Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. [Zakres regulacji] Rozporządzenie określa sposób i tryb prowadzenia przez syndyka akt, o których mowa w art. 491²⁴ ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe, zwanej dalej "ustawą", oraz zbioru dokumentów, o którym mowa w art. 491²⁴ ust. 2 ustawy, w tym stosowane urządzenia ewidencyjne, a także udostępniania tych akt oraz zbioru dokumentów.

§ 2.[Podmiot prowadzący urządzenie ewidencyjne w systemie teleinformatycznym] Syndyk prowadzi urządzenie ewidencyjne w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe, o którym mowa w art. 53 § 1a ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 2072 oraz z 2021 r. poz. 1080 i 1236), zwanym dalej "systemem teleinformatycznym", w postaci repertorium "GUp-s" dla spraw upadłościowych prowadzonych po ogłoszeniu upadłości na podstawie części trzeciej tytułu V ustawy.

§ 3. [Akta sprawy] Syndyk prowadzi akta, o których mowa w art. 491²⁴ ust. 1 ustawy, zwane dalej "aktami sprawy", w tym akta do zgłoszeń wierzytelności, oraz zbiór dokumentów odrębnie dla każdego upadłego.

Rozdział 2

Akta sprawy, w tym akta do zgłoszeń wierzytelności

§ 4.[Zakładanie akt sprawy] Akta sprawy, w tym akta do zgłoszeń wierzytelności, są zakładane w systemie teleinformatycznym z chwilą odnotowania w repertorium sądowym "GU" postanowienia o ogłoszeniu upadłości.

§ 5.[Oznaczenie akt sprawy w systemie teleinformatycznym] 1. Akta sprawy prowadzone przez syndyka oznacza się w systemie teleinformatycznym kodem ewidencyjnym "GUp-s" oraz dodaje się oznaczenie literowe "(of)".

2. Sygnatura akt sprawy prowadzonej przez syndyka składa się:

1) z kodu wydziału upadłościowego sądu, który ogłosił upadłość;

2) ze znaku łamania;

3) z oznaczenia kodu ewidencyjnego "GUp-s";

4) ze znaku łamania;

5) z numeru porządkowego sprawy wygenerowanego w repertorium "GUp-s" prowadzonym w systemie teleinformatycznym;

6) ze znaku łamania;

7) z czterech cyfr roku kalendarzowego, w którym zostały założone akta sprawy.

§ 6.[Dokumenty załączane do akt sprawy] 1. Do akt sprawy, w tym akt do zgłoszeń wierzytelności, załącza się pisma lub dokumenty otrzymane przez syndyka w toku postępowania upadłościowego, pisma wysłane przez syndyka w toku postępowania upadłościowego wraz z potwierdzeniem ich odbioru przez adresata oraz inne dokumenty utworzone przez syndyka w toku postępowania upadłościowego.

2. Do akt sprawy nie załącza się pism dotyczących czynności nadzorczych podejmowanych przez Ministra Sprawiedliwości na podstawie art. 20b ustawy z dnia 15 czerwca 2007 r. o licencji doradcy restrukturyzacyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 242 i 2320 oraz z 2021 r. poz. 1080), art. 37g § 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych oraz § 20 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1166).

3. Syndyk wprowadza treść pism, o których mowa w art. 491²⁴ ust. 2 ustawy, do akt sprawy, prowadzonych w systemie teleinformatycznym, z wykorzystaniem formularzy elektronicznych udostępnionych w systemie teleinformatycznym. Syndyk sporządza cyfrowe odwzorowanie dokumentu złożonego w postaci papierowej i załącza do akt sprawy.

§ 7.[Akta do zgłoszeń wierzytelności] 1. Akta do zgłoszeń wierzytelności składają się z odrębnych teczek prowadzonych dla każdego wierzyciela. W teczce prowadzonej dla danego wierzyciela prowadzi się odrębne zakładki dla każdego zgłoszenia dokonanego przez tego wierzyciela.

2. Zgłoszenie wierzytelności oraz wszelkie pisma i dokumenty, które dotyczą tego zgłoszenia wierzytelności, są zamieszczane w aktach do zgłoszeń wierzytelności w zakładce prowadzonej dla tego zgłoszenia wierzytelności.

3. Akta do zgłoszeń wierzytelności oznacza się w systemie teleinformatycznym kodem ewidencyjnym sprawy upadłościowej, dla której są zakładane, oraz symbolem "Zw".

§ 8.[Udostępnianie akt sprawy] 1. Akta sprawy, w tym akta do zgłoszeń wierzytelności, udostępnia się uczestnikom postępowania za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych.

2. Syndyk udostępnia akta sprawy, w tym akta do zgłoszeń wierzytelności, w biurze za pośrednictwem systemu teleinformatycznego osobom, o których mowa w ust. 1, po potwierdzeniu przez nie swojej tożsamości, a innym osobom również po dostatecznym usprawiedliwieniu potrzeby zapoznania się z tymi aktami, chyba że przepisy ustawy stanowią inaczej.

