Rozliczenie konta płatnika składek – jak ustalić saldo składkowe i ubiegać się o zwrot nadpłaconych składek

Płatnik, który chce się dowiedzieć, jakie jest jego saldo konta rozliczeniowego w ZUS, może złożyć wniosek o rozliczenie konta płatnika składek na formularzu RD-3. Natomiast płatnik, który uregulował należności składkowe, a następnie ZUS udzielił mu zwolnienia z ich opłacenia, np. w ramach Tarczy antykryzysowej, może wystąpić o zwrot tych składek. Aby je odzyskać, składa wniosek do ZUS o symbolu RZS-P.

Zarówno proces rozliczenia konta płatnika, jak i proces zwrotu nadpłaconych składek najszybciej przebiega elektronicznie, przez PUE ZUS. Płatnik może też złożyć ww. wnioski osobiście albo przesłać je pocztą, co jednak wydłuża czas oczekiwania na odpowiedź.

Rozliczenie konta płatnika

Rozliczenie konta płatnika składek to informacja z ZUS o kwocie zadłużenia (w tym o ewentualnym układzie ratalnym, jeżeli taki został zawarty) lub nadpłaconych składek albo zerowym stanie konta płatnika. O aktualnym saldzie płatnik, który ma konto na PUE ZUS, może się też dowiedzieć z poziomu [Płatnik] - [Panel Płatnika] - [Salda bieżące] - [Salda miesięczne].

Saldo:

• WN to saldo zaległości, od których należne są odsetki za zwłokę do dnia ich uregulowania - jak od zaległości podatkowych,
• MA to saldo nadpłaconych składek, o których zwrot można wystąpić do ZUS.

Rys. 1. Sprawdzenie salda na PUE ZUS

Saldo składkowe ZUS płatnik składek może też potwierdzić przez samodzielne wygenerowanie dokumentu. Opcja ta jest dostępna na PUE ZUS w zakładce [Panel płatnika] - [Moje dane - potwierdzenia].

Rys. 2. Generowanie potwierdzenia salda składkowego [Moje dane - potwierdzenia] - [Utwórz nowy]

Rys. 3. Generowanie potwierdzenia salda składkowego [Utwórz nowe potwierdzenie]

Rys. 4. Podgląd potwierdzenia salda (dokument niepodpisany przez pracownika ZUS)

Rys. 5. Potwierdzenie przez ZUS zatwierdzonego przez płatnika dokumentu o saldzie (zob. rys. 3)

Płatnik składek może też złożyć wniosek o rozliczenie konta na formularzu RD-3. Jest to opcja, z której korzystają najczęściej płatnicy z dostępem do PUE ZUS, ale niemożnością samodzielnego wygenerowania potwierdzenia. Zdarza się tak w przypadku, gdy na koncie składkowym widnieją 2 salda - WN i MA.

Rys. 6. Potwierdzenie salda na podstawie wniosku RD-3

PRZYKŁAD

Płatnik składek jest też płatnikiem zasiłków. W grudniu 2020 r. wysokość wypłaconych zasiłków z FUS przekroczyła wysokość składek na ubezpieczenia społeczne, w ciężar których rozliczane są te zasiłki. Kwota do zwrotu przez ZUS wykazana w Bloku IX poz. 01 wyniosła 1236,60 zł (rys. 6). To powoduje, że na koncie płatnika składek zostaną zapisane dwa salda - należności składkowych (WN) i nadpłaty (MA).

Rys. 7. Nadpłata składek wykazana w ZUS DRA

Trzeba pamiętać, że saldo składkowe może się zmieniać. Wpływ na to mają przede wszystkim korekty dokumentów rozliczeniowych, które oprócz płatnika może też z urzędu sporządzać ZUS. Należy zaznaczyć, że nie w każdym przypadku korekty urzędowe mogą okazać się prawidłowe. Dlatego płatnik powinien zachować ostrożność i regularnie sprawdzać saldo na swoim koncie w ZUS.

PRZYKŁAD

Zleceniobiorca, dotychczas zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, zawarł z innym podmiotem od 1 sierpnia 2019 r. umowę o pracę na 3/4 etatu, z której otrzymuje miesięcznie wynagrodzenie w wysokości minimalnej płacy. Ponieważ od 1 sierpnia 2020 r. doszło do zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych, zleceniodawca zgłosił zleceniobiorcę tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. Wynagrodzenie ze stosunku pracy jest wypłacane 10 dnia następnego miesiąca, a wynagrodzenie z umowy zlecenia w tym samym miesiącu.

Ze względu na to za grudzień 2019 r. pracownik otrzymał w styczniu 2020 r. wynagrodzenie w wysokości minimalnej płacy obowiązującej w 2019 r. Po analizie konta ubezpieczonego, co miało związek z ubieganiem się przez niego o świadczenie emerytalne, pod koniec grudnia 2020 r., ZUS sporządził za ubezpieczonego za styczeń 2020 r. zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, ponieważ ze stosunku pracy nie otrzymał on w tym miesiącu przynajmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, oraz RCA za ten miesiąc. Fakt, że wypłata wynagrodzenia z umowy o pracę w 2020 r. nastąpiła w wysokości minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2019 r., nie powoduje, że z umowy zlecenia zleceniobiorca będzie podlegał w tym miesiącu obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym. W przypadku umowy o pracę znaczenie ma gwarancja minimalnej płacy, a nie termin wypłaty. Na koncie zleceniodawcy powstało zadłużenie z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne. Zleceniodawca powinien wyjaśnić to z ZUS. Dowodem na poparcie gwarancji minimalnego wynagrodzenia i terminu wypłaty może być zaświadczenie wystawione przez pracodawcę zleceniobiorcy.

Co istotne, jeżeli płatnik nie przekaże deklaracji rozliczeniowej z raportami za dany miesiąc w przewidzianym dla niego terminie, ZUS tworzy komplet „zerowy” tych dokumentów na podstawie ostatnio złożonego kompletu rozliczeniowego. To może spowodować, że na koncie płatnika powstanie zadłużenie albo nadpłata.

PRZYKŁAD

Pracownik spółki z o.o. przesłał komplet rozliczeniowy za grudzień 2020 r. w obowiązującym tego płatnika terminie, tj. do 15 stycznia 2021 r. Za styczeń 2021 r. w związku z nagłą chorobą pracownika odpowiedzialnego za rozliczenia z ZUS dokumenty zostały przesłane dopiero 22 lutego 2021 r., ale wpłaty dokonano w ustawowym terminie i wysokości wynikającej z deklaracji za styczeń 2021 r. W dacie przesłania dokumentów za styczeń 2021 r. płatnik sprawdził saldo na PUE ZUS. Na koncie płatnika powstało zadłużenie, ponieważ kwota wpłaty okazała się niższa niż wynikająca ze „sklonowanej” (powielonej automatycznie) przez ZUS deklaracji za grudzień 2020 r. oznaczonej jako „00 01 2021”. Dopiero po złożeniu przez płatnika i zapisaniu na jego koncie kompletu rozliczeniowego za styczeń 2021 r., z faktycznymi kwotami składek, saldo będzie prawidłowe.

Nienależnie opłacone składki

Kolejne Tarcze antykryzysowe umożliwiły płatnikom składek dotkniętym epidemią COVID-19 uzyskanie zwolnienia z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, FEP, ubezpieczenie zdrowotne i fundusze pozaubezpieczeniowe - FP i FS oraz FGŚP. Jednak część płatników uprawnionych do uzyskania zwolnienia składkowego przed otrzymaniem informacji o jego przyznaniu przez ZUS opłaciła te należności. O zwrot powstałej w ten sposób nadpłaty płatnik ma możliwość wystąpienia do ZUS. Może się też zdarzyć, że płatnik przez pomyłkę dokona wyższej wpłaty składek niż wynikająca z deklaracji.

Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek.

Nie stanie się tak, jeżeli płatnik składek złoży skuteczny wniosek o ich zwrot, na formularzu RZS-P. Wniosek można złożyć przez PUE ZUS z poziomu zakładki [Płatnik] - [Usługi] - [Katalog usług].

