Instruktaż: Jak zapewnić kompletność i poprawność zapisów w księgach rachunkowych?

Przygotowanie do zamknięcia ksiąg rachunkowych roku obrotowego obejmuje nie tylko przeprowadzenie inwentaryzacji i wycenę bilansową. Pracownicy komórki księgowości muszą wykonać także wiele innych czynności, aby mieć pewność co do kompletności i poprawności zapisów wprowadzonych do ksiąg rachunkowych.

Czynności, których celem jest zapewnienie kompletności, bezbłędności i sprawdzalności zapisów wprowadzonych do dziennika, na konta księgi głównej i do ewidencji pomocniczej (art. 24 uor), należy przeprowadzić sukcesywnie w I kwartale roku następującego po zamykanym roku obrotowym w następujących po sobie krokach.

Krok 1 Sprawdzenie, czy do komórki księgowości wpłynęły wszystkie dowody księgowe dotyczące zamykanego roku obrotowego

Pracownicy komórki księgowości prowadzący poszczególne urządzenia księgowe muszą upewnić się, czy do komórki księgowości zostały przekazane wszystkie dowody księgowe dotyczące operacji gospodarczych wykonanych w zamykanym roku obrotowym. Dotyczy to dowodów:

• obcych (faktur, rachunków, not uznaniowo-obciążeniowych, not korygujących),
• własnych zewnętrznych (faktur, rachunków, not uznaniowo-obciążeniowych, not korygujących),
• wewnętrznych (np. list płac, list wypłat różnych świadczeń, dowodów związanych z gospodarowaniem rzeczowym majątkiem trwałym i obrotowym).