Mechanizmy zapobiegania i wykrywania defraudacji środków pieniężnych z kas i rachunków bankowych

Gotówka znajdująca się w kasie i na rachunkach bankowych jednostki organizacyjnej stanowi element majątku najbardziej podatny na defraudację ze względu na:

● stosunkową łatwość w uzyskaniu do niej dostępu przez pracowników jednostki zatrudnionych na różnych szczeblach organizacyjnych jednostki,

● łatwość w wyniesieniu (przekazaniu) poza jednostkę,

● możliwość długotrwałego ukrywania faktu zagarnięcia gotówki poprzez fałszowanie dowodów źródłowych i ewidencji księgowej,

● największą przydatność.

1. Defraudacja i kradzież gotówki przechowywanej w kasie

Najbardziej narażone na defraudację i kradzież są środki pieniężne przechowywane w kasie, ze względu na bezpośredni dostęp pracowników jednostki do gotówki. W tym przypadku sprzeniewierzenia mogą dokonać:

● pracownik pełniący funkcję kasjera jednostki,

● pracownicy odpowiedzialni za transport gotówki do/z banku,

● kierownictwo jednostki oraz pracownicy różnego szczebla upoważnieni do wydawania (wykonywania) dyspozycji środkami pieniężnymi w porozumieniu lub za milczącym przyzwoleniem kasjera,

● inni pracownicy jednostki wykorzystujący fakt nieprzestrzegania przez kasjera (konwojenta) zasad ochrony wartości pieniężnych.

1.1. Defraudacja środków pieniężnych przez kasjera

Kasjer jako pracownik jednostki mający bezpośredni dostęp do gotówki jest osobą, z którą łączone jest największe ryzyko defraudacji. Do zmniejszania tego ryzyka mogą służyć pracodawcy przepisy zawarte w art. 124 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.) odnoszące się do zasad odpowiedzialności pracownika za pieniądze powierzone mu z obowiązkiem wyliczenia się. Pracownik, który na podstawie tego przepisu przyjął na siebie odpowiedzialność materialną za powierzone mu walory przechowywane w kasie (oprócz gotówki mogą to być też np. papiery wartościowe, kruszce, bony towarowe), odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Przepis ten jest korzystny z punktu widzenia pracodawcy, ponieważ nie musi on dowodzić, że niedobory kasowe powstały z winy kasjera, natomiast kasjera powinno to powstrzymywać przed dokonaniem defraudacji z tego prostego powodu, że i tak to on zostanie w całości obciążony z tytułu manka stwierdzonego w kasie. Kasjer może się uwolnić od poniesienia odpowiedzialności materialnej za wykryte niedobory kasowe jedynie wtedy, jeśli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.