Jak rozliczyć pobyt udziałowca z zagranicy

Chciałam dowiedzieć się, jak powinniśmy rozliczyć używanie samochodu służbowego i telefony, przez okres około 2 tygodni przez osobę zagraniczną? Nasz udziałowiec z Wielkiej Brytanii deleguje do naszej firmy doradcę na okres około 2 tygodni. W czasie pobytu tej osoby mamy udostępnić jej samochodów i telefon. Pozostałe koszty ponosi udziałowiec. Jak powinniśmy rozliczyć pobyć tego doradcy w naszej firmie?