10 najczęściej występujących pytań o klasyfikację budżetową

Zastosowanie odpowiedniej podziałki klasyfikacji budżetowej - zarówno paragrafów dochodów, jak i wydatków - jest codziennym problemem wszystkich służb księgowo-finansowych jednostek sektora finansów publicznych. Do redakcji „Rachunkowości Budżetowej” wpływa bardzo dużo pytań związanych z prawidłową klasyfikacją dochodów i wydatków. Wybraliśmy dla Państwa 10 najczęściej pojawiających się problemów i wątpliwości.

1. W jakim paragrafie ująć zakup znaczków pocztowych

Zakup znaczków pocztowych to nic innego jak zakup usługi polegającej na wysłaniu listów, w związku z tym właściwy będzie tutaj § 430 „Zakup usług pozostałych”, zgodnie z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (dalej: rozporządzenie o klasyfikacji budżetowej).

Czasami można spotkać się z opinią, że zakupu znaczków należy dokonywać z § 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”, jednakże - w mojej ocenie - nie jest to prawidłowa klasyfikacja. Paragraf 421 służy do ewidencjonowania materiałów i towarów, a więc rzeczy materialnych. W celu dokonania prawidłowej klasyfikacji wydatku należy patrzeć na cel dokonywania tego wydatku. Celem zakupu znaczków pocztowych jest skorzystanie z usług świadczonych przez Pocztę Polską (wysłanie listu), a nie kolekcjonowanie znaczków pocztowych i traktowanie ich jako rzeczy.

Inaczej będzie w przypadku zakupu tzw. pocztowej książki nadawczej. Książka ta służy do dokumentowania liczby oraz rodzaju nadanych w danym dniu listów czy przesyłek. W związku z tym pocztową książkę nadawczą traktujemy jako rzecz i jej zakup należy zaklasyfikować do § 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”.

2. W jakim paragrafie ująć zakup biletów komunikacji miejskiej

Zakup biletów komunikacji miejskiej to - podobnie jak w przypadku zakupu znaczków pocztowych - zakup usługi przejazdu środkami transportu publicznego, a więc prawidłowy będzie tutaj § 430 „Zakup usług pozostałych”, zgodnie z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia o klasyfikacji budżetowej.

3. W jakim paragrafie ująć zakup pieczątek

Prawidłowa klasyfikacja budżetowa zakupu pieczątek będzie zależała od rodzaju pieczątki, który mamy zamiar kupić:

• gotowa pieczątka - zakup pieczątki o typowej treści (np. kopia, oryginał, sprawdzono pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym) nie wymaga wykonania dodatkowej usługi, w związku z tym prawidłowy będzie § 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”,
• pieczątka na zamówienie - wykonanie pieczątki zawierającej konkretne (unikatowe) dane, np. imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, wymaga wykonania na naszą rzecz konkretnej usługi, a więc prawidłowy będzie tutaj § 430 „Zakup usług pozostałych”.

4. W jakim paragrafie ująć wydatek na abonament RTV

Zgodnie z art. 2 ust. 1 i 2 ustawy z 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych za używanie odbiorników radiofonicznych oraz telewizyjnych pobiera się opłaty abonamentowe. W związku z tym wydatek z tytułu opłaty za abonament RTV należy ująć w § 443 „Różne opłaty i składki”. Zgodnie z opisem do tego paragrafu zawartym w załączniku nr 4 do rozporządzenia o klasyfikacji budżetowej, § 443 obejmuje różnego rodzaju płatności oraz składki, m.in. na:

• opłaty za ubezpieczenia samochodów i innych pojazdów (łącznie z kierowcą i pasażerami),

• opłaty za patenty krajowe,
• opłaty za patent europejski,
• opłaty za zgłaszane wynalazki,
• składki na rzecz stowarzyszeń krajowych
• różne ubezpieczenia rzeczowe.

Jak wynika z przytoczonych przykładów, zawartych w rozporządzeniu o klasyfikacji budżetowej, w paragrafie tym należy ujmować wszelkiego rodzaju opłaty i składki, których obowiązek zapłaty wynika z przepisów prawa i nie można ich ująć w innych przeznaczonych do tego paragrafach.

Niekiedy można spotkać się ze stanowiskiem, że abonament RTV należy wydatkować z § 430 „Zakup usług pozostałych”. Wydaje się jednak, że autorom tego typu stanowisk bardziej chodziło o opłatę dla dostawców telewizji kablowej, która także nazywana jest opłatą abonamentową. Jednakże obowiązek zapłaty dla dostawców telewizji kablowej nie wynika wprost z przepisów prawa, a jego podstawą jest umowa zawarta w ustawie z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny.

5. Czy ubezpieczenie samochodu asenizacyjnego to koszt rozdziału usługowego

Tak, wydatek taki należy ująć w odpowiednim rozdziale usługowym.

Pojęcie rozdziałów usługowych oraz rozdziałów podmiotowych zostało wprowadzone do klasyfikacji budżetowej rozporządzeniem Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 26 lipca 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (dalej: rozporządzenie zmieniające).

Rozporządzenie zmieniające wprowadziło System Monitorowania Usług Publicznych (SMUP). Określono rozdziały klasyfikacji budżetowej, które obejmują dochody i wydatki na realizację zadań w ramach budżetów jednostek samorządu terytorialnego bezpośrednio związane ze świadczeniem usług publicznych (tzw. rozdziały usługowe) oraz sposób ujmowania w budżetach tych jednostek wydatków związanych z utrzymaniem stanowisk pracy w jednostce (tzw. rozdziały podmiotowe). Zgodnie z wprowadzonymi przepisami, wydatki te, co do zasady powinny być ewidencjonowane w każdej jednostce w całości w rozdziale właściwym dla tej jednostki. Przez wydatki związane z utrzymaniem stanowisk pracy rozumie się wszystkie wydatki, zarówno płacowe, jak i rzeczowe niezbędne do poniesienia w celu zorganizowania stanowisk pracy i zapewnienia wykonywania obowiązków przez pracowników zatrudnionych w jednostce.

Samochód asenizacyjny jest to pojazd ciężarowy służący do wywozu nieczystości ciekłych bezpośrednio z szamb bezodpływowych do punktów zlewnych, a więc jest to wysoce wyspecjalizowany sprzęt, służący do wykonywania ściśle określonych zadań. W związku z tym jednostka, która posiada tego typu samochody, ma w zakresie swoich zadań świadczenie tego typu usług. W związku z tym wszystkie koszty związane z utrzymaniem samochodu asenizacyjnego (w tym jego serwisowanie oraz ubezpieczenie) powinny być ujęte w odpowiednim rozdziale usługowym, zgodnie z koncepcją zawartą w systemie monitorowania usług publicznych.

6. W jakim paragrafie ująć wydatek na start dla nauczyciela

Jednorazowe świadczenie na start dla nauczyciela stażysty zostało wprowadzone w art. 53a ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (dalej: Karta Nauczyciela). Zgodnie z tym przepisem: Nauczyciel stażysta odbywający staż na stopień nauczyciela kontraktowego otrzymuje jednorazowe świadczenie na start w wysokości 1000 zł.

Jest to odrębna od wynagrodzenia osobowego dodatkowa gratyfikacja, która wynika z zawartego na podstawie Karty Nauczyciela stosunku pracy.

Zgodnie z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia o klasyfikacji budżetowej, właściwy będzie tutaj § 302 „Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń”.

7. Jakie wydatki należy ująć w § 419 „Nagrody konkursowe”

Zgodnie z objaśnieniami do § 419 „Nagrody konkursowe” zawartymi w załączniku nr 4 do rozporządzenia o klasyfikacji budżetowej, paragraf ten obejmuje nagrody dla osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych, w tym również na zakup nagród rzeczowych.

Ministerstwo Finansów w swoich wyjaśnieniach wskazało, że w paragrafie tym należy ujmować:

• wydatki ponoszone na nagrody na rzecz innych podmiotów - osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych (znak BP1.4102.7.9.1.2015.MNN),
• wydatki budżetowe związane z przekazaniem nagród rzeczowych i finansowych z tytułu konkursów za sportowe osiągnięcia dla dzieci i młodzieży szkolnej (znak BP1.4102.6.2015.KIM).

Paragraf 419 pojawił się w klasyfikacji budżetowej w roku 2015, wcześniej tego typu wydatki były klasyfikowane w § 304 „Nagrody o charakterze szczególnym niezaliczane do wynagrodzeń”. W związku z tym w niektórych jednostkach pojawił się problem klasyfikowania wydatków na zakup nagród rzeczowych przekazywanych uczestnikom konkursu. Stanowisko w tej sprawie zajęła Regionalna Izba Obrachunkowa w Kielcach (patrz: ORZECZNICTWO)

ORZECZNICTWO

Objaśnienia do paragrafu 419 „Nagrody konkursowe” zawierają jedynie wskazanie, komu może być przyznana nagroda, a mianowicie osobom fizycznym, osobom prawnym lub innym jednostkom organizacyjnym. Z uwagi na to, że wydatki z tytułu „nagród konkursowych” przed zmianą rozporządzenia ujęte były w objaśnieniach do paragrafu 304 „Nagrody o charakterze szczególnym niezaliczone do wynagrodzeń” oraz z uwagi na brak w objaśnieniach wyszczególnienia rodzaju wydatków, Urząd (…) uważa, że wydatki ponoszone na zakup nagród przekazywanych uczestnikom konkursów w postaci rzeczowej należy klasyfikować zgodnie z treścią ekonomiczną ponoszonych wydatków, co oznacza, że np. zakup tabletów dla uczestników konkursów należy klasyfikować w paragrafie 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”. (…)

1. Zgodnie z treścią rozporządzenia, paragraf 304 jest zaliczany do świadczeń na rzecz osób fizycznych. Biorąc jednakże pod uwagę, że nagrody konkursowe mogą być przyznawane zarówno osobom fizycznym, jak i osobom prawnym, w celu umożliwienia jednolitego klasyfikowania nagród konkursowych bez względu na status prawny laureatów oraz uniknięcie wątpliwości interpretacyjnych zidentyfikowanych na podstawie dotychczasowych doświadczeń, wyodrębniono stosowny paragraf 419 „Nagrody konkursowe”.
2. Konkurs - publiczne przyrzeczenie nagrody za określoną czynność lub jej zaniechanie lub za najlepszy rezultat, spełniające przyrzeczone warunki, z określonym terminem ubiegania się przyrzeczoną nagrodę.
3. Rodzaje nagród:

• pieniężne,
• rzeczowe (wartościowy przedmiot),
• honorowe (dyplom, medal).

4. Tworząc nowy paragraf 419, nie określono, jakiego rodzaju nagrody konkursowe powinny być tam zaliczane.
5. Do paragrafu 421 „Zakup materiałówa. i wyposażenia” nie zaliczamy m.in. zakupów dóbr przekazywanych osobom fizycznym w ramach deputatów i innych świadczeń w naturze dokonywanych z wydatków osobowych,

Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Izby wydatki ponoszone na zakup nagród przekazywanych uczestnikom konkursów w postaci rzeczowej należy klasyfikować do paragrafu 419 „Nagrody konkursowe”.

Pismo Rio w Kielcach z 10 lutego 2015 r.,

znak WI-44/697/2015

8. W jakim paragrafie ująć zakup piachu do piaskownicy

Plac zabaw i znajdująca się na placu zabaw piaskownica to centralny punkt każdego przedszkola i jednocześnie ulubione miejsce zabaw przedszkolaków. Jednak przepisy nakładają na kierowników jednostek wymianę piachu tak, aby zapewnić dzieciom bezpieczne i higieniczne warunki do zabawy. Dla księgowych wymiana piachu to dodatkowy problem - w jakim paragrafie ująć wymianę piachu w piaskownicy. Zdania w tej kwestii są podzielone - można spotkać się z wydatkiem środków na zakup piachu w piaskownicy zarówno z § 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”, jak i z § 424 „Zakup pomocy dydaktycznych i książek”.

Jak wynika z objaśnień do § 424 „Zakup pomocy dydaktycznych i książek”, paragraf ten ma zastosowanie do zakupu środków dydaktycznych służących procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach i placówkach oświatowych oraz książek i zbiorów bibliotecznych.

Powszechnie wiadomo, że dzieci uczą się przez zabawę, jednak - w mojej ocenie - zabawa w piaskownicy nie ma cech nauki, w związku z tym wydatek na zakup piachu do piaskownicy nie powinien być potraktowany jako zakup pomocy dydaktycznych i właściwy tutaj powinien być § 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”.

Możemy także zastanowić się nad § 430 „Zakup usług pozostałych”. Paragraf ten mógłby mieć zastosowanie w omawianym przypadku, w sytuacji gdy na fakturze znalazłby się zapis: Wymiana piachu w piaskownicy.

9. Czy odszkodowanie to zawsze § 095 „Wpływy z tytułu kar i odszkodowań wynikających z umów”

Do klasyfikowania dochodów z tytułu odszkodowań możemy zastosować dwa paragrafy:

• § 095 „Wpływy z tytułu kar i odszkodowań wynikających z umów”,
• § 097 „Wpływy z różnych dochodów”.

Wybór prawidłowego paragrafu będzie zależał od tego, czy wypłacone odszkodowanie wynika z zawartej umowy, czy jest wypłacane nam jako poszkodowanym z tzw. polisy sprawcy.

Paragraf § 095 „Wpływy z tytułu kar i odszkodowań wynikających z umów” jest właściwy dla odszkodowań z tytułu zawartych umów, dotyczy m.in.:

• kar umownych (kar, które wynikają z zawartych umów, np. od wykonawców robót),
• odszkodowań z zawartej polisy ubezpieczeniowej,
• wpłat pochodzących od pracowników, którzy zawarli z zakładem pracy umowę o odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie.

Natomiast odszkodowania, które wpłyną do jednostki, ale nie są wynikiem zawartych umów, powinny być ujmowane w § 097 „Wpływy z różnych dochodów”. W paragrafie tym klasyfikujemy także odszkodowanie, które wpłacają rodzice za mienie zniszczone przez ich dzieci. Zgodnie z przepisami ustawy - Kodeks cywilny, dziecko do 13 roku życia nie odpowiada za wyrządzone przez siebie szkody. Dzieje się tak dlatego, że małoletni nie posiadają zdolności do czynności prawnych oraz nie można ich obarczyć winą. W związku z tym winę tę ponosi ustawowy opiekun dziecka, czyli najczęściej rodzic. Dlatego odszkodowanie, które wpłacają rodzice, wynika wprost z przepisów prawa, a nie z zawartej ze szkołą czy przedszkolem umowy, tak więc prawidłowy będzie tutaj § 097 „Wpływy z różnych dochodów”.

10. W jakim paragrafie powinien być zakwalifikowany wydatek na dystrybucję energii

Jeżeli jednostka ma podpisaną oddzielną umowę na zakup energii oraz na jej dystrybucję, wtedy na fakturze widnieją dwie odrębne pozycje:

• zakup energii,
• dystrybucja energii.

W takiej sytuacji, zgodnie z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia o klasyfikacji budżetowej, zakup energii powinno się ewidencjonować w § 426 „Zakup energii", zaś dystrybucję w § 430 „Zakup usług pozostałych".

Zgodnie z definicją podawaną przez słownik PWN, dystrybucja to podział lub rozprowadzenie towarów albo innych dóbr między sklepy, zakłady przemysłowe.

W związku z tym dystrybucję energii należy rozumieć jako usługę jej rozsyłania do odpowiednich odbiorców. Jeżeli mowa o usłudze, to właściwe zastosowanie znaleźć tutaj powinien § 430 „Zakup usług pozostałych”.

Jednakże Ministerstwo Finansów w swoich wyjaśnieniach nakazuje nam stosować § 426 „Zakup energii" jako właściwy zarówno do zapłaty za pobraną energię elektryczną, jak i świadczone usługi ich przesyłania i dystrybucji (w tym opłatę abonamentową) niezależnie od tego, czy objęte są one wspólną, czy oddzielną umową. Przedstawione stanowisko Ministerstwa Finansów nie znalazło jednak odzwierciedlenia w żadnej z kolejnych nowelizacji rozporządzenia o klasyfikacji budżetowej.

Podstawa prawna

• art. 2 ust. 1 i 2 ustawy z 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1689)

• art. 53a ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1762; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 935)

• załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 513)

• rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 26 lipca 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1832)

©℗

MAGDALENA GROTKIEWICZ

prawnik specjalizujący się w tematyce finansów publicznych, rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej, redaktor prowadzący dwutygodnik „Rachunkowość Budżetowa”