów powinny uwzględniać specyfikę pracy pracowników zdalnych, którzy jak najbardziej powinni mieć zagwarantowane prawo przekazywania wniosków urlopowych w formie elektronicznej.

Pracownicy zdalni powinni być traktowani na jednakowych zasadach w zakresie dostępu do urlopu wypoczynkowego w proponowanych przez siebie terminach – uwzględniając oczywiście potrzebę zapewnienia normalnego toku organizacji pracy. W przeciwnym razie pracodawca mógłby narazić się na zarzut nierównego traktowania pracowników zdalnych w zakresie uwzględniania ich wniosków urlopowych w stosunku do pracowników wykonujących taką samą pracę na terenie zakładu.

Praca zdalna, w tym przekazanie pracownikowi zdalnemu mobilnego sprzętu do wykonywania pracy – laptopa, oraz pozwolenie pracodawcy w zakresie możliwości korzystania z niego w czasie wolnym od pracy może sprzyjać sytuacjom, kiedy to pracodawca chciałby zlecać poszczególne czynności składające się na pracę zdalną podczas urlopu wypoczynkowego. Takiej sytuacji nie sposób w praktyce wykluczyć zarówno w przypadku, gdy pracownik korzystałby z urlopu przebywając w domu, jak i spędzając urlop poza miejscem zamieszkania, zabierając ze sobą komputer będący własnością pracodawcy.

Pracodawca chcąc zobowiązać pracownika zdalnego będącego na urlopie do wykonywania nawet okazjonalnych i krótkotrwałych czynności składających się na umówioną pracę, w tym przykładowo w zakresie zastępstwa nieobecnego pracownika – który nie ma dostępu do komputera służbowego, musi mieć świadomość, że takie działania są nieprawidłowe. Sytuacja, w której pracownik miałby jednocześnie łączyć urlop wypoczynkowy z wykonywaniem pracy, nawet w ograniczonym zakresie jest sprzeczna z celem urlopu wypoczynkowego, jakim jest brak wykonywania jakiejkolwiek pracy, przynajmniej na rzecz pracodawcy udzielającego urlopu.

13. Wynagrodzenie urlopowe

Pracownikowi za czas urlopu wypoczynkowego przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 Kodeksu pracy). Zasadą jest, że pracownik z powodu płatnego wypoczynku nie może zostać finansowo poszkodowany.

13.1. Podstawa wymiaru

Przystępując do obliczania wynagrodzenia za urlop, w pierwszej kolejności należy ustalić podstawę jego wymiaru. Jest to niezwykle istotny etap, gdyż przyjęcie błędnych założeń może spowodować zaniżenie bądź zawyżenie należnego wynagrodzenia.

Wskazówki, w jaki sposób ustalać podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop, które składniki pensji bądź inne należności ze stosunku pracy należy w niej uwzględnić, a które trzeba wyłączyć, zawiera przede wszystkim rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe).

Zgodnie z przepisami rozporządzenia, w podstawie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy powinny zostać ujęte zarówno składniki wynagrodzenia określone stawką miesięczną w stałej wysokości, jak i składniki zmienne, uzależnione od ilości wykonanej pracy czy liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu.

Rozporządzenie określa także składniki wynagrodzenia, których nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Tabela 6. Składniki wynagrodzenia nieuwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop

Poza składnikami wymienionymi w rozporządzeniu urlopowym, do podstawy wynagrodzenia za urlop nie należy wliczać:

• należności wypłaconych w celu zrekompensowania zatrudnionemu poniesionych przez niego wcześniej wydatków, np. ekwiwalentów za pranie i konserwację odzieży roboczej, diet i innych należności przysługujących z tytułu podróży służbowej,
• świadczeń pozapłacowych, np. pakietów medycznych finansowanych przez zakład pracy, wsparcia o charakterze socjalnym finansowanego z zfśs lub ze środków obrotowych, wartości wycieczki wykupionej dla pracownika itp.,
• wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika z innych źródeł niż stosunek pracy (wyrok SN z 4 marca 2008 r., II PK 183/07), np. wynagrodzeń z tytułu umowy cywilnoprawnej,
• premii uznaniowych nieposiadających charakteru roszczeniowego, np. przyznawanych swobodną decyzją pracodawcy (wyrok SN z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77),
• składników wynagrodzenia wypłaconych w poprzednim stosunku pracy (bez względu na przerwę lub jej brak między kolejnymi umowami o pracę).

13.2. Pomijanie składników przysługujących za okresy dłuższe niż 1 miesiąc

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, mimo że są należnościami ze stosunku pracy, nie podlegają wliczeniu do tzw. średniej urlopowej. Takie składniki, jak np. premie: kwartalna, półroczna i roczna, należy wypłacać w przyjętych terminach ich wypłaty, np. odpowiednio co 3, 6, 12 miesięcy.

Fakt korzystania przez pracownika z płatnego wypoczynku nie powinien jednak wpływać na zmniejszenie tych składników. Okres urlopu jest bowiem traktowany na równi z okresem wykonywania pracy (§ 12 rozporządzenia urlopowego).

13.3. Wliczanie stałych składników

Stałe składniki pensji przysługujące pracownikowi za okresy miesięczne należy uwzględniać w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Jeśli wynagrodzenie pracownika stanowią wyłącznie elementy określone w stałej wysokości, w praktyce nie ma konieczności ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, a tym samym wyodrębniania tego wynagrodzenia. Za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu, powinien otrzymać wynagrodzenie (łącznie z wynagrodzeniem za urlop) w wysokości określonej w umowie o pracę, bez względu na liczbę dni płatnego wypoczynku, pod warunkiem że nie wystąpiły innego rodzaju nieobecności, np. urlop bezpłatny czy choroba.

13.4. Wliczanie zmiennych składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc

Składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględniamy w podstawie urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeśli wysokość tych składników ulega znacznym wahaniom (m.in. gdy wysokość składnika zależy od wyników sprzedaży czy od wielkości produkcji), mogą być one wliczone do podstawy urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Uzasadnieniem przyjęcia okresu dłuższego niż 3 miesiące, z którego będzie ustalana podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego, może też być organizacja pracy pracowników. Dłuższy okres przyjęty do obliczeń tzw. średniej urlopowej powinny jednoznacznie określać przepisy wewnątrzzakładowe, z którymi należy zapoznać pracowników.

W sytuacji gdy w zakładzie pracy termin wypłaty pensji przypada w następnym miesiącu po miesiącu przepracowanym (np. 10. dnia miesiąca), przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy należy uwzględnić zmienne składniki wynagrodzenia faktycznie wypłacone pracownikowi w okresie 3 lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania przez niego z płatnego wypoczynku, niezależnie od tego, za jakie miesiące składniki te przysługiwały.

13.5. Obliczanie wynagrodzenia urlopowego

Po ustaleniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy można przejść do kolejnych etapów obliczania tego wynagrodzenia według następujących wytycznych:

• podzielić podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie
• pomnożyć tak ustalone wynagrodzenie za 1 godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu

– § 9 rozporządzenia urlopowego.

Do liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, zaliczamy wszystkie faktycznie przepracowane godziny, a nie tylko godziny pracy świadczonej przez pracownika zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że należy brać pod uwagę również godziny nadliczbowe (wypracowane w dni robocze, niedziele, święta oraz w inne dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy) oraz godziny pełnionych dyżurów (jeśli w czasie ich trwania pracownik wykonywał pracę).

13.6. Zmiana w składnikach wynagrodzenia

W praktyce zdarza się, że dochodzi do zmian w składnikach pensji branych pod uwagę przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego (przyznanie lub zlikwidowanie danego składnika) lub zmian ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu. W takim przypadku podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Ta zasada powoduje, że wzrost płacy przekłada się na wyższe wynagrodzenie urlopowe. Jeśli natomiast pensja zmniejsza się, wynagrodzenie za urlop będzie niższe.

Ponowne przeliczenie podstawy urlopowej musi nastąpić np. w przypadku, gdy w miesiącu przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym albo w miesiącach bezpośrednio poprzedzających urlop dokonano zmiany systemu wynagradzania pracownika. Gdy zmiana polega na przejściu z wynagrodzenia zmiennego na stałe, wówczas do podstawy urlopowej wlicza się stałą pensję należną w miesiącu korzystania z płatnego wypoczynku, ale bez uwzględniania zmiennych elementów płacy, których dotyczyła zmiana.

