Ewidencja szczegółowa – zasady tworzenia

Wstęp

Zakładowy plan kont składa się z księgi głównej (konta syntetyczne) i kont pomocniczych (analitycznych). Do prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych w jednostkach niezbędna jest różna liczba kont. W zależności od tego, jak bardzo rozbudowany jest zakres działalności jednostki, tym więcej kont potrzeba do prawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej. Na pewnym etapie ewidencjonowania może się okazać, że podstawowe księgowanie danego zdarzenia gospodarczego nie jest wystarczające dla uzyskiwania potrzebnych danych o jego stanie lub zmianach. Prowadzi to do konieczności podzielenia konta na kilka bardziej szczegółowych. Wtedy jednostka może zastosować konta analityczne. Zapisy prowadzone w analityce powtarza się na koncie syntetycznym w takiej samej kwocie i po tej samej stronie. W praktyce każda jednostka indywidualnie określa liczbę i rodzaj kont syntetycznych, uwzględniając swoje potrzeby. Równolegle prowadzone konta analityczne są bardziej szczegółowe i uzupełniają informacje zawarte w syntetyce. Konta analityczne wykorzystuje się, aby porozdzielać zapisy na koncie syntetycznym na mniejsze grupy. Są ważne z punktu widzenia zapewnienia rzetelności i sprawdzalności ujmowania operacji gospodarczych. Za ich pomocą można wprowadzać do ewidencji dodatkowe informacje dotyczące poszczególnych zdarzeń gospodarczych. Dzięki temu kierownik jednostki może mieć szybszy dostęp do szczegółowych informacji. W praktyce księgi pomocnicze prowadzi się nie tylko na wyodrębnionych kontach analitycznych. Mogą być prowadzone jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Konta analityczne stosuje się głównie dla: