Obieg dowodów księgowych z wykorzystaniem systemów informatycznych

Wstęp

Postępująca informatyzacja procesów księgowych wymaga od jednostek szybkiego adaptowania tradycyjnych rozwiązań w zakresie rachunkowości do nowych zasad. W ostatnim czasie coraz większego znaczenia nabiera system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), odnoszący się do wszelkiej dokumentacji związanej z prowadzeniem działalności statutowej przez jednostki, w tym także dowodów księgowych. Jest to wynikiem wprowadzenia elektronizacji świadczenia usług publicznych przez jednostki sektora finansów publicznych, a w obszarze rachunkowości – powszechnego obowiązku wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w postaci elektronicznej z wykorzystaniem platformy KSeF. Inne dowody księgowe nadal mogą funkcjonować w postaci tradycyjnej (papierowej) lub elektronicznej.

Przy bardzo szczupłej regulacji kwestii związanych z elektronicznymi dowodami księgowymi oraz utrwalonymi zwyczajami w rachunkowości, które odnoszą się do dowodów na nośniku papierowym, wyzwaniem dla jednostek jest takie przeorganizowanie obiegu dowodów księgowych, aby system ten – niezależnie od formy prowadzenia (tradycyjna, elektroniczna, mieszana) – działał sprawnie i nie powodował problemów z terminowym pobieraniem dochodów, dokonywaniem wydatków i prowadzeniem rzetelnej ewidencji księgowej.

W Poradniku usystematyzowano podstawowe definicje i rozwiązania dotyczące tworzenia i funkcjonowania ścieżki obiegu dowodów księgowych w postaci tradycyjnej. Pokazano, w jaki sposób zaadaptować je na potrzeby elektronicznego obiegu dokumentów (EOD).

Z Poradnika można się m.in. dowiedzieć:

• czym jest ścieżka obiegu dowodów księgowych tradycyjna i elektroniczna oraz punkt zatrzymania na ścieżce obiegu,
• jaki jest typowy wykaz punktów zatrzymania i w jakim zakresie można zwiększać lub zmniejszać ich liczbę,
• jaki zakres czynności trzeba przypisać do poszczególnych punktów zatrzymania i komu można powierzyć ich wykonanie,
• jak ustalać terminy przekazywania dowodów między punktami zatrzymania,