Podobnie jest w sytuacji, gdy dochodzi do modyfikacji systemu wynagradzania sprowadzającej się do zmiany wynagrodzenia miesięcznego na stawkę godzinową. W takich okolicznościach wynagrodzenie urlopowe należy obliczyć, mnożąc stawkę godzinową pracownika przez liczbę godzin wykorzystanego przez niego urlopu wypoczynkowego.

13.7. Niepełny przepracowany okres

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, tj. 3 miesiące lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie o charakterze zmiennym, przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Uwzględnienie wcześniejszych miesięcy jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy brak wypłaty danego składnika wynagrodzenia był wynikiem nieprzepracowania danego okresu, a nie utraty prawa do składnika z powodu np. zaniedbywania obowiązków pracowniczych albo niskiej wydajności w pracy.

Niekiedy zdarza się, że pracownik (np. nowo zatrudniony) przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie w postaci zmiennych składników za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Wówczas podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany (§ 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

13.8. Urlop na przełomie miesięcy

Jeżeli urlop przypada na przełomie miesięcy, nie należy ustalać podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego odrębnie dla każdego z tych miesięcy (§ 8 pkt 1 rozporządzenia urlopowego). Podstawę wymiaru trzeba wyznaczyć z miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a nie z miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. Oznacza to, że podstawa wymiaru powinna być ustalana z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu również dla tej części urlopu, która jest kontynuowana w następnym miesiącu.

13.9. Wynagrodzenie urlopowe nauczycieli

Urlopy wypoczynkowe nauczycieli regulują przepisy ustawy – Karta nauczyciela. Za czas urlopu wypoczynkowego nauczycielowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 67 Karty nauczyciela).

Szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego określa rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (dalej: rozporządzenie urlopowe nauczycieli).

13.9.1. Podstawa wymiaru wynagrodzenia za urlop nauczyciela

Podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop nauczyciela wyznacza się według tych samych zasad, obejmujących wszystkich nauczycieli podlegających przepisom Karty nauczyciela.

Tabela 7. Składniki wynagrodzenia uwzględniane i pomijane w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego dla nauczycieli

Pewne odmienności przy naliczaniu wynagrodzenia urlopowego występują w przypadku dodatku funkcyjnego. Jeśli okres wykonywania zadań lub zajęć uprawniających do tego dodatku jest krótszy niż okres roku szkolnego, wysokość dodatku należy obliczyć, mnożąc otrzymaną stawkę z tego tytułu przez liczbę miesięcy, w których nauczyciel wykonywał określone zadania lub zajęcia. Uzyskaną kwotę należy podzielić przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Dopiero tak ustaloną stawkę dodatku można uwzględnić w wynagrodzeniu urlopowym.

Z uwagi na fakt rozpoczynania urlopu przez nauczycieli w placówkach feryjnych w czerwcu, uśredniony dodatek funkcyjny obliczamy przez:

• pomnożenie go przez liczbę miesięcy, za które dodatek był przyznany, a następnie
• podzielenie przez 9 miesięcy (od września do maja).

Jeśli dodatek funkcyjny został przyznany i przysługiwał przez cały rok szkolny, w wynagrodzeniu urlopowym trzeba uwzględnić go w kwocie należnej w miesiącu korzystania przez nauczyciela z urlopu.

W rozporządzeniu urlopowym nauczycieli odniesiono się również do kwestii obliczania wynagrodzenia ze zmiennych składników. Chodzi tu o wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, które ustala się, mnożąc przeciętną miesięczną liczbę godzin z okresu miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego – z tego okresu) przez godzinową stawkę wynagrodzenia przysługującą w miesiącu wykorzystywania urlopu. Jeżeli wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczenia wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i zajęcia dodatkowe uległa zmianie w okresie, z którego oblicza się wynagrodzenie za urlop, lub w miesiącu wykorzystywania urlopu, wynagrodzenie to należy przeliczyć.

Wynagrodzenie nauczycieli za: pracę w porze nocnej, zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy, pracę wykonywaną w święto oblicza się, sumując wynagrodzenie otrzymane przez nauczyciela w poszczególnych miesiącach roku szkolnego, a następnie dzieląc tak uzyskaną kwotę przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego (§ 3 rozporządzenia urlopowego nauczycieli).

Składniki wynagrodzenia określone w stawkach miesięcznych w stałej wysokości oraz składniki wynagrodzenia określone procentowo od tych stawek uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu przez nauczyciela (§ 2 rozporządzenia urlopowego nauczycieli).

13.9.2. Wynagrodzenie za 1 dzień urlopu

Sposób obliczania kwoty należnej za 1 dzień urlopu nauczycielskiego zależy od tego, czy nauczyciel jest zatrudniony w placówce feryjnej czy w takiej, w której nie przewidziano ferii szkolnych (tzw. placówce nieferyjnej). Natomiast dla nauczyciela zajmującego m.in. stanowisko dyrektora wynagrodzenie urlopowe należy ustalać tak jak dla nauczyciela zatrudnionego w szkole, w której nie są przewidziane ferie szkolne. Zatem przy obliczaniu wynagrodzenia za 1 dzień urlopu zamiast dzielnika 30 stosuje się dzielnik 21.

Tabela 8. Sposób obliczania wynagrodzenia urlopowego nauczyciela w placówce feryjnej i nieferyjnej

14. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest odstępstwem od zasady udzielania wypoczynku w naturze. Podobnie jak z urlopu wypoczynkowego, pracownik nie może zrezygnować z ekwiwalentu za ten urlop.

14.1. Zasady wypłaty ekwiwalentu

Ekwiwalent przysługuje wyłącznie w przypadku niewykorzystania należnego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 Kodeksu pracy). Nie ma przy tym znaczenia rodzaj zawartej umowy o pracę, czas trwania zatrudnienia ani tryb lub powód ustania stosunku pracy (czy do rozwiązania stosunku pracy doszło z przyczyn zawinionych czy niezawinionych przez pracownika).

Ekwiwalent powinien zostać wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. Niedotrzymanie przez pracodawcę wskazanego terminu może go narazić na dodatkowe koszty w postaci ustawowych odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę (art. 171 § 3 Kodeksu pracy). Istotne jest, aby kolejna umowa o pracę została zawarta w taki sposób, by pracownik pozostał w stosunku pracy bez żadnej, nawet jednodniowej przerwy.

Pracodawca nie może wypłacić ekwiwalentu w zamian za urlop, który może być wykorzystany w naturze.

14.2. Obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Zasady obliczania ekwiwalentu należnego za niewykorzystane dni urlopu określają przepisy rozporządzenia urlopowego. Ekwiwalent obliczamy według tych samych wytycznych, jakie stosuje się do obliczania wynagrodzenia urlopowego, jednak z pewnymi modyfikacjami.

Przede wszystkim nie ma tu zastosowania reguła, zgodnie z którą za niewykorzystany urlop przysługuje wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

Tabela 9. Różnice w zakresie obliczania wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu urlopowego

W celu prawidłowego obliczenia wysokości ekwiwalentu należy:

Krok 1. Ustalić średnią miesięczną podstawę jego wymiaru zgodnie z zasadami opisanymi w tabeli poniżej.

Tabela 10. Ustalanie średniej miesięcznej podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego

Jeżeli pracownik nie przepracował okresu 3 lub 12 miesięcy, należy dokonać tzw. dopełnienia podstawy, polegającego na:

• podzieleniu faktycznie uzyskanego przez niego wynagrodzenia w okresie 3 lub 12 miesięcy przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało,
• pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Krok 2. Ustalić stawkę dzienną, dzieląc podstawę wymiaru przez tzw. współczynnik urlopowy, który należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (w styczniu 2025 r. współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wynosił 20,83. Od 1 lutego 2025 r. weszła w życie ustawa wprowadzająca nowy dzień wolny od pracy w Wigilię Bożego Narodzenia (24 grudnia). Spowodowało to zmianę w wysokości współczynnika ekwiwalentowego, który od 1 lutego 2025 r. wynosi 20,75).

Krok 3. Otrzymaną stawkę podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika (zasadniczo 8 godzin, ale np. 7 godzin w przypadku osoby niepełnosprawnej zaliczonej do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności).

Krok 4. Otrzymaną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnianych w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru ekwiwalentu, wprowadzonych przed nabyciem przez pracownika prawa do ekwiwalentu lub w miesiącu nabycia tego prawa, podstawę należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

Obliczając ekwiwalent za urlop, przeciętne wynagrodzenie za 1 dzień należy podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy pracownika.

