Dokumentowanie zużycia materiałów odpisywanych bezpośrednio w koszty

Kierownik jednostki budżetowej podjął decyzję o spisywaniu wartości zakupionych materiałów biurowych bezpośrednio w koszty. Na fakturach dotyczących ich zakupu zamieszczany był opis merytoryczny: "zakupiono zgodnie ze zgłoszonymi potrzebami działów (nazwa), wydatki mieszczą się w planie jednostki i są uzasadnione pod względem celowości i gospodarności", jednak audytor zakwestionował te zapisy jako niewystarczające. Jak w takim razie powinno wyglądać prawidłowe udokumentowanie takich zakupów i ich wydanie do użytkowania?