Na podstawie art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.W rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319) wprowadza się następujące zmiany:

1) w załączniku do rozporządzenia:

a) w spisie treści tytuł rozdziału III otrzymuje brzmienie:

„Przekazywanie korespondencji wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) oraz jego zastępcom”,

b) w § 3:

- pkt 6 otrzymuje brzmienie:

„6) kierownik urzędu - wójta (burmistrza, prezydenta miasta),”,

- pkt 11 otrzymuje brzmienie:

„11) organy gminy - radę gminy i wójta (burmistrza, prezydenta miasta) oraz zgromadzenie związku międzygminnego i zarząd związku międzygminnego,”,

- pkt 14 otrzymuje brzmienie:

„14) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem herbu gminy pośrodku (do czasu ustalenia herbu z polem niewypełnionym) i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym,”,

- pkt 21 otrzymuje brzmienie:

„21) sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna wójta (burmistrza, prezydenta miasta), jego zastępców lub kierowników wydziału urzędu gminy,”,

c) tytuł rozdziału III otrzymuje brzmienie:

„Przekazywanie korespondencji wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) oraz jego zastępcom”,

d) w § 7 uchyla się ust. 3,

e) w § 8 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję oraz, jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z rejestrów, rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio: kierownikowi urzędu lub zastępcom kierownika urzędu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym.”,

f) w § 9 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:

1) podlegającą załatwieniu przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu,

2) podlegającą załatwieniu przez wydziały.”,

g) w § 10:

- ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Kierownik urzędu lub jego zastępca, przeglądając korespondencję:

1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam,

2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe wydziały bądź stanowiska pracy. Wzór formularza poleceń kierownika urzędu określają załączniki nr 3a, 3b, 3c.”,

- w ust. 4 pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) mającą dyspozycję kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu,”,

h) § 15 otrzymuje brzmienie:

„§ 15. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach trzeciego i czwartego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.”,

i) w § 17 ust. 4 otrzymuje brzmienie:

„4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.”,

j) w § 21 w ust. 1 pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) rejestr uchwał rady gminy i zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta),”,

k) w § 29 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Zakres kompetencji kierownika urzędu i zastępców kierownika urzędu w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin organizacyjny urzędu.”,

l) w § 43 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Ogólne przepisy Instrukcji mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością rady gminy, innych organów kolegialnych powołanych przez radę gminy oraz wójta (burmistrza, prezydenta miasta), jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej.”,

m) § 45 otrzymuje brzmienie:

„§ 45. 1. Sprawy związane z organizacją sesji rady gminy i posiedzeń komisji rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

2. Protokoły sesji rady gminy, posiedzeń komisji, a także akty tych organów (uchwały, postanowienia, opinie itp.) sporządza się i ewidencjonuje według zasad ustalonych przez radę gminy.”,

n) w § 46 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Protokoły sesji są numerowane cyframi rzymskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr I/99, nr XXXII/2000 itp.), a protokoły komisji - cyframi arabskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr 1/99, nr 2/99, nr 35/2000).”,

o) w § 48 w ust. 1 pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) uchwał rady gminy i zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta),”

2) załącznik nr 3b do instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 1 do niniejszego rozporządzenia;

3) załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 2 do niniejszego rozporządzenia;

4) załącznik nr 6 do instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 3 do niniejszego rozporządzenia.

§ 2.Przewidziany w załączniku nr 4 do instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, w brzmieniu określonym w załączniku nr 2 do niniejszego rozporządzenia, sposób liczenia okresu przechowywania dokumentacji wydawanych dowodów osobistych (koperty dowodowe) ma zastosowanie także do ustalania okresu przechowywania takiej dokumentacji, dotyczącej osób zmarłych przed dniem 1 stycznia 2000 r.

§ 3.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załączniki do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 10 marca 2003 r. (poz. 636)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 3b do instrukcji kancelaryjnej
dla organów gminy i związków międzygminnych

Wzór formularza poleceń Burmistrza

Załącznik nr 2

Załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej dla organów
gminy i związków międzygminnych

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA ORGANÓW GMIN l ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH

Dokument w formacie MS Word (2,32MB)

Dokument w formacie ZIP (199kB)

Załącznik nr 3

Załącznik nr 6 do instrukcji kancelaryjnej dla organów
gminy i związków międzygminnych

WZORY BLANKIETÓW KORESPONDENCYJNYCH, PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH I PIECZĘCI DO PODPISU W ORGANACH SAMORZĄDU GMINY