14.3. Współczynnik ekwiwalentowy

Współczynnik ekwiwalentowy wyraża średniomiesięczną liczbę dni roboczych w danym roku kalendarzowym. Wartość ta służy do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

W 2025 r. ma miejsce nietypowa sytuacja – obowiązują dwa współczynniki służące do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego. W styczniu 2025 r. współczynnik wynosił 20,83. Jego wyliczenie wygląda następująco:

365 dni – (52 niedziele + 11 świąt + 52 dni wolne) = 250 dni; 250 dni : 12 = 20,83.

Natomiast 1 lutego 2025 r. weszły w życie przepisy wprowadzające nowy dzień wolny od pracy (Wigilia Bożego Narodzenia, 24 grudnia). W związku z tym zmieniła się wysokość współczynnika ekwiwalentowego, który od 1 lutego 2025 r. wynosi 20,75. Został on wyliczony w następujący sposób:

365 dni – (52 niedziele + 12 świąt + 52 dni wolne) = 249 dni; 249 dni : 12 = 20,75.

Tabela 11. Ustalanie wysokości współczynnika ekwiwalentowego

Współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za urlop dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy ustalać proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy.

Współczynnik ekwiwalentowy należy przyjmować do obliczania ekwiwalentu za urlop z tego roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. Nie ma znaczenia, czy ekwiwalent dotyczy urlopu bieżącego czy zaległego.

14.4. Termin wypłaty wynagrodzenia i ekwiwalentu urlopowego

Wynagrodzenie urlopowe wypłaca się wraz z wypłatą wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego. Reguła ta obowiązuje również wtedy, gdy urlop wypoczynkowy przypada na przełomie 2 miesięcy. W takiej sytuacji wynagrodzenie za urlop wypłaca się odrębnie za poszczególne miesiące wraz z pensją za dany miesiąc.

Z kolei prawo do ekwiwalentu pieniężnego pracownik nabywa w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i w tym dniu ekwiwalent powinien zostać mu wypłacony. Jeżeli przykładowo wynagrodzenie jest wypłacane 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego za miesiąc, za który przysługuje, a okres zatrudnienia ustaje z końcem poprzedniego miesiąca, ekwiwalent należy wypłacić w ostatnim dniu trwania stosunku pracy (wyrok SN z 29 marca 2001 r., I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14).

15. Oskładkowanie i opodatkowanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy i ekwiwalentu za ten urlop

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy i ekwiwalent za ten urlop są przychodami ze stosunku pracy, podlegającymi oskładkowaniu i opodatkowaniu (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), w tym także wpłat na PPK – jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania. Nie ma dla tego rodzaju wypłat żadnych ulg w zakresie składek ani podatku. Bez znaczenia dla tego faktu pozostaje bowiem to, czy wynagrodzenie urlopowe lub ekwiwalent zostaną wypłacone w czasie trwania zatrudnienia czy po jego zakończeniu, a także z jakiego źródła zostały wypłacone oraz kto jest ich płatnikiem.

Ponadto wypłata tych świadczeń wpływa na prawo do zawieszenia lub zmniejszenia świadczenia emerytalno-rentowego. Wskazał na to Sąd Najwyższy w wyroku z 9 października 2014 r. (II BU 1/14, OSNP 2016/4/50):

16. Udzielanie urlopu opiekuńczego

Urlop opiekuńczy nie jest urlopem wypoczynkowym – ponieważ uregulowany jest w dodatkowym rozdziale zatytułowanym „Urlop opiekuńczy”. Umieszczenie przepisów dotyczących urlopu opiekuńczego poza regulacjami dotyczącymi urlopu wypoczynkowych wynika z oczywistych względów. Inny jest bowiem cel urlopu wypoczynkowego, a inny cel urlopu opiekuńczego. Nie ma w tym kontekście znaczenia fakt, że urlop wypoczynkowy pracownik może wykorzystać według własnego uznania – w tym w celu sprawowania osobistej opieki czy wsparcia nad dowolną osobą, co nie zmienia w takim przypadku charakteru tego urlopu – tego, że jest to nadal urlop wypoczynkowy, udzielany na podstawie regulacji zastrzeżonych dla tego rodzaju urlopu.

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy, w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Zgodnie z powyższą zasadą prawo do urlopu opiekuńczego przysługuje wyłącznie pracownikowi – czyli osobie zatrudnionej na podstawie stosunku pracy. Należy to podkreślić, ponieważ niektóre przepisy prawa pracy, w tym Kodeksu pracy, mają odpowiednie zastosowanie również względem osób zatrudnionych na podstawie umów prawa cywilnego – co dotyczy przykładowo kwestii bezpieczeństwa pracy czy zakładowej weryfikacji trzeźwości lub stosowania środków działających podobnie do alkoholu.

