Instruktaż: Terminowe rozliczanie sum depozytowych – procedura

W praktyce inspektorzy kontroli często stwierdzają w jednostkach nieterminowe rozliczanie i zwracanie kontrahentom sum depozytowych z tytułu wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów o zamówienia publiczne. O powstanie nieprawidłowości obwinia się głównego księgowego jednostki. Nie bierze się przy tym pod uwagę tego, że główny księgowy nie ma wpływu na terminowe sporządzanie pism o zwolnienie wadium lub o zwrot zabezpieczeń. Należy to do obowiązków komórek merytorycznych. Co w tej sytuacji powinien zrobić główny księgowy, aby w końcu wyeliminować powstałe nieprawidłowości, przy braku współpracy ze strony kierowników komórek merytorycznych?

Główny księgowy powinien:

1. wnioskować do kierownika jednostki o ustalenie procedury określającej w sposób szczegółowy obieg dokumentów związanych z rozliczaniem i zwrotem sum depozytowych,
2. nadzorować na bieżąco terminowość spływu dokumentów z komórek merytorycznych,
3. w czasie rokrocznej inwentaryzacji zobowiązań jednostki z tytułu sum depozytowych metodą weryfikacji sald sprawdzać, czy na rachunku bankowym nie figurują sumy nierozliczone,
4. niezwłocznie zgłaszać kierownikowi jednostki przekroczenia terminów rozliczania sum depozytowych wynikające z nieprzestrzegania przepisów wewnętrznych jednostki przez pracowników komórek merytorycznych, w celu podjęcia przez niego działań dyscyplinujących wobec osób odpowiedzialnych.