10 rad przed zamknięciem ksiąg rachunkowych

Problem: Przełom roku to czas inwentaryzacji i zamykania ksiąg rachunkowych, do którego warto się sumiennie przygotować. Jest to zawsze bardzo trudny okres dla każdego księgowego. To czas wzmożonych prac w działach księgowości, podczas których należy zamknąć księgi rachunkowe. Jakie czynności trzeba obowiązkowo wykonać przed zamknięciem ksiąg?

Rada: Zamknięcie ksiąg i przygotowanie sprawozdania finansowego należy poprzedzić koniecznymi pracami czyniącymi z zamykania ksiąg czynność wieloetapową. Aby mogło to nastąpić prawidłowo, należy przeprowadzić czynności przygotowawcze. Warto pamiętać, że w uor zamknięcie ksiąg rachunkowych jest omawiane w art. 12 ust. 2, natomiast ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych - w art. 12 ust. 4. Zgodnie z zapisami tej ustawy zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe. Powinno to nastąpić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (w tym roku mamy czas do 3 kwietnia). Końcowe zamknięcie ksiąg musi być dokonane najpóźniej w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Najlepiej już na kilka miesięcy przed zakończeniem roku obrotowego zaplanować związane z tym czynności i delegować zadania oraz uprawnienia na odpowiednie działy lub poszczególnych pracowników. Niewątpliwie jednym z najważniejszym elementów wyznaczających pracę księgowych jest czas. Ustalone terminy służą porządkowi prowadzenia finansów i należy ich przestrzegać. Niezwykle ważne jest też sprawne przekazywanie w odpowiednim czasie opisanych i kompletnych dokumentów. Respektowanie przyjętego obiegu dokumentów w jednostce zapewnia regularne księgowanie i bieżącą aktualizację zapisów księgowych. A to z kolei oznacza, że księgowość będzie mogła w wymaganym terminie przygotować odpowiednie dane potrzebne do zamknięcia ksiąg.