W wyroku z 9 września 2010 r. (III AUa 269/10) Sąd Apelacyjny w Katowicach uznał, że:

SA

Decydujące znaczenie dla oceny, czy nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, bądź na wniosek płatnika zwróceniu (por. art. 24 ust. 6a ustawy z 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych), ma (…) data otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego i deklaracji rozliczeniowej korygującej. W tej bowiem dopiero dacie możliwe jest stwierdzenie, że składki zostały nienależnie opłacone i następuje uruchomienie procedury określonej w art. 24 ust. 6b i ust.6c [bądź ust. 6f, tj. zwrotu nadpłaconych składek - przyp. red.].

Rys. 8. Jak złożyć wniosek RZS-P przez PUE ZUS

Zawiadomienie o nadpłacie składek

Saldo składkowe ustalane jest na podstawie danych zapisanych na koncie płatnika składek, które ZUS uzyskuje z dokumentów rozliczeniowych oraz dokonanych wpłat. Na tej podstawie wysyła do płatnika zawiadomienie o wysokości zwrotu.

ZUS zawiadamia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, czyli obecnie kwoty 16 zł. Jest to okoliczność zwalniająca ZUS od wysłania zawiadomienia płatnikowi składek w sprawie nadpłaty (wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 10 stycznia 2020 r., III AUa 619/19).

Jeżeli nie ma płatnika składek lub jego następcy prawnego, ZUS zawiadamia ubezpieczonego o kwocie nienależnie opłaconych składek w części sfinansowanej przez ubezpieczonego i na jego wniosek zwraca składki. Uprawnienie ubezpieczonego dotyczy tylko nienależnie opłaconych składek w finansowanej przez niego części i opłaconych po 1 stycznia 1999 r. (wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z 29 listopada 2016 r., III AUa 1217/16).

ZUS odmawia zwrotu nadpłaty, jeżeli:

• na koncie płatnika składek nie ma nadpłaty podlegającej zwrotowi,
• brakuje prawidłowych dokumentów rozliczeniowych, które umożliwiłyby rozliczenie konta płatnika składek,
• trwa postępowanie związane z należnościami składkowymi wymagające rozstrzygnięcia przez sąd.

Jeśli płatnik nie zgadza się z ZUS, organ wydaje decyzję o odmowie zwrotu nienależnie opłaconych składek, od której płatnikowi przysługuje odwołanie do sądu.

Wnioski o zwrot nadpłaty rozpatrywane są w terminie:

• do 30 dni od ich wpływu - jeśli składki są nienależnie opłacone,
• do 30 dni od złożenia deklaracji rozliczeniowych korygujących i imiennych raportów miesięcznych korygujących, gdy wniosek o zwrot został złożony wcześniej niż te dokumenty - jeśli nienależnie opłacone są składki z tytułu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W przypadku gdy nadpłata rzeczywiście istniała i składki nie zostaną zwrócone przez ZUS w ww. terminie, podlegają oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych, od dnia złożenia wniosku o ich zwrot.

Przedawnienie nienależnie opłaconych składek

Podobnie jak zadłużenie składkowe, również nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu. Przedawnienie nadpłaty następuje po upływie 5 lat, licząc od dnia:

• otrzymania przez płatnika zawiadomienia o nadpłacie, a także
• opłacenia składek, w przypadku braku zawiadomienia.

Bieg terminu przedawnienia nadpłaty ulega zawieszeniu w przypadkach określonych w ustawie systemowej. Jest to zamknięty katalog okoliczności.

Tabela. Okoliczności, których wystąpienie powoduje zawieszenie 5-letniego terminu przedawnienia nadpłaty należności składkowych

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 24, art. 47 ust. 1, ust. 3-3b, ust. 4-4b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

• § 1 rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 5 stycznia 2021 r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia doręczanego zobowiązanemu przed wszczęciem egzekucji administracyjnej - Dz.U. z 2021 r. poz. 67

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 9 września 2010 r. (III AUa 269/10)

wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 10 stycznia 2020 r. (III AUa 619/19)

wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z 29 listopada 2016 r. (III AUa 1217/16)

Bożena Goliszewska-Chojdak

ekonomista, specjalista z zakresu kadr i płac, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale personalnym