3. Udostępnienie akt sprawy, w tym akt do zgłoszeń wierzytelności, prowadzonych w systemie teleinformatycznym służbie nadzoru Ministra Sprawiedliwości następuje przez zgłoszenie przez tę służbę żądania wglądu do akt w systemie teleinformatycznym.

Rozdział 3

Zbiór dokumentów

§ 9.[Zbiór dokumentów dla pism i dokumentów papierowych] 1. Syndyk z chwilą otrzymania odpisu postanowienia o ogłoszeniu upadłości zakłada zbiór dokumentów dla pism i dokumentów papierowych.

2. Zbiór dokumentów umieszcza się w oddzielnej okładce oznaczonej sygnaturą sprawy prowadzonej przez syndyka w systemie teleinformatycznym.

3. Zbiór dokumentów rozpoczyna się od karty przeglądowej, na której są zamieszczane następujące dane:

1) sygnatura akt sprawy;

2) imię i nazwisko upadłego albo jego nazwa;

3) numer PESEL, a w przypadku jego braku - inne dane umożliwiające jednoznaczną identyfikację, w szczególności numer paszportu i oznaczenie państwa wystawiającego paszport albo numer karty pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej, albo zagraniczny numer identyfikacji lub identyfikacji podatkowej, a także numer identyfikacji podatkowej (NIP) upadłego, jeżeli upadły ma taki numer;

4) adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail upadłego i pełnomocnika upadłego, o ile pełnomocnik został ustanowiony;

5) data ogłoszenia upadłości;

6) data obwieszczenia o ogłoszeniu upadłości;

7) data uprawomocnienia się postanowienia o ogłoszeniu upadłości;

8) oznaczenie sądu, który ogłosił upadłość;

9) imię i nazwisko syndyka oraz informacja, czy syndyk posiada tytuł kwalifikowanego doradcy restrukturyzacyjnego, numer licencji doradcy restrukturyzacyjnego, a w przypadku spółek handlowych pełniących funkcję syndyka - nazwa spółki oraz jej numer w Krajowym Rejestrze Sądowym;

10) adres korespondencyjny, adres e-mail oraz numer telefonu syndyka;

11) spis pism wpływających do zbioru dokumentów w toku postępowania ze wskazaniem daty wpływu oraz karty, na której zamieszczono pismo w zbiorze dokumentów.

4. Kartę przeglądową, o której mowa w ust. 3, umieszcza się na początku każdego tomu zbioru dokumentów.

5. W przypadku zmiany danych zawartych na karcie przeglądowej, o której mowa w ust. 3, są one aktualizowane na bieżąco.

§ 10.[Pisma załączane do zbioru dokumentów] 1. Do zbioru dokumentów załącza się pisma, oświadczenia lub dokumenty papierowe otrzymane przez syndyka w toku postępowania upadłościowego, pisma papierowe wysłane przez syndyka w toku postępowania upadłościowego wraz z potwierdzeniem ich odbioru przez adresata oraz dokumenty utworzone przez syndyka w toku postępowania upadłościowego według daty ich wpływu lub utworzenia przez syndyka.

2. Koperty, w których nadesłano pisma, załącza się do zbioru dokumentów tylko wówczas, gdy data stempla pocztowego stanowi podstawę ustalenia terminu, z którego upływem wiążą się określone skutki procesowe.

3. Cyfrowe odwzorowanie koperty załącza się do akt sprawy prowadzonych w systemie teleinformatycznym.

4. Jeżeli pismo zostało złożone syndykowi lub osobie przez niego upoważnionej do rąk własnych, na piśmie umieszcza się adnotację o dacie jego złożenia.

§ 11.[Łączenie zbioru dokumentów prowadzonych w postaci papierowej] 1. Zbiór dokumentów prowadzonych w postaci papierowej łączy się w sposób zapewniający jego trwałość, kompletność i integralność. Poszczególne karty są numerowane na bieżąco.

2. O zmianie numeracji kart czyni się wzmiankę i podaje się przyczynę zmiany. Wzmiankę zamieszcza się na karcie, na której zmieniono numerację, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart - na pierwszej z nich.

3. Zbiór dokumentów, którego zawartość nie przekracza 200 kart, stanowi jeden tom. Na ostatniej stronie poświadcza się liczbę kart zawartych w tomie.

4. Po przekroczeniu 200 kart w zbiorze dokumentów zakłada się następny tom zbioru dokumentów w określonej sprawie, zachowując ciągłość numeracji kart. Na okładkach oznacza się cyfrą rzymską kolejne numery poszczególnych tomów.

5. Jeżeli zbiór dokumentów składa się z większej liczby tomów niż jeden tom, na okładce pierwszego tomu pod sygnaturą zamieszcza się informację o łącznej liczbie tomów w zbiorze dokumentów.

6. Po zakończeniu postępowania na wewnętrznej stronie tytułowej okładki zbioru dokumentów wpisuje się liczbę kart zawartych w zbiorze dokumentów.

§ 12.[Przechowywanie zbioru dokumentów w biurze] 1. Syndyk przechowuje zbiór dokumentów w biurze, do którego dostęp mają wyłącznie ten syndyk oraz osoby przez niego upoważnione. Syndyk informuje sąd o miejscu przechowywania zbioru dokumentów.

2. Syndyk udostępnia zbiór dokumentów służbie nadzoru Ministra Sprawiedliwości na jej wezwanie.

§ 13.[Przechowywanie weksli i czeków przedkładanych wraz ze zgłoszeniem wierzytelności] 1. Syndyk przechowuje weksle i czeki przedkładane wraz ze zgłoszeniem wierzytelności dokonanym w trybie art. 216aa ust. 1 ustawy lub na wezwanie syndyka w trybie art. 243 ust. 2 ustawy w biurze ze szczególną starannością, w miejscu mającym odpowiednie zabezpieczenia techniczne, które uniemożliwiają zniszczenie tych weksli i czeków lub ich usunięcie przez osoby do tego nieuprawnione.

2. Do zbioru dokumentów załącza się uwierzytelnione kopie dokumentów, o których mowa w ust. 1, z adnotacją o miejscu przechowywania oryginałów dokumentów.

3. Uwierzytelnienie dokumentu polega na sporządzeniu kopii dokumentu i potwierdzeniu zgodności tej kopii z oryginałem przez syndyka albo osobę przez niego upoważnioną, opatrzeniu datą uwierzytelnienia kopii dokumentu, wpisaniu numeru licencji syndyka oraz czytelnego imienia i nazwiska osoby dokonującej uwierzytelnienia.

§ 14.[Odpisy dokumentów ze zbioru dokumentów] Odpisy dokumentów ze zbioru dokumentów są odręcznie podpisane przez syndyka albo osobę przez niego upoważnioną i zawierają:

1) adnotację "odpis";

2) datę sporządzenia odpisu;

3) numer licencji syndyka;

4) czytelne imię i nazwisko osoby podpisującej odpis.

Rozdział 4

Repertorium dla akt "GUp-s"

§ 15.[Dane odnotowywane w repertorium "GUp-s"] W repertorium "GUp-s" odnotowuje się:

1) numer porządkowy sprawy;

2) datę założenia akt sprawy;

3) imię i nazwisko upadłego albo jego nazwę;

4) numer PESEL, a w przypadku jego braku - inne dane umożliwiające jednoznaczną identyfikację, w szczególności numer paszportu i oznaczenie państwa wystawiającego paszport albo numer karty pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej, albo zagraniczny numer identyfikacji lub identyfikacji podatkowej, a także NIP upadłego, jeżeli upadły ma taki numer;

5) imię i nazwisko syndyka oraz informację, czy syndyk posiada tytuł kwalifikowanego doradcy restrukturyzacyjnego, numer licencji doradcy restrukturyzacyjnego, a w przypadku spółek handlowych pełniących funkcję syndyka - nazwę spółki oraz jej numer w Krajowym Rejestrze Sądowym;

6) datę postanowienia o ogłoszeniu upadłości;

7) oznaczenie sądu, który ogłosił upadłość;

8) datę obwieszczenia o ogłoszeniu upadłości;

9) sygnaturę akt "GU" postępowania, w którym ogłoszono upadłość;

10) datę prawomocności postanowienia o ogłoszeniu upadłości;

11) datę postanowienia o zmianie sposobu prowadzenia postępowania, o którym mowa w art. 491⁵ ust. 2 ustawy;

12) datę i sygnaturę postanowienia sądu o uchyleniu postanowienia o ogłoszeniu upadłości oraz datę prawomocności tego postanowienia;

13) datę i sygnaturę postanowienia sądu o umorzeniu postępowania oraz datę prawomocności tego postanowienia;

14) datę i sygnaturę postanowienia sądu o zakończeniu postępowania oraz datę prawomocności tego postanowienia;

15) datę i sygnaturę postanowienia sądu i stopień umorzenia zobowiązań upadłego oraz datę prawomocności tego postanowienia;

16) datę i sygnaturę postanowienia o ustaleniu planu spłaty wierzycieli lub o umorzeniu zobowiązań bez ustalenia planu spłaty oraz datę prawomocności tego postanowienia;

17) datę i sygnaturę postanowienia o warunkowym umorzeniu zobowiązań bez ustalenia planu spłaty oraz datę prawomocności tego postanowienia;

18) datę i sygnaturę postanowienia o odmowie ustalenia planu spłaty oraz datę prawomocności tego postanowienia.

§ 16.[Numery porządkowe w repertorium "GUp-s"] W repertorium "GUp-s" zakreśla się numer porządkowy sprawy jako zakończonej w przypadkach, gdy sąd wydał prawomocne postanowienie:

1) o którym mowa w art. 491⁵ ust. 2 ustawy;

2) o umorzeniu postępowania;

3) o stwierdzeniu zakończenia postępowania;

4) o ustaleniu planu spłaty wierzycieli lub o umorzeniu zobowiązań bez ustalenia planu spłaty;

5) o warunkowym umorzeniu zobowiązań bez ustalenia planu spłaty;

6) o odmowie ustalenia planu spłaty;

7) o uchyleniu postępowania upadłościowego.

Rozdział 5

Przepis końcowy

§ 17.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2021 r.¹⁾