Rozliczenia ZFŚS na koniec roku – korekta odpisu i obowiązki podatkowe

Jednostka tworząca na początku roku odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych według przeciętnej planowanej liczby zatrudnienia zobowiązana jest (przy zmianach liczby zatrudnionych w ciągu roku) dokonać do 31 grudnia ponownego obliczenia odpisu na podstawie faktycznej, przeciętnej liczby zatrudnionych.

Sposoby dokonywania korekty ZFŚS

Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) i gospodarowania środkami tego funduszu określa ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS). Fundusz ten tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Odpis podstawowy powiększać mogą także odpisy dobrowolne. Zasady ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych określa § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: rozporządzenie w sprawie odpisu na ZFŚS). Wynika z niego reguła, według której przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. W identyczny sposób ustala się przeciętną liczbę zatrudnionych także wówczas, gdy pracodawca działał krócej niż rok albo gdy naliczał odpis na ZFŚS za niepełny rok kalendarzowy.

Ponadto z § 1 tego rozporządzenia w sprawie odpisu na ZFŚS wynika, że podstawę do naliczania odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się pracowników wykonujących pracę w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Jeśli więc wielkość zatrudnienia w ciągu roku ulegała zmianie w stosunku do przeciętnego planowanego zatrudnienia, to jednostka porównuje planowany stan zatrudnienia z faktyczną liczbą etatów oraz dokonuje odpowiedniej korekty odpisu.