Instytucja urlopu opiekuńczego jest uprawnieniem pracowniczym – a nie obowiązkiem pracowniczym, tak jak ma to miejsce w przypadku urlopów wypoczynkowych, z których pracownicy muszą korzystać nie mogąc się zrzec prawa do urlopu wypoczynkowego (w tym zamienić urlopu udzielanego w naturze, przykładowo na dodatkowe wynagrodzenie czy premię – na podstawie porozumienia z pracodawcą). Urlop opiekuńczy jest bowiem uzależniony w zakresie możliwości korzystania z niego od tego, czy występuje cel uzasadniający udzielenie i korzystanie z takiego urlopu.

Prawo do urlopu opiekuńczego aktualizuje się w sytuacji, gdy osoba będąca członkiem rodziny pracownika lub zamieszkująca z nim w tym samym gospodarstwie domowym wymaga osobistej opieki lub wsparcia ze strony pracownika – z poważnych względów medycznych.

Należy przyjąć, że urlopu opiekuńczego nie można pracownikowi udzielić niejako na przyszłość – na zasadzie przykładowo wyłącznie przypuszczenia czy bliżej nieokreślonych prognoz dotyczących sytuacji zdrowotnej osoby wymagającej opieki. Jednak stosowne uzgodnienia dotyczące możliwości wykorzystania urlopu opiekuńczego będą mogły zapaść odpowiednio wcześnie – w przypadku gdy z góry wiadomo, że w określonym terminie dana osoba będzie wymagała pomocy czy opieki – np. w związku z zaplanowanym na konkretny termin zabiegiem operacyjnym.

Problematyka urlopu opiekuńczego może wiązać się z wątpliwościami w zakresie możliwości korzystania z takiego uprawnienia przez osoby, które wykonują pracę zdalną – w domu lub mieszkaniu. Problem może dotyczyć przypadku, kiedy to praca zdalna wykonywana jest w miejscu, w którym przebywa członek rodziny lub osoba zamieszkująca w tym samym gospodarstwie domowym – która to osoba wymaga osobistej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. W takich przypadkach pracodawcy mogą mieć wątpliwości, czy uwzględniając fakt wykonywania pracy zdalnej w miejscu przebywania osoby, która wymaga opieki lub wsparcia, istnieje zasadność udzielania urlopu opiekuńczego – na takich samych zasadach jak w przypadku pracowników, którzy świadczą pracę w innym miejscu niż miejsce przebywania osoby wymagającej opieki lub wsparcia.

Odnosząc się do powyższego problemu, należy w pierwszej kolejności zauważyć, że pracownicy wykonujący pracę w trybie zdalnym nie są wyłączeni w sposób bezpośredni, na podstawie stosownych przepisów Kodeksu pracy, z możliwości korzystania z urlopu opiekuńczego. Należy ponadto zauważyć, że praca zdalna wiąże się z wykonywaniem obowiązków pracowniczych – w takiej samej ilości i jakości jak praca, która wykonywana jest na terenie zakładu pracy lub w innym miejscu prowadzenia działalności przez pracodawcę. Uwzględniając powyższe nie można przyjąć, że sam fakt, iż pracownik zdalny pracuje i tym samym przebywa w miejscu, w którym znajduje się członek rodziny lub inna osoba zamieszkująca w tym samym gospodarstwie domowym, jest okolicznością, która może pozbawić pracownika uprawnienia w zakresie korzystania z urlopu opiekuńczego. Skoro w ramach pracy zdalnej pracownik wykonuje swoje obowiązki pracownicze – to trudno oczekiwać równoległej opieki lub wsparcia osoby, która tego potrzebuje z poważnych względów medycznych.

Pracownikowi przysługuje urlop opiekuńczy w ciągu roku kalendarzowego w wymiarze 5 dni. Oznacza to, iż 5-dniowy maksymalny wymiar urlopu opiekuńczego jest wymiarem sztywnym, należnym na dany rok kalendarzowy. Kodeks pracy nie zawiera przepisów o możliwości przenoszenia urlopu opiekuńczego na następny rok czy jego kumulowania w kolejnych latach – w sytuacji gdy pracownik wcześniej nie będzie korzystał z takiego urlopu, nawet w przypadku, gdy istniały ku temu obiektywne przesłanki. Uwzględniając to należy przyjąć, że uprawnienie do urlopu opiekuńczego w wymiarze 5 dni w danym roku kalendarzowym wygasa wraz z końcem danego roku i aktualizuje się od nowa w wymiarze 5 dni od 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego.

