Dokumentacja płacowa

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Na listach płac pracodawca musi wskazać wszystkie składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi do wypłaty w danym miesiącu (wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w porze nocnej, premię, wynagrodzenie urlopowe itd.). Obecnie pracodawcy nie mają problemów z prowadzeniem list płac w związku z dostępnością wielu programów informatycznych w tym zakresie. Należy jednak pamiętać, że program ten musi umożliwiać pracodawcy dokonanie wydruku indywidualnych kart wypłacanego wynagrodzenia. W przypadku gdy pracodawca wypłaca wynagrodzenia dla pracowników przelewami na ich indywidualne konta bankowe, nie musi żądać od pracowników podpisywania list płac. Potwierdzenie przelewu wynagrodzenia widoczne na koncie pracodawcy jest wystarczającym dowodem w tym zakresie. Jeżeli jednak pracodawca wypłaca pracownikom wynagrodzenia do ręki, to każdorazowo musi żądać od pracownika potwierdzenia tego faktu podpisem na liście płac. Warto również, aby do celów dowodowych pracodawca żądał od pracowników wskazania daty odbioru tego wynagrodzenia.