Komentarz do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

● sytuacje przewidziane przepisami prawa pracy, które uniemożliwią pracownikowi stawienie się w zakładzie pracy, np. choroba pracownika i korzystanie ze zwolnienia lekarskiego, konieczność sprawowania opieki na chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, nieprzewidziane zamknięcie żłobka i konieczność zapewnienia opieki dziecku do 8 lat,

● przypadki niemożności wykonywania przez pracownika pracy z powodów przez niego wskazanych, niewystępujące w przepisach prawa pracy, które pracodawca uznaje za uzasadniające nieobecność pracownika w pracy, np. paraliż komunikacyjny, uczestniczenie w wypadku samochodowym, zdarzenia losowe związane z zalaniem mieszkania lub kradzieżą w domu pracownika.

Obowiązek niezwłocznego zawiadomienia o nieobecności

Co do zasady, pracownik powinien, jeżeli jest to możliwe, uprzedzić pracodawcę o przewidywanym terminie i o planowanym okresie nieobecności w pracy. Może to dotyczyć sytuacji, kiedy pracownik ma np. zaplanowaną operację i wie, że po pobycie w szpitalu prawdopodobnie nie będzie zdolny do pracy przez miesiąc.

W razie zaistnienia sytuacji uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Pracownik niezwłocznie (czyli bez zbędnej zwłoki) powinien więc zgłosić pracodawcy powód swojej nieobecności. Jeśli nie ma przeszkód w dokonaniu zawiadomienia, powinien to zrobić najpóźniej drugiego dnia nieobecności.

UWAGA!

Pracodawca może wprowadzić w firmie dodatkowy sposób zawiadamiania o nieobecności w pracy, np. e-mailem.

Pracownik zawiadamia o swojej nieobecności w pracy osobiście lub przez inną osobę - telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. Za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Skoro o dacie zawiadomienia decyduje data stempla pocztowego i pracodawca w praktyce zapozna się z informacją kilka dni później, to należy uznać, że taka informacja może zostać przekazana pracodawcy drogą elektroniczną także do końca drugiego dnia, np. e-mail może być wysłany o godz. 23.20, mimo iż jest jasne, że pracodawca zapozna się z zawiadomieniem dopiero w następnym dniu pracy.

Ponadto nie ma przeszkód prawnych, aby przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy określiły inny sposób zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy (np. SMS-em, e-mailem). Przepisy wewnątrzzakładowe nie mogą być jednak mniej korzystne dla pracownika niż przepisy tego rozporządzenia.

Niemożność niezwłocznego powiadomienia o nieobecności

Warto zwrócić uwagę, że w praktyce mogą zdarzyć się przypadki, gdy niezwłoczne powiadomienie nie będzie możliwe z przyczyn obiektywnych, np. pracownik w drodze do pracy ulegnie wypadkowi komunikacyjnemu i znajdzie się nieprzytomny w szpitalu na oddziale intensywnej terapii albo będzie obłożnie chory sam w domu bez możliwości zawiadomienia pracodawcy o powodzie nieobecności. Wówczas niedotrzymanie terminu zawiadomienia pracodawcy może być usprawiedliwione. Jednak niezwłocznie po ustaniu przyczyn uniemożliwiających terminowe zawiadomienie pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności i nie później niż w ciągu 2 dni od ustania tych przyczyn pracownik musi dopełnić tego obowiązku. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 4 grudnia 1997 r. (I PKN 416/97, OSNP 1998/20/596), stwierdzając, że: "(...) pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia. Nieusprawiedliwienie w terminie nieobecności w pracy i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia stanowią odmienne rodzajowo naruszenia obowiązków pracowniczych". Ponadto w wyroku z 4 sierpnia 1999 r. (I PKN 126/99, OSNP 2000/20/752) SN orzekł, że: "(...) pracownik nie narusza w sposób ciężki podstawowych obowiązków pracowniczych, jeżeli po jego stronie występują okoliczności usprawiedliwiające nieobecność w pracy, a dopuszcza się on jedynie uchybień w formalnym usprawiedliwieniu tej nieobecności".

Nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy może skutkować negatywnymi konsekwencjami, w szczególności nałożeniem na pracownika kary porządkowej za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy (art. 108 Kodeksu pracy) lub nawet zwolnieniem dyscyplinarnym (art. 52 Kodeksu pracy). Jak wynika bowiem z wyroku Sądu Najwyższego z 28 września 1981 r. (I PRN 57/81, niepubl.): "(...) nawet jednorazowa nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy - w zależności od okoliczności konkretnego przypadku - może stanowić ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.)".

Dowody usprawiedliwiające nieobecność

Przepis § 3 komentowanego rozporządzenia wymienia dowody usprawiedliwiające nieobecności pracownika w pracy. W przypadku gdy usprawiedliwienie nieobecności następuje w drodze zawiadomienia, jest ono dokonywane pod warunkiem zawieszającym, tj. do dnia dostarczenia dowodu.

Dowody usprawiedliwiające nieobecności pracownika w pracy zostały określone przepisami prawa lub mogą być określone przez pracodawcę w przepisach wewnątrzzakładowych w odniesieniu do nieobecności spowodowanych przyczynami określonymi w rozporządzeniu w sposób ogólny lub nieokreślonymi w ogóle.

Zaświadczenie lekarskie

Najczęstszą przyczyną nieobecności w pracy jest choroba pracownika. Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy z tego powodu jest zaświadczenie lekarskie wystawione na druku ZUS ZLA lub wydruk e-ZLA. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 20 października 1998 r. (I PKN 397/98, OSNP 1999/23/747): "(...) stwierdzona orzeczeniem lekarskim czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby usprawiedliwia z mocy prawa nieobecność w pracy, a pracownik jest tylko obowiązany zawiadomić pracodawcę najpóźniej w drugim dniu nieobecności o jej przyczynie i przewidywanym czasie trwania. Przedłożenie pracodawcy odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego jest dowodem zaistnienia zdarzenia podanego w zaświadczeniu".

Pracodawca nie ma prawa podważenia faktów stwierdzonych przez lekarza w zaświadczeniu ZUS ZLA (e-ZLA). Kontrolę w tym zakresie wykonują lekarze orzecznicy ZUS. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 26 stycznia 2000 r. (I PKN 493/99, OSNP 2001/11/384): "(...) zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy z powodu choroby pracownika jest środkiem dowodowym podlegającym ocenie sądu". W uzasadnieniu SN zwrócił uwagę, że: "(...) dla uznania, czy nieobecność w pracy jest usprawiedliwiona czy nie, istotne jest to, czy pracownik jest w danym dniu rzeczywiście chory czy nie, natomiast zaświadczenie lekarskie jest tylko środkiem, który służy udowodnieniu, że nieobecność w pracy jest usprawiedliwiona; środek ten może zostać podważony, ale gdy nie zostanie to skutecznie uczynione, to należy przyjąć, że nieobecność stwierdzona zaświadczeniem lekarskim jest nieobecnością usprawiedliwioną".

Od 1 stycznia 2016 r. obowiązują przepisy nowelizujące ustawę z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, które wprowadziły tzw. e-zwolnienia lekarskie. Zmiany polegają m.in. na zniesieniu obowiązku dostarczania płatnikowi składek (pracodawcy) papierowych zwolnień lekarskich przez ubezpieczonego (pracownika). Zwolnienia lekarskie mogą być teraz wystawiane w formie elektronicznej i uwierzytelniane za pomocą certyfikatu z ZUS, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. Natomiast ZUS udostępnia płatnikowi składek (pracodawcy) zgłaszającemu co najmniej 5 osób do ubezpieczenia chorobowego zaświadczenia wystawione ubezpieczonym (pracownikom), na utworzonym przez niego profilu. Jeżeli płatnik (pracodawca) nie ma obowiązku tworzenia profilu, powinien poinformować pracownika o tym fakcie i pracownik ten będzie dostarczał zwolnienia lekarskie wydrukowane przez lekarza z systemu teleinformatycznego. Zwolnienia lekarskie w dotychczasowej formie (dokumentu papierowego) będą wystawiane do 30 czerwca 2018 r. Pomimo nowych zasad wystawiania zaświadczeń lekarskich pracownik nadal będzie zobowiązany do informowania pracodawcy o swojej nieobecności najpóźniej drugiego dnia nieobecności. Zmienia się tylko zasada dokumentowania nieobecności związanej z chorobą pracownika.

Decyzja inspektora sanitarnego

Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność pracownika w pracy jest także decyzja wydana przez właściwego państwowego inspektora sanitarnego zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych - w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami. Państwowy powiatowy inspektor sanitarny lub państwowy graniczny inspektor sanitarny może, w drodze decyzji, nałożyć określone ustawą obowiązki na osobę zakażoną lub chorą na chorobę zakaźną albo osobę podejrzaną o zakażenie lub chorobę zakaźną bądź osobę, która miała styczność ze źródłem biologicznego czynnika chorobotwórczego (art. 33 ust. 1 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi; j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 151). Chodzi tu m.in. o poddanie się przez osoby zakażone, chore na chorobę zakaźną lub będące nosicielami: zabiegom sanitarnym, szczepieniom ochronnym, badaniom sanitarno-epidemiologicznym, w tym również postępowaniu mającemu na celu pobranie lub dostarczenie materiału do tych badań, nadzorowi epidemiologicznemu, kwarantannie, leczeniu, hospitalizacji, izolacji czy zaniechaniu wykonywania prac, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

Oświadczenie pracownika o konieczności opieki nad zdrowym dzieckiem do 8 lat

Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest także oświadczenie pracownika. Pracownik składa pracodawcy oświadczenie w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez niego osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do 8 lat z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza. Taka sytuacja może wystąpić np. zimą, gdy są duże mrozy, w czasie epidemii różyczki w żłobku itp. W razie wątpliwości pracodawca może sprawdzić, np. telefonicznie, czy wskazane placówki faktycznie zostały zamknięte.

Natomiast w przypadku choroby niani lub dziennego opiekuna i konieczności zapewnienia dziecku opieki pracownik, aby usprawiedliwić nieobecność w pracy, składa pracodawcy oświadczenie w tej sprawie oraz kopię zaświadczenia lekarskiego wystawionego na druku ZUS ZLA lub otrzymany wydruk e-ZLA albo kopię zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku (np. na recepcie), stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna. Kopie tych zaświadczeń powinny być potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem. Wymóg przedkładania pracodawcy, oprócz oświadczenia pracownika, także kopii (wydruków) zaświadczeń lekarskich niani lub opiekuna dziennego jest związany z uprawnieniem pracownika do zasiłku opiekuńczego za okres sprawowania opieki nad dzieckiem i jednoczesnym brakiem innej możliwości sprawdzenia, czy złożone oświadczenie w sprawie choroby niani lub opiekuna dziennego faktycznie jest prawdziwe. Przepisy rozporządzenia nie zmieniły się w tym zakresie w związku z wprowadzeniem e-zwolnień lekarskich.

Wzór oświadczenia pracownika usprawiedliwiającego nieobecność w pracy z powodu choroby niani dziecka

Imienne wezwanie pracownika przez organ

Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest także imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej (np. urząd skarbowy) lub samorządu terytorialnego (np. gminę), sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie. Chodzi tu więc nie tylko o przedłożenie wezwania, ale także o potwierdzenie, że pracownik faktycznie stawił się na to wezwanie.

Oświadczenie pracownika o zakończeniu podróży służbowej w nocy

Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność pracownika w pracy jest oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających pracownikowi odpoczynek nocny.

Zgodnie ze stanowiskiem części ekspertów prawa pracy w omawianej sytuacji pracownik może usprawiedliwić taką nieobecności, która pozwala mu zachować 8 godzin odpoczynku. Zatem jeżeli pracownik wrócił z podróży służbowej o godz. 3.00, to jego nieobecność w pracy jest usprawiedliwiona tylko do godz. 11.00. Jednak w tej kwestii prezentowane jest odmienne stanowisko, zgodnie z którym w takiej sytuacji pracownikowi przysługuje cały dzień wolny.

PRZYKŁAD

Pracownik był w podróży służbowej w poniedziałek. Wrócił z podróży do domu we wtorek o godz. 3.00 i tego dnia powinien stawić się w pracy o godz. 8.00. W tym przypadku od powrotu z podróży do rozkładowej godziny rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin. Jeżeli więc pracownik będzie chciał skorzystać w tym dniu z dnia wolnego od pracy, będzie miał usprawiedliwioną nieobecność w pracy.

Przykład oświadczenia pracownika usprawiedliwiającego nieobecność w pracy z powodu późnego zakończenia podróży służbowej

Przepisy Kodeksu pracy przewidują dla pracowników minimum 11-godzinny odpoczynek dobowy. Ponieważ Kodeks pracy, w którym został uregulowany odpoczynek dobowy, jest aktem wyższego rzędu niż komentowane rozporządzenie, z którego wynika 8-godzinny odpoczynek nocny, pracownik powinien mieć zapewnionych po podróży 11 godzin odpoczynku. Jednak samodzielnie może skorzystać tylko z takiego wypoczynku, aby zapewnić sobie wolne przez 8 godzin. Na dłuższy, 11-godzinny odpoczynek po podróży musi mieć zgodę pracodawcy.

Zwolnienia od pracy

Zwolnienia od pracy przysługują pracownikowi na podstawie przepisów prawa pracy, w tym na podstawie Kodeksu pracy oraz komentowanego rozporządzenia. Można tu wymienić np. zwolnienie od pracy w okresie wypowiedzenia na poszukiwanie pracy (art. 37 Kodeksu pracy), zwolnienie ciężarnej pracownicy na badania lekarskie (art. 185 § 2 Kodeksu pracy), dni lub godziny opieki nad dzieckiem do lat 14 (art. 188 Kodeksu pracy), zwolnienie od pracy na przeprowadzenie okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 Kodeksu pracy).

Zwolnienia od pracy mogą wynikać także z innych przepisów prawa, np. z art. 25 ust. 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881), zgodnie z którym pracownik ma prawo do zwolnienia od pracy zawodowej z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z jego funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli czynność ta nie może być wykonana w czasie wolnym od pracy.

Jednocześnie nie ma przeszkód prawnych, aby pracodawca na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych przyznał pracownikom prawo do innych zwolnień niż powszechnie obowiązujące, które będą udzielane na zasadach nie mniej korzystnych niż przewidziane w Kodeksie pracy.

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi nielimitowanego przepisami komentowanego rozporządzenia zwolnienia od pracy, jeżeli pracownik otrzymał wezwanie od organu właściwego w sprawach powszechnego obowiązku obrony. Przykładowo pracownik może zostać wezwany do odbycia przeszkolenia na obozie szkoleniowym lub ćwiczeń w obronie cywilnej. Osoby powołane do zasadniczej służby w obronie cywilnej są bowiem zobowiązane zgłosić się do tej służby w terminie i miejscu określonych w karcie powołania (art. 144 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej; j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1430 ze zm.). Dniem powołania do zasadniczej służby w obronie cywilnej jest określony w karcie powołania dzień stawienia się do tej służby. W takim przypadku karta powołania jest dowodem stanowiącym podstawę udzielenia pracownikowi zwolnienia od pracy na cały czas szkolenia lub ćwiczeń.

W przypadku wezwania pracownika do stawienia się przed organem administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądem, prokuraturą, policją albo organem prowadzącym postępowanie w sprawach o wykroczenia zwolnienie od pracy także nie jest limitowane i obejmuje czas niezbędny do stawienia się przed wzywającym organem i załatwienia sprawy. Czas ten będzie zatem obejmował nie tylko samo stawienie się przed organem, ale także czas potrzebny na dojazd do instytucji wzywającej pracownika oraz czas dojazdu z powrotem do zakładu pracy. Aby uzyskać zwolnienie od pracy, pracownik powinien przedłożyć pracodawcy wezwanie określające konieczność stawienia się przed danym organem w godzinach przypadających w czasie grafikowych godzin pracy tego pracownika.

Sąd Najwyższy w wyroku z 23 stycznia 1998 r. (I PKN 500/97, OSNP 1999/1/14) uznał, że: "(...) pozostanie pracownika w sądzie jako świadka po złożeniu zeznań na żądanie pełnomocnika procesowego w celu złożenia uzupełniających zeznań lub konfrontacji z innymi świadkami jest okolicznością usprawiedliwiającą jego nieobecność w zakładzie pracy w związku z wezwaniem do sądu, a tym samym wyłączającą przypisanie mu winy i stosowanie wobec niego kary porządkowej (art. 108 i art. 111 k.p.)".

UWAGA!

Pracownik wezwany do wykonywania czynności biegłego może skorzystać maksymalnie z 6 dni wolnego w ciągu roku kalendarzowego.

Jeżeli pracownik zostanie wezwany w celu wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym, pracodawca jest zobowiązany udzielić mu takich zwolnień od pracy maksymalnie na 6 dni w roku kalendarzowym (wykorzystanych przez pracownika łącznie lub po jednym dniu). Uzasadnieniem wprowadzenia limitu może być fakt, że o ile wezwania organów, o których mowa w przepisach § 5 (zwolnienie z powodu powszechnego obowiązku obrony) i § 6 (zwolnienie na wezwanie instytucji państwowych) komentowanego rozporządzenia, są raczej sporadyczne i mają charakter incydentalny, o tyle konieczność udzielania większej liczby zwolnień mogłaby okazać się kłopotliwa dla pracodawcy z punktu widzenia organizacji pracy.

W przypadku konieczności wzięcia przez pracownika udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze członka tej komisji lub jako strona albo świadek w postępowaniu pojednawczym pracodawca udziela pracownikowi zwolnienia od pracy na czas niezbędny do wzięcia udziału w tych postępowaniach. W praktyce oznacza to, że zwolnienie może obejmować zarówno cały dzień pracy, jak i jego część.

Pracownikowi przysługują zwolnienia od pracy na czas niezbędny do załatwienia określonych spraw lub wzięcia udziału w określonych przepisami akcjach. I tak np. zwolnienie od pracy przysługuje:

● członkowi ochotniczej straży pożarnej - na czas uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także - w wymiarze nieprzekraczającym łącznie 6 dni w ciągu roku kalendarzowego - na szkolenie pożarnicze,

● ratownikowi Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego (GOPR) - na czas akcji ratowniczej i wypoczynku,

● doraźnemu członkowi Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych (PKBWK) - na czas wyznaczenia do udziału w postępowaniu,

● członkowi Służby SAR - na czas akcji ratowniczej i wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu oraz na czas udziału w szkoleniach.

Zwolnienie pracownika od pracy w razie konieczności udziału w akcji ratowniczej następuje w trybie przyjętym przez służbę ratowniczą odpowiednią do organizowania takich akcji, natomiast w celu uczestniczenia w szkoleniu pożarniczym - na podstawie wniosku właściwej terytorialnie jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej.

UWAGA!

Pracodawca ma obowiązek zwolnić od pracy pracownika - dawcę krwi - na czas oznaczony w zaświadczeniu o oddaniu krwi wraz z doliczonym czasem na dojazd.

Zwolnienie od pracy obejmuje także czas wypoczynku pracownika, który ustaliła osoba kierująca akcją.

Zasłużonemu honorowemu dawcy krwi i honorowemu dawcy krwi przysługuje m.in. zwolnienie od pracy w dniu, w którym oddaje krew, a także na czas okresowego badania lekarskiego dawców krwi - na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Taka osoba ma prawo do zwrotu utraconego zarobku na zasadach wynikających z przepisów prawa pracy (art. 9 ust. 1 ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o publicznej służbie krwi; j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1371).

Zwolnienie od pracy obejmuje czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi, ale także czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy. W praktyce odbywa się to w taki sposób, że pracownik informuje pracodawcę o planowanym oddawaniu krwi lub przeprowadzaniu odpowiednich badań, co będzie się wiązać z jego nieobecnością w pracy. Natomiast stacja krwiodawstwa wystawia pracownikowi (już po oddaniu krwi) zaświadczenie, że danego dnia oddawał on honorowo krew. Zaświadczenie to pracownik przedkłada pracodawcy jako podstawę udzielenia mu zwolnienia od pracy.

W tym przypadku nie zawsze musi to być jednak cały dzień zwolnienia. Czas niezbędny na honorowe oddanie krwi może obejmować tylko część dnia lub określoną liczbę godzin, co powinno wynikać z zaświadczenia stacji krwiodawstwa. Pracodawca musi do tego czasu doliczyć czas dojazdu i powrotu do pracy.

Pracownikowi przysługuje limitowane zwolnienie od pracy na czas niezbędny do przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, w szkole wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej. Pracownik może uzyskać zwolnienie w wymiarze do 6 godzin tygodniowo lub w sumie 24 godzin miesięcznie (np. 3 dni po 8 godzin albo 2 dni po 12 godzin, jeżeli jest zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy).

Warto zwrócić uwagę, że Sąd Najwyższy w wyroku z 9 września 2004 r. (I PK 396/03, OSNP 2005/6/82) stwierdził, iż: "(...) odmowa udzielenia zwolnienia od pracy w celu prowadzenia szkolenia na kursie zawodowym nie jest poleceniem dotyczącym pracy, którego pracownik może nie wykonać z powodu sprzeczności z prawem (art. 100 § 1 k.p. i § 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy; Dz.U. Nr 60, poz. 281)". W uzasadnieniu do wyroku SN wskazał też, że: "(...) obowiązek ten nie jest bezwzględny i ciąży na pracodawcy pod warunkiem, że istnieje możliwość udzielenia urlopu pracownikowi w tym czasie. Obowiązek ten nie oznacza też, że to pracownik sam sobie może w takim przypadku udzielić zwolnienia, gdyż z powołanego przepisu wynika jednoznacznie, iż o udzieleniu zwolnienia decyduje pracodawca. W tej sytuacji jest jasne, że nieobecność w pracy pracownika, który nie stawia się do pracy, samodzielnie »udzielając« sobie zwolnienia, na które pracodawca w sposób wyraźny i niebudzący wątpliwości nie wyraził zgody, jest nieobecnością nieusprawiedliwioną, która może uzasadniać rozwiązanie stosunku pracy na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.".

Urlop okolicznościowy

Dni zwolnienia od pracy w związku np. z własnym ślubem, ślubem dziecka, pogrzebem matki lub ojca, nazywane potocznie "urlopem okolicznościowym", są udzielane przez pracodawcę w terminie wskazanym przez pracownika i powinny pokrywać się z datą zdarzenia, które jest przyczyną takiego zwolnienia, lub pozostawać w bliskim związku czasowym z tą datą. Zwolnienia te są udzielane w celu załatwienia formalności urzędowych i odbycia związanych ze zdarzeniem uroczystości rodzinnych.

Dokumentowanie prawa do urlopu okolicznościowego

Pracownik składa pracodawcy wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy, przedkładając do wglądu - na żądanie pracodawcy - stosowne dokumenty, np.: odpis aktu zgonu lub odpis aktu małżeństwa. Jeżeli korzysta z tego zwolnienia przed ślubem, składa oświadczenie o zamiarze wstąpienia w związek małżeński i dostarcza odpis aktu małżeństwa niezwłocznie po jego uzyskaniu. Podobnie w przypadku pogrzebu informuje, że zwolnienie wykorzysta na załatwienie formalności związanych z pochówkiem.

W razie sporu lub wątpliwości pracodawcy pracownik powinien udowodnić swoje prawo do zwolnienia od pracy. Ciężar udowodnienia faktu spoczywa w tym przypadku na osobie, która z tego faktu wywodzi skutki prawne (art. 300 Kodeksu pracy w zw. z art. 6 Kodeksu cywilnego).

W jakim czasie przysługuje zwolnienie

Przepisy nie wskazują konkretnej daty, w której powinno być udzielone zwolnienie od pracy, np. czy ma to być dzień ślubu czy dzień składania w urzędzie stanu cywilnego stosownych dokumentów. Udzielenie takiego zwolnienia musi mieć jednak bezpośredni związek z zawarciem związku małżeńskiego (dotyczy tylko ślubu cywilnego). Przykładowo do skorzystania z tego zwolnienia jest uprawniony pracownik, który przed dniem ślubu musi złożyć dokumenty w urzędzie stanu cywilnego albo już po ślubie odebrać akt małżeństwa z USC lub wziąć udział w uroczystościach rodzinnych czy po pogrzebie załatwić sprawy spadkowe u notariusza lub rozliczeniowe z zakładem pogrzebowym.

Jeżeli pracownik występuje do pracodawcy o udzielenie zwolnienia od pracy z powodu własnego ślubu lub pogrzebu bliskiej osoby w dużym odstępie czasowym od tego zdarzenia, to w praktyce przyjmuje się, że nie istnieje związek między zwolnieniem od pracy a samym zdarzeniem. To z kolei przemawia za brakiem podstaw do udzielenia tego zwolnienia. Omawiane zwolnienie od pracy jest zwolnieniem celowym. Jeśli zatem nie może zostać zrealizowany cel tzw. urlopu okolicznościowego, to nie ma podstaw do jego udzielenia.

Udzielanie zwolnienia od pracy

W sytuacji gdy zdarzenie losowe wymienione w komentowanym rozporządzeniu przypada w dniu dla pracownika rozkładowo wolnym od pracy (np. w niedzielę lub święto), pracodawca może udzielić zwolnienia od pracy także w dniach bezpośrednio poprzedzających lub następujących po takim dniu wolnym od pracy.

Urlopu okolicznościowego pracodawca udziela pracownikowi na cały dzień pracy, niezależnie od liczby godzin przypadających do przepracowania zgodnie z jego grafikiem i systemem czasu pracy, w jakim jest zatrudniony.

Wynagrodzenie za zwolnienie od pracy

Prawo pracownika do wynagrodzenia zostało zróżnicowane w zależności od rodzaju zwolnienia od pracy. Można je podzielić na dwie grupy. W przypadku pierwszej ma miejsce odesłanie do przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy, natomiast w przypadku drugiej - do ustaw szczególnych regulujących prawo do danego zwolnienia od pracy.

Za czas zwolnienia od pracy prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927) zachowuje pracownik:

● będący stroną lub świadkiem w postępowaniu pojednawczym (§ 8 zd. drugie rozporządzenia),

● przeprowadzający obowiązkowe badania lekarskie i szczepienia ochronne (§ 9 rozporządzenia),

● będący ratownikiem GOPR, uczestniczący w akcji ratunkowej (§ 11 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia),

● będący doraźnym członkiem PKBWK, prowadzący postępowanie (§ 11 ust. 1 pkt 2b rozporządzenia),

● oddający honorowo krew (§ 12 rozporządzenia) oraz

● korzystający z tzw. urlopu okolicznościowego (§ 15 rozporządzenia).

Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w  przeciętnej wysokości oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy (§ 5 rozporządzenia w sprawie ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy...).

W razie skorzystania przez pracownika ze zwolnienia od pracy w związku z powszechnym obowiązkiem obrony, na wezwanie instytucji państwowej, w celu wykonywania czynności biegłego, na wzięcie udziału w postępowaniu przed NIK oraz w związku z prowadzeniem działań ratowniczych przez członka ochotniczej straży pożarnej i na czas wykonywania świadczeń osobistych pracodawca wydaje zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu - w wysokości i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za czas zwolnienia. Przykładowo zgodnie z art. 200 ust. 1 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej na pracownika nałożono obowiązek świadczeń osobistych polegających na wykonywaniu różnego rodzaju prac doraźnych na rzecz przygotowania obrony państwa albo zwalczania klęsk żywiołowych i likwidacji ich skutków. W takim przypadku, zgodnie z rozporządzeniem, pracownik otrzymuje zwolnienie od pracy na czas niezbędny do załatwienia sprawy. Czas zwolnienia nie jest w tym przypadku limitowany.

Za wykonanie świadczenia osobistego przysługuje ryczałt godzinowy w wysokości 1/178 kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w grudniu roku poprzedniego, ustalanego na podstawie przepisów ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, za każdą godzinę czasu (art. 204 § 1 ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP). Jeżeli świadczenie osobiste jest wykonywane przez pracownika w czasie pracy i pracodawca nie wypłacił wynagrodzenia za czas pracy opuszczony z powodu świadczenia osobistego, osobie wykonującej świadczenie za opuszczony czas pracy przysługuje, zamiast ryczałtu, należność pieniężna w wysokości odpowiadającej utraconemu wynagrodzeniu za pracę. Należność tę wypłaca się na podstawie zaświadczenia pracodawcy.

Komentarz: Bożena Lenart

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, od wielu lat zajmuje się problematyką prawa pracy, autorka wielu publikacji z tej tematyki

Małgorzata Podgórska

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, od wielu lat zajmuje się problematyką prawa pracy, autorka wielu publikacji z tej tematyki