Instruktaż – Obieg dokumentów księgowych związanych z delegacjami pracowników

Kontrola zausterkowała prawidłowość i terminowość rozliczania delegacji przez pracowników jednostki, wskazując jako przyczynę nieustalenie obiegu dokumentów związanych z delegowaniem pracowników. Jak prawidłowo powinien być ustalony obieg dokumentów księgowych związanych z delegacjami?

Przedstawiamy podstawowy schemat obiegu dokumentów księgowych związanych z delegowaniem pracowników i rozliczaniem kosztów podróży służbowych. Schemat ten wprost można stosować w małych i średnich jednostkach organizacyjnych, w których polecenia wyjazdu służbowego dla wszystkich podległych pracowników wystawia kierownik jednostki. W dużych jednostkach, o rozbudowanej strukturze, schemat ten należy poszerzyć, w zależności od przyjętych zasad wystawiania i kontroli poleceń wyjazdów służbowych i rachunków kosztów podróży służbowych.

Krok 1 Wystawienie polecenia wyjazdu służbowego

Polecenie wyjazdu służbowego wystawia w jednym egzemplarzu pracownik komórki organizacyjno-administracyjnej, wpisując na nim:

• numer kolejny polecenia wyjazdu służbowego, zgodnie z prowadzonym rejestrem oraz datę wystawienia,
• określone przez pracodawcę: imię, nazwisko i stanowisko służbowe delegowanego pracownika (ewentualnie także numer legitymacji służbowej), datę wyjazdu i przyjazdu, miejsce delegowania, cel delegowania, środki transportu właściwe do odbycia podróży służbowej (nazwa środka transportu, jego klasa, w przypadku motocykli i samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy - określenie rodzaju pojazdu i pojemności skokowej silnika).