Problemy występujące w poszczególnych etapach procesu inwentaryzacji

Ostatni kwartał każdego roku to czas na przeprowadzanie inwentaryzacji. Czynność ta ma na celu zweryfikowanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym, rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych oraz wykrycie nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem jednostki.

Inwentaryzacja jest to zespół czynności, których celem jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki na dany moment (dzień) i stanowi podstawowe narzędzie pozwalające na właściwe zamknięcie ksiąg rachunkowych. Przeprowadzenie inwentaryzacji w jednostce ma na celu zweryfikowanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych oraz wykrycie nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem jednostki. Efektem prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji jest przedstawienie w sprawozdaniu finansowym prawidłowego i rzetelnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, w tym rzeczywistego wyniku finansowego.

Zapisy art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) wskazują, że jednostki mają obowiązek przeprowadzenia na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji:

• aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
• papierów wartościowych w postaci materialnej,
• rzeczowych składników aktywów obrotowych,
• środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji,
• maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie

- drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Ponadto jednostki zobowiązane do stosowania zapisów uor przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Należy pamiętać, że zapisy uor zawierają ogólne wskazania dotyczące inwentaryzacji.