Przedpłata za udział w konferencji

Jak powinnam zaksięgować zapłatę za usługę pobytową (udział w konferencji)? Zapłata musi nastąpić do 20 maja, a konferencja odbędzie się 10 czerwca. Nie mam żadnej faktury, gdyż jednostka organizująca spotkanie wystawi ją dopiero po otrzymaniu wpłaty. Podstawą zapłaty ma być pisemne polecenie dyrektora plus zaproszenie do udziału w konferencji z określonymi warunkami udziału (na zaproszeniu jest informacja o konieczności przedpłaty).