Ściąga księgowego: Jak przeprowadzić weryfikację sald należności i zobowiązań – co należy sprawdzić i na podstawie jakich dokumentów?

Należności, których nie da się z różnych względów uzgodnić z kontrahentami, a także zobowiązania stanowią w jednostkach sektora finansów publicznych znaczące pod względem ilościowym i wartościowym pozycje w aktywach i pasywach. Ze względu na sposób powstawania należy je inwentaryzować metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości. Nieznajomość szczegółowych przepisów dotyczących powstawania i wygasania należności oraz zobowiązań cywilnoprawnych i publicznoprawnych rodzi wiele praktycznych problemów. Bardzo często prowadzi to także do zaniechania przeprowadzenia inwentaryzacji tą metodą lub do jej nierzetelnego przeprowadzenia. Aby ułatwić pracownikom weryfikację należności i zobowiązań ujmowanych na kontach zespołu 2 - „Rozrachunki i rozliczenia”, przedstawiamy wykaz aktywów i pasywów najczęściej występujących w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych. Podano przy tym, co trzeba zweryfikować, oraz dokumenty, jakie należy wykorzystać do tego.

Weryfikację należy przeprowadzać zawsze w odniesieniu do sald na najniższym stopniu podziału w ewidencji pomocniczej, tj. według wierzycieli lub dłużników. Dla każdego wierzyciela lub dłużnika, u którego figuruje saldo należności lub zobowiązań, trzeba każdorazowo je sprawdzić. Dopiero po zweryfikowaniu pojedynczych sald wierzycieli i dłużników da się ustalić ich sumę. Suma ta po dodaniu sald należności potwierdzonych w drodze uzgodnienia sald z kontrahentami oznacza prawidłowe saldo odpowiedniego konta syntetycznego.

Weryfikację sald przeprowadzają zespoły weryfikacyjne. Czynności z tym związane powinien nadzorować główny księgowy. W skład tych zespołów powinni wchodzić pracownicy księgowości oraz pracownicy komórek merytorycznych odpowiedzialnych za gospodarowanie danym składnikiem mienia. Weryfikację sald należy przeprowadzić corocznie według stanu na ostatni dzień roku obrotowego. Ogólnie obowiązujące przepisy nie przewidują żadnych odstępstw od tej zasady. Proces weryfikacji trzeba zacząć w nowym roku obrotowym po zaksięgowaniu operacji gospodarczych wykonanych w grudniu roku poprzedniego, a zakończyć - najpóźniej do 85 dnia po dniu bilansowym. W zależności od tego, ile dni ma w danym roku luty, wypada to 25 lub 26 marca. Ponieważ jest to niedziela, jednostki muszą wykonać wszystkie czynności weryfikacyjne najpóźniej do piątku,