Zasady prowadzenia ewidencji pozabilansowej obcych środków trwałych

Czy prowadzenie ewidencji pozabilansowej obcych środków trwałych w programie księgowym w formie kartotek szczegółowych jest wystarczające? Czy te kartoteki mogą zastąpić prowadzenie ewidencji na kontach pozabilansowych „09”?

https://forum.infor.pl/topic/417382-uzyczenie-srodka-trwalego/

Zwyczajowo ewidencję pozabilansową prowadzi się zarówno na pozabilansowym koncie syntetycznym, jak i w postaci ewidencji szczegółowej (np. kartotek indywidualnych środków trwałych). Zasada ta obowiązuje w odniesieniu do wszystkich aktywów i pasywów ewidencjonowanych pozabilansowo, a więc także przy ewidencji pozabilansowej obcych środków trwałych - niezależnie od techniki jej prowadzenia (ręczna, komputerowa, mieszana). Jeśli oprogramowanie używane przez jednostkę działa na takiej zasadzie, że do systemu wprowadza się informacje na poziomie szczegółowym (np. na kartotekę indywidualną obcego środka trwałego), a następnie system sam przetwarza te dane, wprowadzając automatycznie dane na podstawie generowanych przez ten system poleceń księgowania na pozabilansowe konto syntetyczne, to takie rozwiązanie jest wystarczające. Jeśli oprogramowanie służy wyłącznie do prowadzenia ewidencji pomocniczej obcych środków trwałych i oferuje jedynie możliwość automatycznego wygenerowania zbiorczego salda ewidencji pomocniczej za zadany okres, to konto syntetyczne do ujmowania operacji w zakresie obcych środków trwałych należy założyć odrębnie - w technice ręcznej lub w innym oprogramowaniu księgowym. W takim przypadku tylko konto syntetyczne zapewnia możliwość ukazania informacji na temat wykonanych w danym okresie sprawozdawczym operacji przychodów i rozchodów (lub zmniejszeń albo zwiększeń wartości) obcych środków trwałych użytkowanych przez jednostkę.

Ostatecznie o kształcie prowadzonej przez jednostkę ewidencji pozabilansowej rozstrzyga kierownik jednostki. Odpowiednie postanowienia powinny być zawarte w polityce rachunkowości.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli