Plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie mają być przeprowadzone w danym roku finansowym

Wszystkie jednostki samorządu terytorialnego realizują swoje zadania w ramach określonych środków wynikających z uchwały budżetowej. Informacje o faktycznym wykonaniu budżetu mogą wskazywać im potencjalne ryzyka, które utrudniają jego prawidłowe wykonanie. Obrazują również, jak dana jednostka powinna zmierzać do optymalizacji zaplanowanych zadań. Dodatkowym instrumentem dla jednostek samorządu terytorialnego, który pomaga w planowaniu wydatków i ich dobrej realizacji, jest plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych.

Obowiązek sporządzenia planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych wynika z przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp). Plan postępowań jest funkcjonalnie związany z budżetem jednostki samorządu terytorialnego w kontekście dokonywanych wydatków. Ale dodatkowo pozostaje on dobrym źródłem informacji, pomagając zamawiającym realizować wpisaną w przepisy Pzp zasadę przejrzystości podejmowanych przez niego działań.

Podmioty zobowiązane do sporządzenia planu postępowań

Zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2 Pzp, oraz ich związki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony do tego organ, sporządzają plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym (zob. art. 23 ust. 1 Pzp).

Zgodnie z art. 9 ustawy o finansach publicznych do jednostek sektora finansów publicznych należą między innymi jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki.

Upublicznianie planu postępowań

Przepisy Pzp kładą duży nacisk na to, aby każdy zamawiający przygotowywał i przeprowadzał postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz w sposób zapewniający równe traktowanie wykonawców, a także w sposób przejrzysty i proporcjonalny. Realizacją zasady przejrzystości jest między innymi to, że plan ten jest upubliczniany – gdyż obowiązkowo zamieszcza się go w Biuletynie Zamówień Publicznych (na zasadach określonych w dziale III w rozdziale 2 ustawy Pzp) oraz na stronie internetowej zamawiającego. Takie ukształtowanie tego obowiązku pozwala na szeroki dostęp do informacji zawartych w planie i zabezpiecza potrzebę transparentności działań zamawiających. Plan zamieszczany jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Czas sporządzenia planu postępowań

Ustawodawca postanowił, że plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie zamawiający przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym, przygotowany ma być nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony do tego organ. W praktyce większość zamawiających sporządza go na początku roku, jednak są również tacy, którzy przygotowują plan nawet w drugiej połowie roku. Wynika to z faktycznego dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ zamawiającego. Ważne, by termin publikacji planu postępowań ustalać zgodnie przepisami ustawy Pzp, gdyż to bezpośrednio z nich wynika ten obowiązek.

Treść planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych

Zgodnie z art. 23 ust. 3 Pzp, każdy plan postępowań o udzielenie zamówień zawiera w szczególności informacje dotyczące:

1)przedmiotu zamówienia,

2)rodzaju zamówienia – według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi,

3)przewidywanego trybu albo procedury udzielenia zamówienia,

4)orientacyjnej wartości zamówienia,

5)przewidywanego terminu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.

W planie postępowań o udzielenie zamówień nie zamieszcza się natomiast informacji o zamówieniach o wartości poniżej 130 tys. zł – tych, dla których nie mają zastosowania przepisy ustawy Pzp. Z delegacji ustawowej wydane zostało również rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 18 grudnia 2020 r. w sprawie wzoru planu postępowań o udzielenie zamówień. Wynika z niego, że w planie zawarte mają być informacje dotyczące sporządzającego plan zamawiającego, takie jak:

•nazwa zamawiającego,

•jego krajowy numer identyfikacyjny (numer NIP lub REGON),

•adres,

•adres jego strony internetowej,

•adres poczty elektronicznej,

•numer telefonu oraz

•wskazanie rodzaju zamawiającego.

Dalej plan podzielono na zamówienia o wartości mniejszej niż progi unijne (z uwzględnieniem podziału na roboty budowlane, dostawy i usługi) oraz zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne (również z podziałem na roboty budowlane, dostawy i usługi). Podaje się w nim przedmiot zamówienia, przewidywany tryb albo procedurę zamówienia, orientacyjną wartość zamówienia i przewidywany termin wszczęcia postępowania. Jest miejsce na informacje dodatkowe oraz miejsce na informacje na temat jego aktualizacji.

Zamawiający zobligowany jest do opracowania planu zamówień zgodnie ze wzorem określonym w rozporządzeniu (załącznik do rozporządzenia). Zatem zamawiający nie mają możliwości korzystania z własnych wzorów, tak jak to miało miejsce w poprzednio obowiązującym porządku prawnym.

Obowiązek zachowania aktualności planu postępowań

Oprócz konieczności terminowego sporządzenia planu postępowań, oraz jego prawidłowego upublicznienia, zamawiający powinni pamiętać, że zgodnie z art. 23 ust. 4 Pzp mają oni obowiązek zapewniać aktualność planu. Dodatkowo, każdą aktualizację planu zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego.

W przepisach Pzp nie znajdziemy wyjaśnienia, jakie konkretnie informacje podlegają aktualizacji. Najbezpieczniej więc uznać, że aktualizacja planu następować będzie w każdym przypadku wprowadzenia modyfikacji w zakresie danych obligatoryjnych planu, tj. w przypadku:

•rozszerzenia albo ograniczenia zakresu zamówienia,

•zmiany trybu udzielenia zamówienia,

•zmiany orientacyjnej wartości zamówienia,

•zmiany przewidywanego terminu wszczęcia postępowania.

Analizując wymagania ustawodawcy należy dojść do wniosku, że zmiana w zakresie planowanej procedury udzielenia zamówienia – czyli zmiana progów lub trybu – również powinna jak najbardziej zostać ujawniona w zaktualizowanym planie.

Wyłączenie obowiązku zamieszczenia planu

Przepisy Pzp zawierają katalog wyłączający obowiązek zamieszczenia w planie pewnych kategorii zamówień. Nie zamieszcza się w nim bowiem informacji związanych z ochroną informacji niejawnych oraz tych, które dotyczą istotnego interesu bezpieczeństwa państwa. Pojęcie podstawowych interesów bezpieczeństwa państwa jest pojęciem prawa unijnego. Obejmuje ono zarówno bezpieczeństwo zewnętrzne, jak również bezpieczeństwo wewnętrzne państw członkowskich. W praktyce oznacza to, że zamówieniem dotykającym istotnego interesu bezpieczeństwa państwa będzie takie, które dotyczy suwerenności, niepodległości, nienaruszalności terytorium czy obronności państwa. Takie zamówienia nie będą ujęte w planie postępowań.

Czym jest plan postępowań o udzielenie zamówień dla innych podmiotów

Plan postępowań ma w swym założeniu pomagać zamawiającym, jednak jego rolą jest również upublicznienie zamierzeń zakupowych i przedstawienie ich wykonawcom, którzy mogą być zainteresowani ich realizacją. Z planu postępowań każdy może się dowiedzieć:

•jakie postępowania planuje wszcząć konkretny zamawiający,

•w jakim czasie planuje je wszczynać oraz

•jakie przewidziano na nie orientacyjne finansowanie.

Nie jest tak, że ujęcie zamówienia w planie powoduje konieczność jego realizacji. Plany zamawiających mogą się zmieniać. Jednak nie da się zaprzeczyć, że jest to narzędzie ułatwiające dostęp do zamierzeń zamawiających.

Na koniec można jeszcze wskazać, że zmiany budżetowe mające wpływ na te plany powinny być uwzględnione w ich aktualizacji. Zamawiający powinni dbać o transparentność swoich działań i ułatwiać wykonawcom dostęp do rynku zamówień publicznych. Plany postępowań są jednym z instrumentów służących takim celom.

Justyna Andała-Sępkowska