W jakiej formie kierownik USC może odmówić wpisania adnotacji o rozwodzie orzeczonym przez sąd zagraniczny

Do naszego urzędu stanu cywilnego wpłynął wniosek o wpisanie do aktu małżeństwa adnotacji o prawomocnym rozwiązaniu małżeństwa przez rozwód orzeczony przez sąd amerykański. Po analizie przedstawionych dokumentów stwierdziliśmy, że nie są spełnione przesłanki z art. 1146 § 1 pkt 3 i 4 k.p.c., ponieważ pozwanej stronie nie doręczono należycie pisma wszczynającego postępowanie. Wydaliśmy decyzję administracyjną odmawiającą dokonania wpisu adnotacji. Czy właściwie postąpiliśmy wydając decyzję administracyjną w tej sprawie?