Artykuł aktualny

na dzień 07.05.2026

Do złożenia wniosku przez internet – wymagany jest profil zaufany lub e-dowód wraz z czytnikiem i potwierdzonym profilem zaufanym. Odpis aktu stanu cywilnego, zaświadczenie o stanie cywilnym lub zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby mogą zostać wydane, na wniosek, na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Uzyskanie odpisu aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu)

Gdy kierownik Urzędu Stanu Cywilnego (USC) zarejestruje urodzenie, małżeństwo lub zgon, osoba zgłaszająca te fakty dostaje bezpłatnie odpis skróconego aktu. Za każdy kolejny odpis aktu należy uiścić opłatę skarbową, chyba że należy się do osób zwolnionych z opłaty.

• Przez internet

Jeśli składa się wniosek przez internet — potrzebny jest profil zaufany (eGo). Pozwala on potwierdzić tożsamość wnioskującego.

Kto może otrzymać odpis aktu stanu cywilnego

• osoba, której akt dotyczy, oraz:
  • jej małżonek,
  • inna osoba z bliskiej rodziny — na przykład rodzic, dziadek, babcia, dziecko, wnuk, prawnuk, rodzeństwo,
  • przedstawiciel ustawowy (na przykład rodzic) lub opiekun,
• osoba, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (czyli uzasadni interes, który wynika z przepisów prawa, i przedstawi odpowiednie dokumenty — na przykład zobowiązanie sądu),
• sąd,
• prokurator,
• organizacja społeczna, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny,
• instytucja administracji publicznej (na przykład urząd gminy), jeżeli jest to konieczne do realizacji jej ustawowych zadań.

Wniosek o odpis aktu stanu cywilnego można złożyć osobiście lub przez pełnomocnika.

Jakie są rodzaje odpisów

• odpisy skrócone: aktu urodzenia, aktu urodzenia dziecka, które urodziło się martwe, aktu małżeństwa, aktu zgonu,
• wielojęzyczne odpisy skrócone: aktu urodzenia, aktu małżeństwa, aktu zgonu,

  Wielojęzyczny odpis skrócony aktu stanu cywilnego może być potrzebny, gdy będzie się załatwiać sprawy za granicą. Nie wymaga on tłumaczenia.

  Odpis skrócony aktu stanu cywilnego pokazuje aktualną treść aktu. Uwzględnia on zmiany jakich dokonano w akcie.

• odpisy zupełne: aktu urodzenia, aktu małżeństwa, aktu zgonu, aktu zgonu osoby o nieustalonej tożsamości.

  Odpis zupełny aktu stanu cywilnego zawiera więcej informacji niż odpis skrócony — stanowi dokładne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego z chwili jego sporządzenia wraz z treścią późniejszych wpisów (zmian).

Odpis aktu stanu cywilnego skrócony i zupełny można dostać w wybranej przez siebie postaci:

• papierowej,
• elektronicznej — dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który potwierdza jego autentyczność. Jeśli składa się wniosek o odpis w postaci elektronicznej — zostaje on dostarczony na skrzynkę na platformie ePUAP (jeśli ma się tam konto).

  Wielojęzyczne odpisy skrócone można dostać tylko w postaci papierowej.

Co należy zrobić

1. Na stronie Profilu Zaufanego wybrać: Wyślij wniosek.
2. Zalogować się na swój profil zaufany.
3. Wypełnić wniosek.
4. Podpisać wniosek profilem zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym (jeśli się go ma).
5. Wysłać wniosek. Wyświetli się komunikat, że wniosek został wysłany. Dostaje się urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP).

Usługa jest odmiejscowiona — to znaczy, że można wysłać wniosek do dowolnego urzędu stanu cywilnego.

Koszt

• 22 zł — za odpis skrócony aktu stanu cywilnego (także za odpis wielojęzyczny),
• 33 zł — za odpis zupełny aktu stanu cywilnego.

We wniosku można skorzystać z płatności online. Opłata za odpis aktu zostanie wtedy powiększona o koszt przelewu. Wcześniej należy jednak sprawdzić czy urząd, do którego składa się wniosek, przyjmuje płatności online.

Odpis aktu można dostać bezpłatnie. Nie zapłaci się za odpis, jeśli jest on potrzebny na przykład w sprawie:

• uzyskania dowodu osobistego lub paszportu,
• świadczenia socjalnego, pomocy społecznej,
• ZUS,
• alimentów,
• przyznania opieki, kurateli, adopcji,
• zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę.

Wszystkie przypadki, w których nie zapłaci się za wydanie odpisu, określa ustawa o opłacie skarbowej.

Co należy przygotować

• dokument, który potwierdzi interes prawny — jeśli na tej podstawie chce się dostać odpis dotyczący innej osoby,
• pełnomocnictwo — jeśli jest się pełnomocnikiem.

Czas oczekiwania

Odpis dostaje się:

• od razu — jeśli akt jest w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego,

Akty sporządzane są w rejestrze od 1 marca 2015 roku. Akty sporządzone w papierowych księgach przed tą datą muszą być do niego przeniesione. Dlatego też może to zająć więcej czasu.

• w ciągu 7 dni roboczych od dnia, w którym złoży się wniosek — jeśli złoży się go w USC, w którym jest akt w postaci papierowej, ale nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru,
• w ciągu 10 dni roboczych od dnia, w którym złoży się wniosek — jeśli złoży się go w USC, który nie ma aktu w postaci papierowej i nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru.

Kierownik USC może odmówić wydania odpisu aktu stanu cywilnego, jeśli na przykład chce się otrzymać odpis aktu innej osoby, ale nie ma się do tego prawa. Dostaje się wtedy decyzję administracyjną o odmowie. Jeśli kierownik USC wyda taką decyzję, ma się 14 dni, aby się od niej odwołać do wojewody, któremu podlega USC. Odwołanie należy złożyć za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję.

• W urzędzie

Co należy zrobić

1. Przygotować potrzebne dokumenty.
2. Zapłacić za odpis aktu.
3. Złożyć wniosek w urzędzie.

Gdzie złożyć wniosek

W dowolnym USC w Polsce.

Co przygotować

• wniosek o odpis aktu stanu cywilnego. Jest on dostępny na przykład w USC. We wniosku należy zaznaczyć, w jaki sposób chce się otrzymać odpis. Istnieją 3 możliwości:
  • odebrać osobiście w USC — odpis w postaci tradycyjnej (papierowy),
  • dostać pocztą — odpis w postaci tradycyjnej (papierowy),
  • dostać w postaci elektronicznej na swoją skrzynkę na platformie ePUAP. W postaci elektronicznej nie dostaje się wielojęzycznego odpisu skróconego,
• potwierdzenie opłaty skarbowej (na przykład potwierdzenie przelewu lub pokwitowanie, które otrzyma się w kasie urzędu),
• dokument, który potwierdzi interes prawny — jeśli na tej podstawie chce się dostać odpis dotyczący innej osoby,
• dokument tożsamości (na przykład dowód osobisty albo paszport).

Reszta podpunktów analogicznie jak w postępowaniu przez internet.

• Listownie

Co zrobić

1. Przygotować potrzebne dokumenty.
2. Zapłacić za odpis aktu.
3. Wysłać wniosek do urzędu.

Gdzie wysłać wniosek

Do dowolnego USC w Polsce.

Reszta podpunktów analogicznie jak w postępowaniu w urzędzie.

Redakcja INFORLEX (na podstawie obywatel.gov.pl)

Podstawa prawna:

• art. 44, art. 45, art. 46, art. 47, art. 48, art. 49, art. 50, art. 51, art. 102 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2224 ze zm.),

• art. 1, Załącznik do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1044 ze zm.).