Przepisy przyznają pracownikowi prawo do urlopu opiekuńczego w wymiarze 5 dni – niezależnie od wymiaru czasu pracy. Zasadą jest, że urlop opiekuńczy udzielany jest w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Tym samym 5 dni urlopu opiekuńczego będzie przysługiwało pracownikowi, który pracuje zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy po 8 godzin każdego dnia, na część etatu, jak i w systemie równoważnym. W każdej z tych sytuacji dzień urlopu opiekuńczego będzie dotyczył innej liczby godzin pracy.

Jak już wspomniano wcześniej, urlop opiekuńczy przysługuje w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym. Przepisy wskazują, że za członka rodziny uważa się syna, córkę, matkę, ojca lub małżonka. Obok opieki nad członkami rodziny, udzielenie urlopu opiekuńczego uzasadnia potrzeba sprawowania opieki nad osobą zamieszkującą w tym samym gospodarstwie domowym. Przyjmując, że pojęcie gospodarstwa domowego obejmuje zespół osób zamieszkujących razem i wspólnie się utrzymujących, można uznać, że w praktyce osobą wymagającą opieki czy wsparcia z powodu poważnych względów medycznych może być każdy – uznając oczywiście, że istnieje podstawa do wliczenia danej osoby do wspólnego gospodarstwa domowego.

Urlop opiekuńczy może być udzielony w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia. Problem w tym, że przepisy Kodeksu pracy nie definiują, czym jest osobista opieka lub wsparcie – co może stanowić przedmiot sporu z pracodawcą w zakresie możliwości lub braku możliwości skorzystania z omawianego uprawnienia. W razie sporu między stronami stosunku pracy w tym zakresie rozstrzygnięcie dotyczące zasadności skorzystania z tego uprawnienia należy do sądu pracy.

Urlop opiekuńczy przysługuje pracownikowi w wymiarze 5 dni – zakładając, że są spełnione przesłanki korespondujące z celem korzystania z takiego urlopu. Przepisy dotyczące urlopu opiekuńczego nie wskazują w sposób bezpośredni na możliwość podziału takiego urlopu na części. Należy jednak przyjąć, uwzględniając specyficzny charakter urlopu opiekuńczego oraz jego cel, że jak najbardziej prawidłowym postępowaniem jest zarówno wykorzystanie urlopu w pełnym 5-dniowym wymiarze na dany rok kalendarzowy, jak i jego podział na mniejsze części – przyjmując, że najmniejszą będzie jeden dzień.

Urlop opiekuńczy jest udzielany na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu. Postać papierowa nie budzi żadnych wątpliwości w zakresie formy – należy przyjąć, że chodzi o oświadczenie spisane ręcznie lub wydrukowane, opatrzone podpisem pracownika. Wątpliwość może budzić natomiast forma elektroniczna – w szczególności w zakresie obowiązku lub braku obowiązku wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Uwzględniając jednak fakt, że przepis umożliwiający złożenie wniosku w formie elektronicznej nie odwołuje się do szczególnej formy podpisu można przyjąć, że każda wiadomość przekazana w formie elektronicznej, spełniająca wymogi w zakresie zawartości wniosku, może być uznana za skuteczną i równoznaczną z wniesieniem wniosku o udzielenie urlopu opiekuńczego.

We wniosku o urlop opiekuńczy należy wskazać imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika oraz w przypadku członka rodziny ? stopień pokrewieństwa z pracownikiem lub w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny ? adres zamieszkania tej osoby.

Wzór 4. Wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego

We wniosku należy w szczególności podać przyczyny konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika. Z przepisów wynika, że urlop opiekuńczy przysługuje w przypadku konieczności zapewnienia osobistej opieki i wsparcia względem osoby, która wymaga tego z powodu poważnych względów medycznych. W praktyce może powstać wątpliwość, czy wystarczające we wniosku jest odwołanie się do powyższej ogólnej klauzuli – czy wnioskujący powinien mniej lub bardziej szczegółowo opisać stan osoby wymagającej opieki i wsparcia oraz okoliczności, które wymagają i uzasadniają udzielenie urlopu opiekuńczego.

Odnosząc się do powyższego problemu należy przyjąć, że powołanie się wyłącznie na kodeksowe „poważne względy medyczne” nie jest wystarczającym uzasadnieniem. Z drugiej jednak strony trudno przyjąć, aby we wniosku w ramach przyczyny uzasadniającej konieczność zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia niezbędne było szczegółowe opisywanie sytuacji zdrowotnej czy tym bardziej załączanie dokumentacji medycznej, w tym opinii lekarskich, z których wynika ograniczona samodzielność i potrzeba zapewnienia opieki. Pracodawca, który oczekiwałby przedłożenia takich szczegółów, mógłby narazić się na zarzut naruszenia przepisów regulujących ochronę danych osobowych – szczególnej kategorii, do których zaliczają się m.in. dane o stanie zdrowia.

Warto zauważyć, że przepisy dotyczące zawartości wniosku w sprawie urlopu opiekuńczego nie wskazują, aby pracownik musiał określić termin wykorzystania urlopu oraz konkretną liczbę dni, jaką zamierza wykorzystać. Należy jednak przyjąć, że właściwym postępowaniem będzie umieszczenie we wniosku precyzyjnego wskazania terminu korzystania z urlopu opiekuńczego – co będzie jednocześnie informacją, czy pracownik zamierza skorzystać z urlopu w pełnym wymiarze czy też nie.

W praktyce może wystąpić problem z zastosowaniem instytucji odwołania pracownika z urlopu opiekuńczego na wzór możliwości odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Powstaje istotna w praktyce wątpliwość, czy pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu opiekuńczego – w szczególności gdy uzyska uzasadnione wątpliwości co do faktu osobistego sprawowania opieki lub wsparcia względem danej osoby z powodu poważnych względów medycznych. Odnosząc się do takiego problemu należy zauważyć, że przepisy regulujące problematykę urlopu opiekuńczego nie zawierają odesłania do instytucji odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Tym samym należy przyjąć, że w sytuacji gdy urlop opiekuńczy zostanie udzielony – pracodawca nie może swojej decyzji cofnąć.

Urlop opiekuńczy jest urlopem bezpłatnym, mimo że w przepisie art. 173¹ Kodeksu pracy wprost tego nie wskazano. Jak wynika z uzasadnienia projektu nowelizacji Kodeksu pracy, „Regulacja dotycząca urlopu opiekuńczego nie została umieszczona w rozdziale II w dziale VII Kodeksu pracy, który dotyczy urlopów bezpłatnych, ze względu na to, że inny jest cel urlopu opiekuńczego, ograniczony jego wymiar oraz odrębne są zasady jego udzielania. Za czas urlopu opiekuńczego pracownik nie zachowa prawa do wynagrodzenia. Jest to spójne z art. 80 Kodeksu pracy, zgodnie z którym wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią”.

Zatem przepis art. 173¹ Kodeksu pracy nie przewiduje zachowania prawa do wynagrodzenia za czas urlopu opiekuńczego (ani nie określa tego urlopu jako urlop płatny), z czego wynika, że jest to urlop bezpłatny.

Okres urlopu opiekuńczego wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Do pracownika korzystającego z tego urlopu stosujemy przepisy dotyczące ochrony przed zwolnieniem z pracy, a także przepisy o obowiązku dopuszczenia do pracy po zakończeniu tego urlopu i prawie do złożenia wniosku o elastyczną organizację czasu pracy wynikającą z art. 188¹ Kodeksu pracy.

17. Podsumowanie

1. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego.

2. Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, lub 26 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

3. Na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym pracodawca udziela nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.

4. Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

5. Niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pracodawca udziela do 30 września następnego roku kalendarzowego.

6. Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

7. Pracownik jest zobowiązany wykorzystać w okresie wypowiedzenia umowy o pracę przysługujący mu urlop wypoczynkowy, jeżeli pracodawca mu go udzieli.

8. Urlop opiekuńczy przysługuje w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym.

Przepisy dotyczące urlopów wypoczynkowych

O Autorach

Sebastian Kryczka – ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od ponad 20 lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy. Jest autorem wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych.

Mariusz Pigulski – ekspert i praktyk, zajmujący się od wielu lat prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej.