7. Dokumentacja obrotu kasowego

DOROTA ADAMEK-HYSKA

W kasie codziennie zachodzi wiele operacji gospodarczych i instrukcja kasowa powinna wyraźnie uregulować kwestię ich udokumentowania. Dokumenty kasowe stanowią podstawę zapisów księgowych i muszą w pierwszej kolejności spełniać wymogi art. 21 uor.

Zgodnie z uor, dowody księgowe można zakwalifikować jako:

l zewnętrzne obce - otrzymywane od kontrahentów,

l zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

l wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisu mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

l zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dokumentów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

l korygujące poprzednie zapisy,

l zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, dotyczące operacji bankowych z tytułu prowizji, oprocentowania środków na rachunkach bankowych itp.,

l rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

l oznaczenie rodzaju dowodu, np.: lista płac, KP, KW, faktura VAT,

l numer ewidencyjny dowodu,

l wskazanie stron (nazwy, adresu, NIP, PESEL) dokonujących operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

l przedmiot operacji oraz jej wartość, jeżeli zaś operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych - także jej ilościowe określenie,

l datę dokonania operacji, zaś gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

l określenie warunków płatności,

l podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

l stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, przez wskazanie miejsca księgowania, wskazanie kont, na których zapis powinien być dokonany (dekretacja), oraz opatrzenie dowodu własnoręcznym podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowody księgowe muszą być:

rzetelne - tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,