Jak postąpić z wynagrodzeniem zmarłego członka gminnej komisji

PYTANIE

Zarządzeniem Wójta Gminy powołana została Gminna Komisja Urbanistyczno-Architektoniczna, będąca organem doradczym Wójta Gminy w sprawach planowania i zagospodarowania przestrzennego. Do zadań Komisji należy m.in. opiniowanie projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego bądź projektów ich zmian. Obecnie ze względu na stan pandemii posiedzenia Komisji przybrały formę korespondencyjną/zdalną. Komisje dla trzech z opracowywanych obecnie dokumentów planistycznych zostały zaplanowane na dzień 23 kwietnia 2021 r. Kilka dni przed terminem posiedzenia, do Przewodniczącej Komisji przesłane zostały materiały, celem udostępnienia ich pozostałym Członkom Komisji. W dniu 23 kwietnia 2021 r. Wójt Gminy podpisał umowy/umowy o dzieło, na podstawie których zwyczajowo Członkowie Komisji wykonują opinie dotyczące przesłanych im projektów dokumentów planistycznych. W dniu 26 kwietnia 2021 r. umowy zostały wysłane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru pocztą tradycyjną do Członków Komisji, z prośbą o ich podpisanie i odesłanie. W dniu 29 kwietnia 2021 r. otrzymaliśmy od Przewodniczącej Komisji informację o śmierci jednej z Członkiń Komisji, która nastąpiła w nocy z dnia 28 na 29 kwietnia 2021 r. Z informacji uzyskanych przez pocztę polską wynika, że skierowana do niej przesyłka zawierająca umowy została awizowana w dniu 28 kwietnia 2021 r, zatem umowy nie zostały przez nią podpisane. Protokół z posiedzenia Komisji również nie został podpisany przez zmarłą osobę, jednak wyrażona została opinia, przekazana Przewodniczącej drogą email. Umowy były skierowane osobno do każdego z Członków Komisji, jednak opinia – protokół z komisji jest opracowaniem zespołowym. Każdy z Członków otrzymuje materiały do samodzielnego zapoznania się z nimi, w dyskusji wyraża swoją opinię, następnie po wypracowaniu wspólnego stanowiska sporządzany jest protokół zawierający opinię Komisji jako zespołu. Czy w takiej sytuacji należy uznać przedmiot umowy za wykonany przez osobę zmarłą i czy należy wypłacić wynagrodzenie (spadkobiercom)?