Pieczątki używane w księgowości

Problem: Księgowanie, wpisywanie, uzupełnianie i poprawianie dokumentów księgowych to codzienne czynności każdego księgowego. To ciężka praca pracowników księgowości, która musi być wykonana z największą precyzją. Dokumenty księgowe wprowadzone do dalszego obiegu poddawane są wielu czynnościom kontrolnym. Każdy wydatek w jednostce musi być prawidłowo opisany merytorycznie, sprawdzony rachunkowo oraz zatwierdzony przez właściwe osoby. Jak można usprawnić wykonywanie tych czynności?

Rada: Pieczątki to jeden z obowiązkowych elementów na biurku każdego księgowego. Komfortowe i niezawodne stemple pozwalają na zautomatyzowanie ustalonych czynności.

Jakie więc pieczęcie mogą mieć zastosowanie w pracy pionu finansowego?

Pieczątka dekretacyjna - zgodnie z wymogami prawa każdy dowód księgowy powinien zostać sprawdzony, zatwierdzony oraz odpowiednio zakwalifikowany do ujęcia w księgach finansowych. W tym celu księgowy zobowiązany jest każdorazowo oznaczyć dokument (czyli dokonać jego dekretacji). Pieczątki dekretacji księgowej (czyli tzw. pieczątki tabelaryczne) umożliwiają szybkie nanoszenie na dokumenty określonych, gotowych wzorów do wypełnienia, takich jak:

• pieczątka „sprawdzono pod względem merytorycznym” - wzór niezbędny w codziennej pracy przy prowadzeniu pełnej księgowości,
• pieczątka „sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym” - to jeden ze wzorów najczęściej wybieranych przez księgowych,
• pieczątka do dekretacji faktur (czyli tzw. pieczątka-dekretacja) - wzór ten zawiera wszystkie pola niezbędne do tego, aby w łatwy i przejrzysty sposób wskazać ujęcie dokumentu w księdze rachunkowej.

Wiele jednostek posługuje się zbliżonymi w układzie treści pieczątkami, które nie zawsze dokumentują samodzielne czynności. Często mogą wprowadzać w błąd, kto rzeczywiście dekretuje, a kto faktycznie zatwierdza do wypłaty. Dochodzi do sytuacji, w której zarówno dekretacji, jak i zatwierdzenia dokumentu dokonują wspólnie kierownik jednostki i główny księgowy jednostki. Taka sytuacja od 2002 r. nie powinna mieć miejsca. Obowiązuje zasada, że za całość gospodarki finansowej odpowiada kierownik jednostki. W związku z tym dowody księgowe może zatwierdzać jednoosobowo kierownik jednostki lub wyraźnie do tego upoważniony pracownik jednostki podczas nieobecności kierownika. Natomiast prowadzeniem rachunkowości jednostki zajmuje się główny księgowy, który ma kompetencje w zakresie określania sposobu zaksięgowania operacji finansowych i gospodarczych.