Jak przeprowadzić zapytanie ofertowe

Zamówieniem publicznym jest każda umowa odpłatna zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług. Dla zakwalifikowania danej czynności do kategorii zamówień publicznych ważne jest zatem istnienie elementu odpłatności. Zastąpienia słowa „zamówienie publiczne” innym określeniem nie zmieni jego charakteru prawnego. Nie oznacza to jednak, że każdy wydatek podlega regulacjom Prawa zamówień publicznych i musi być całościowo realizowany zgodnie z procedurami w niej określonymi. Niniejsze opracowanie przedstawia zasady wydatkowania finansów publicznych w ramach procedury zapytania ofertowego – jest to bowiem prostsza formuła dokonywania wydatków. Wskazujemy również, jakie przepisy powinno się respektować przy zamówieniach, które ze względu na swoją wartość nie wymagają przeprowadzenia postępowania w trybach ustalonych w Pzp. 

Głównym celem użycia zapytań ofertowych przez jednostki publiczne jest wyłonienie najlepszego dostawcy towaru lub wykonawcy usługi czy roboty budowlanej. Podmioty z sektora publicznego, w sytuacji, gdy dany wydatek nie podlega regulacjom Pzp, ustalają zasady zapytania ofertowego – uwzględniając inne niż Pzp regulacje prawne – mając jednocześnie pewną swobodę w redagowaniu jego reguł. Faktem pozostaje, że jeśli wartość zamówienia na to pozwala – i nie ma innych obostrzeń (na przykład w postaci wymogów wpisanych w umowę o dofinansowanie) – zamawiający ma prawo do tego, aby udzielić zamówienia bez żadnego trybu, bezpośrednio u wybranego wykonawcy. Jednak, aby nie narażać się na zarzuty kontroli (w tym te dotyczące naruszania dyscypliny finansów publicznych), zaleca się dokonywanie wszelkich zamówień w oparciu albo o zapisy regulaminu wewnętrznego, albo o zasady ustalone dla danego zapytania ofertowego – takie, które zapewnią równe traktowanie wykonawców i zabezpieczą uczciwą konkurencję składającym oferty. 

Istotne jest również, aby osiągnąć zamierzony cel, jakim ma być skuteczna realizacja zamówienia. Z tego względu warto pamiętać, aby prawidłowo przygotowane zapytanie ofertowe zawierało co najmniej oznaczenie podmiotu zamawiającego – w tym jego dane kontaktowe. Warto podać dodatkowe informacje, które pozwolą wykonawcom na zweryfikowanie wiarygodności zamawiającego. Ważną kwestią jest opisanie przedmiotu zapytania ofertowego w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, oraz wyczerpujące i klarowne wskazanie warunków realizacji zamówienia – w tym terminu realizacji, miejsca, okresu trwania i innych elementów, które mogą mieć wpływ na ocenę złożonej oferty.