Dokumentowanie spraw elektronicznych
W administracji samorządowej 44% urzędów stosuje wyłącznie papierowy obieg dokumentacji, a 55% urzędów - mieszany, obejmujący zarówno dokumentację papierową, jak i elektroniczną. W administracji szczebla rządowego odsetki te wynoszą odpowiednio 24% i 69%, natomiast 7% tych urzędów stosuje wyłącznie elektroniczny obieg dokumentów. Przybywa urzędów, które korzystają z systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją - w 2012 roku stanowiły one 46% wszystkich urzędów (rok wcześniej 41%).
Bez względu na fakt, czy urzędy wykorzystują system EZD (elektronicznego zarządzania dokumentacją) do dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, w których przyjęto wniosek elektroniczny, np. przez elektroniczną skrzynkę podawczą, czy też wysłano dokument elektroniczny, sprawy te muszą być dokumentowane.
Wnoszenie dokumentów elektronicznych do urzędu
Sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi wniesionymi do podmiotu reguluje Instrukcja kancelaryjna. Przewiduje ona trzy tryby przekazania przesyłek:
1) przekazane pocztą elektroniczną,
2) przekazane na ESP,
3) przekazane na informatycznym nośniku danych.
Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną
Poczta elektroniczna jest środkiem najczęściej wykorzystywanym do elektronicznej komunikacji. Należy jednak zwrócić uwagę, że może być ona wykorzystywana w sprawach odformalizowanych - niewymagających np. potwierdzenia wniesienia podania. Również w przypadku, w którym:
POTRZEBUJESZ POMOCY?