Faktura – praktyczne wątpliwości przy dokumentowaniu transakcji

Faktura jest podstawowym dokumentem, potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej VAT. Wielu podatników wystawia ją codziennie. Jednak w praktyce w jednostkach powstają wciąż nowe wątpliwości dotyczące czy to danych, które należy na niej zamieścić, czy też możliwości uwzględnienia danego dokumentu w rozliczeniach. Wiele z nich dotyczy uprawnień wynikających z pokrewnych form dokumentowania transakcji, takich jak: faktura uproszczona, paragon czy faktura pro forma. Jednostki samorządu terytorialnego, z uwagi na przeprowadzoną w nich centralizację VAT i wynikającą z niej skomplikowaną strukturę organizacyjną, mają tych wątpliwości więcej niż inni podatnicy.

Dane na fakturze

Faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; dalej: ustawa o VAT). Zasady wystawiania faktur zostały określone w przepisach ustawy o VAT, a także w przepisach wykonawczych do niej. Ustawodawca określił katalog danych, które obowiązkowo muszą znaleźć się na wystawionej fakturze (art. 106e ustawy o VAT). Mogłoby się wydawać, że wobec takiego uregulowania zagadnienia podatnicy nie powinni mieć wątpliwości co do tego, jakiego rodzaju informacje muszą się na niej znaleźć, aby dokument ten można było uznać za wystawiony prawidłowo. Niestety, niektóre z pozycji niezmiennie budzą wątpliwości. Dotyczy to nie tylko jej obowiązkowych elementów, ale także tych fakultatywnych, które bywają bardzo istotne z punktu widzenia stron transakcji

Data wystawienia i data sprzedaży

Do danych obowiązkowych, które muszą zostać zamieszczone na każdej fakturze, należy data jej wystawienia (art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Data ta musi wskazywać dzień, miesiąc i rok, i może zostać zapisana w dowolnym formacie. Należy pamiętać o tym, że data ta ma odzwierciedlać moment wystawienia faktury i nie musi być tożsama z datą sprzedaży. Ta druga może zostać zamieszczona na dokumencie równolegle do daty faktury, nie jest jednak pozycją obowiązkową, jeśli nie różni się od daty wystawienia faktury. Jeśli na fakturze nie będzie daty sprzedaży, przyjmuje się, że jest nią data wystawienia faktury.