Czy główny księgowy w instytucie badawczym ma prawo do ryczałtu za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Nie ma przeszkód, aby główny księgowy jednostki będącej instytutem badawczym otrzymywał ryczałt na przejazdy służbowe samochodem prywatnym. Wysokość ryczałtu jest jednak limitowana i nie może przekroczyć kwot ustalonych w przepisach ogólnie obowiązujących, tj. rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów używania pojazdów).

Ograniczenia w wynagradzaniu wynikające z ustawy kominowej. Ustawa kominowa ma zastosowanie m.in. do instytutów badawczych lub podmiotów, do których stosuje się odpowiednio przepisy o instytutach badawczych, i zatrudnionych w nich głównych księgowych.

Osobom tym, niezależnie od podstawy nawiązania z nimi stosunku pracy lub rodzaju umowy cywilnoprawnej stanowiącej podstawę zatrudnienia, przysługuje wyłącznie wynagrodzenie miesięczne. Dopuszcza się możliwość przyznania im również świadczeń dodatkowych i nagrody rocznej (m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 2 września 2003 r., I PK 290/02, OSNP 2004/17/299).

Maksymalna wysokość wynagrodzenia miesięcznego głównego księgowego nie może przekroczyć wielokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku w IV kwartale roku poprzedniego, ogłoszonego przez Prezesa GUS. W zależności od tego, kto utworzył i nadzoruje instytut, a może to być minister lub centralny organ administracji rządowej albo jednostka samorządu terytorialnego lub terenowy organ administracji rządowej, jest to odpowiednio 6- lub 4-krotność ww. wynagrodzenia) (art. 8 pkt 5 ustawy kominowej).

W 2021 r. podstawę do ustalenia maksymalnej wysokości wynagrodzenia miesięcznego głównego księgowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku w IV kwartale 2019 r., tj. 5367,71 zł.

Głównemu księgowemu nie przysługuje prowizja od zysku, nagroda z zakładowego funduszu nagród oraz roszczenie z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej.

Świadczenia dodatkowe a ryczałt za używanie prywatnego pojazdu. Świadczeniami dodatkowymi z tytułu zatrudnienia, do których ma prawo główny księgowy instytutu badawczego, są świadczenia: bytowe, socjalne, komunikacyjne oraz ubezpieczenia majątkowe i osobowe - inne bądź wyższe niż ustalone w regulaminach wynagradzania, zakładowych i ponadzakładowych układach zbiorowych pracy oraz w odrębnych przepisach. Główny księgowy ma również prawo do następujących należności:

• nagroda jubileuszowa przyznawana nie częściej niż co 5 lat,
• odprawa pieniężna w razie ustania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• zwrot częściowych kosztów użytkowania udostępnionego lokalu mieszkalnego, w tym mieszkania służbowego,
• świadczenia związane z korzystaniem z częściowo odpłatnych usług telekomunikacyjnych,
• świadczenia z tytułu dodatkowego ubezpieczenia zdrowotnego, majątkowego oraz osobowego,
• dodatki do wynagrodzeń przyznawane w ramach realizacji projektów finansowanych z udziałem środków budżetu UE, niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu, środków instrumentów inżynierii finansowej, instrumentów finansowych oraz środków pomocy zwrotnej, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

W ww. kategorii składników nie ma ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, zatem należy go wkluczyć ze świadczeń dodatkowych.

Ryczałt jest formą zwrotu kosztów używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy, a zatem nie ma charakteru wynagrodzenia.

Przyznania ryczałtu głównemu księgowemu nie można więc traktować jak świadczenia niedozwolonego przy uwzględnieniu ograniczeń związanych z wynagradzaniem osób, które obejmuje ustawa kominowa. Jest to świadczenie, którego obowiązek wypłaty przepisy prawa pracy wiążą z powstaniem określonego zdarzenia - w tym przypadku z ponoszeniem przez pracownika kosztów związanych z realizacją zadań służbowych.

W wyroku z 26 lipca 2011 r. (I PK 22/11) Sąd Najwyższy uznał, że:

SN

Celem ustawy z 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi jest ograniczenie wysokości wynagrodzenia członków zarządów spółek publicznych dla uniknięcia patologii, która zdarzała się w praktyce wynagradzania osób kierujących takimi spółkami. Chodzi o to, aby w różnych formach wykraczających poza wyraźnie określone w ustawie nie zwiększać uposażeń tych osób. Nie można tego czynić także przy użyciu instrumentu w postaci dodatku za używanie samochodu służbowego.

W powołanym wyroku poddano analizie zasadność przyznania i wypłaty dodatku za używanie samochodu służbowego, co stanowi inny rodzaj świadczenia, którego celem jest powiększenie majątku pracownika.

W uzasadnieniu tego wyroku SN uznał za niedopuszczalne zagwarantowanie pracownikowi dodatku za używanie samochodu służbowego, zwracając uwagę, że koszty eksploatacji takiego samochodu dla celów służbowych zawsze są wydatkiem pracodawcy. Natomiast koszty utrzymania samochodu służbowego może ponosić pracownik, ale tylko wtedy, gdy używa go dla celów prywatnych. Zagwarantowanie pracownikowi, którego wynagrodzenie jest obwarowane ograniczeniami wynikającymi z ustawy kominowej, dodatku za używanie samochodu służbowego nie znajduje uzasadnienia i zmierza do podwyższenia wynagrodzenia tego pracownika, niezgodnie z celem tej ustawy, a zatem jest nieważne.

Taka sytuacja powoduje, że pracownik ma obowiązek zwrotu niesłusznie wypłaconej należności.

Umowa o zwrot zryczałtowanych kosztów używania pojazdu. Zwrot kosztów wykorzystywania prywatnego pojazdu do celów służbowych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej (art. 34a ustawy o transporcie drogowym). Umowa zawierana jest między pracodawcą a pracownikiem, na warunkach określonych w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów używania pojazdów.

Taka umowa powinna zawierać w szczególności:

• jej strony,
• określenie rodzaju prywatnego pojazdu (samochód osobowy, motocykl, motorower),
• wskazanie, że pracownik będzie używał prywatnego pojazdu do celów służbowych,
• miesięczny limit kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu,
• obowiązek złożenia przez pracownika oświadczenia za dany miesiąc o wykorzystywaniu pojazdu prywatnego do celów służbowych z podaniem jego pojemności silnika, marki, numeru rejestracyjnego, a także o liczbie dni nieobecności w tym miesiącu oraz dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Wzór oświadczenia o używaniu pojazdu prywatnego do celów służbowych

Stawki ryczałtowe. Koszty użytkowania pojazdów prywatnych do celów służbowych są ustalane na podstawie zryczałtowanych stawek za 1 kilometr przebiegu i liczby kilometrów ustalonych w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony.

Tabela 1. Wysokość stawek ryczałtowych za 1 kilometr przebiegu pojazdu prywatnego do celów służbowych

Tabela 2. Limity kilometrów w jazdach lokalnych

* Limit dla pojazdów do celów służbowych:

• w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych może zostać podwyższony do 1500 km,
• w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony do 3000 km.

PRZYKŁAD

Główny księgowy instytutu badawczego od 1 czerwca 2021 r. ma prawo do ryczałtu za używanie samochodu osobowego (o pojemności silnika powyżej 900 cm³) niestanowiącego własności pracownika i z limitem 500 km. Pracownik, zgodnie z oświadczeniem, w czerwcu br. przejechał 246 km. Przysługuje mu ryczałt w wysokości 205,61 zł (246 km x 0,8358 zł).

Opodatkowanie i oskładkowanie ryczałtu. Ryczałt za używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych jest opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ale wyłączony z podstawy oskładkowania.

PRZYKŁAD

Główny księgowy, o którym mowa w poprzednim przykładzie, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Ryczałt przysługujący za czerwiec 2021 r. w wysokości 205,61 zł należy opodatkować, ale zwolnić ze składek na ubezpieczenia społeczne. Ryczałt należy rozliczyć w następujący sposób:

• przychód z tytułu ryczałtu: 205,61 zł,

• podstawa opodatkowania: 206 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych),

• podatek (17%): 206 zł x 17% = 35 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych),

• kwota do wypłaty: 205,61 zł - 35 zł = 170,61 zł.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 1 pkt 9, art. 2 pkt 4, art. 5, art. 7, art. 8 pkt 5, art. 11 ustawy z 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 2136

• art. 34a ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 919; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1005

• art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 868

• § 1-4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271

• § 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 21 stycznia 2003 r. w sprawie szczegółowego wykazu świadczeń dodatkowych, które mogą być przyznane osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi, oraz trybu ich przyznawania - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1399

• § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

• wyrok SN z 2 września 2003 r. (I PK 290/02, OSNP 2004/17/299)

• wyrok SN z 26 lipca 2011 r. (I PK 22/11)

Bożena Pęśko

specjalista z zakresu prawa pracy, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym