Jak wystawić notę obciążeniową za bezpodstawnie poniesione koszty

PYTANIE

W grudniu 2021r. zakład energetyczny bezpodstawnie zdemontował liczniki energii na tłoczniach ścieków, skutkiem czego było poniesienie przez nasz zakład niespodziewanych kosztów (tj. koszty pracy pracowników oraz zatrudnienie firmy zewnętrznej przepompowującej ścieki). Po otrzymaniu FV za w/w usługę, całością (tj. koszt pracowników oraz usługą ) obciążyliśmy zakład energetyczny. Fakturę wystawiono w styczniu 2022 r., a usługa miała miejsce w grudniu 2021 r. Zakład energetyczny zwrócił fakturę (oryginał) wskazując, że roszczenie zostało przekazane do weryfikacji ubezpieczycielowi, a strata jaką zakład poniósł powinna być wykazana w nocie obciążeniowej w wartości netto (dopiero po uznaniu jej co do zasadności i wysokości). Czy koszty powinny być traktowane jako odszkodowanie i wystawiona powinna być nota obciążeniowa, w jaki terminie? Jak postąpić z wystawioną fakturą, czy można ją skutecznie anulować? Księgi rachunkowe za 2021 r. są otwarte, a faktura została uwzględniona w deklaracji VAT za grudzień.