Rekompensata 40 euro – czy zawsze trzeba ją naliczać?

PROBLEM

Wynajmujemy sale w szkole. Wystawiamy faktury. Jednak niektórzy nie opłacają ich w terminie. Wysyłane były wezwania do zapłaty. Mimo to należności nie otrzymaliśmy. Czy można naliczyć rekompensatę za koszty odzyskiwania należności - 40 euro? Czy jest jakaś kwotowa granica zaległości, od której obowiązkowo należy naliczać tę opłatę? Wiem, że niektóre jednostki naliczają ją obowiązkowo, a firmy płacą. U nas skarbnik zarządził, żeby obciążać dłużników, gdy faktycznie jest to zasadne, tzn. jeśli ktoś się spóźni parę dni i nie wyślemy jeszcze wezwania do zapłaty, wówczas należy naliczyć tylko odsetki. Dopiero jeśli ktoś uporczywie by nie płacił, np. miesiąc czy dwa, wtedy trzeba naliczać tę rekompensatę. Czy takie postępowanie jest prawidłowe?