Tworzenie i zasady funkcjonowania centrum usług wspólnych
Już od kilku lat obowiązują przepisy wprowadzone zmianą w ustawie o samorządzie gminnym, ustawie o samorządzie powiatowym i ustawie o samorządzie województwa, które dały samorządom możliwość zapewnienia wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej przez centra usług wspólnych. Jednostki samorządu terytorialnego coraz chętniej korzystają z tej możliwości.
Wybór modelu funkcjonowania Centrum Usług Wspólnych
Przepisy stworzyły kilka możliwości funkcjonowania wspólnej obsługi w jednostkach samorządu terytorialnego. Wybór modelu funkcjonowania zależy od organu stanowiącego danej jednostki samorządu terytorialnego. Gmina, powiat lub województwo może:
- powierzyć wspólną obsługę urzędowi gminy, miasta, urzędowi marszałkowskiemu lub starostwu powiatowemu,
- powierzyć obsługę samorządowej jednostce organizacyjnej, która już istnieje lub powołać w tym celu nową jednostkę - centrum usług wspólnych,
- zlecić wspólną obsługę jednostce organizacyjnej związku jednostki samorządu terytorialnego, do której należy związek międzygminny, związek powiatów oraz związek powiatowo-gminny.
Decyzję w zakresie wyboru jednostki do prowadzenia wspólnej obsługi podejmuje organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego w formie uchwały rady gminy, miasta, powiatu lub uchwały sejmiku województwa.
W uchwale takiej zostaje wskazana forma organizacyjna wspólnej obsługi, jednostka obsługująca, a także jednostki, które zostały objęte wspólną obsługą - tzw. jednostki obsługiwane. W uchwale powinien znaleźć się również zakres przedmiotowy wspólnej obsługi, gdzie ustawodawca pozostawił otwarty katalog zadań, które mogą być objęte wspólną obsługą, wskazując przy tym obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną, zastrzegając jednocześnie, że zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek obsługiwanych do dysponowania środkami pieniężnymi oraz zaciągania zobowiązań, jak również sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz dokonywania przeniesień wydatków w tym planie.
Prawidłowo przeprowadzona procedura utworzenia przez organ jednostki samorządu terytorialnego centrum usług wspólnych powinna obejmować wiele etapów, do których zalicza się m.in.:
I. | Inicjatywa utworzenia CUW |
II. | Wstępna koncepcja powołania CUW |
III. | Przeprowadzenie odpowiednich analiz zasadności (opłacalności) powołania CUW |
IV. | Powołanie zespołu do spraw organizacji CUW |
V. | Przygotowanie projektów uchwał i innych niezbędnych dokumentów |
VI. | Podjęcie przez organ JST uchwały w sprawie powołania CUW |
VII. | Przyjęcie regulacji wewnętrznych funkcjonowania CUW |
VIII. | Organizacja CUW |
IX. | Rozpoczęcie działalności CUW |
W dalszej części rozdziału I przedstawiono prawne aspekty funkcjonowania centrów usług wspólnych w gminie, powiecie oraz województwie wraz z przykładowymi wzorami uchwał.
Funkcjonowanie CUW w gminie
Ustawa z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2016 r., wprowadziła możliwość tworzenia i funkcjonowania w gminach centrów usług wspólnych. Na mocy ustawy wprowadzono możliwość zapewnienia (zorganizowania) przez gminę wspólnej obsługi:
- jednostkom administracyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych (przedszkola, szkoły podstawowe, gimnazja, ośrodki pomocy społecznej),
- gminnym instytucjom kultury (ośrodek kultury i rekreacji, biblioteka gminna, muzeum),
- innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego (jednostki komunalne i mieszkaniowe, i inne).
Zgodnie z art. 10a ustawy o samorządzie gminnym, wspólna obsługa może odbywać się w szczególności w zakresie:
- administracyjnym,
- finansowym,
- organizacyjnym.
Art. 10a ustawy o samorządzie gminnym
Gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną:
1) jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych,
2) gminnym instytucjom kultury,
3) innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego
- zwanym dalej "jednostkami obsługiwanymi".
Wspólną obsługę mogą prowadzić: urząd gminy, inna jednostka organizacyjna gminy, jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego w zależności od decyzji danej gminy.
Utworzenie centrum usług wspólnych wymaga podjęcia wielu działań. Prawidłowa organizacja CUW to nie tylko przekazanie zadań, ale także zorganizowanie i przygotowanie miejsca, w którym ma funkcjonować nowa jednostka (CUW) i wyposażenie jej w meble oraz niezbędny sprzęt komputerowy z właściwym oprogramowaniem. Istotnym elementem procesu tworzenia CUW jest także zatrudnienie pracowników posiadających niezbędne kwalifikacje.
Zgodnie z art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, rada gminy w odniesieniu do jednostek obsługiwanych, będących gminnymi jednostkami organizacyjnymi zaliczanymi do sektora finansów publicznych, określa, w drodze uchwały, w szczególności:
1) jednostki obsługujące,
2) jednostki obsługiwane,
3) zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi.
Jednostki, które prowadzą wspólną obsługę, nazwane zostały jednostkami obsługującymi (CUW). Jednostki, dla których tworzona jest wspólna obsługa, nazwane zostały jednostkami obsługiwanymi.
Jednostki obsługiwane, będące gminnymi instytucjami kultury, a także innymi zaliczanymi do sektora finansów publicznych gminnymi osobami prawnymi utworzonymi na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego), mogą przystąpić do wspólnej obsługi po uprzednim zgłoszeniu tego zamiaru wójtowi - na podstawie porozumień zawartych przez te jednostki z jednostką obsługującą (CUW).
Decyzję o wprowadzeniu wspólnej obsługi jednostek oraz jej zakresie podmiotowym i przedmiotowym ostatecznie podejmuje organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego (gmina, powiat).
Przepisy ustaw samorządowych (o samorządzie gminnym, powiatowym i wojewódzkim) dotyczące tworzenia samorządowych CUW nie regulują szczegółowych kwestii w zakresie procedury ich tworzenia.
Ustawy te wskazują jedynie na dwa podstawowe akty prawne, które mają regulować zakres wspólnej obsługi prowadzonej przez CUW:
- uchwałę organu stanowiącego (rada gminy, powiatu lub sejmik wojewódzki) - którą należy przyjąć w przypadku ustanawiania CUW dla jednostek organizacyjnych zaliczanych do sektora finansów publicznych,
- porozumienie - które należy zawrzeć w przypadku ustanawiania CUW dla samorządowych instytucji kultury oraz innych samorządowych osób prawnych (z pewnymi przewidzianymi w odrębnych przepisach prawa wyjątkami).
Ustawodawca nie sprecyzował przedmiotu wspólnej obsługi, wskazując, że może ona obejmować w szczególności sprawy administracyjne, finansowe lub organizacyjne. Zakres spraw przekazanych do wspólnej obsługi musi zostać jednak precyzyjnie określony w uchwale powołującej centrum usług wspólnych i nie może powodować wątpliwości co do zakresu odpowiedzialności za wykonywane czynności.
Wskazanie jednostki obsługującej musi nastąpić w chwili powołania centrum usług wspólnych przez radę gminy w formie uchwały, ponieważ w tym zakresie ustawodawca również pozostawił swobodę wyboru formy organizacyjno-prawnej jednostki obsługującej (art. 10b ustawy o samorządzie gminnym). Uchwała rady gminy musi enumeratywnie wskazać jednostki obsługiwane. Wyjątek od tej reguły - obowiązku wskazywania w uchwale samorządowych jednostek organizacyjnych zaliczanych do sektora finansów publicznych - stanowią gminne instytucje kultury oraz gminne osoby prawne utworzone na podstawie innych ustaw, które posiadają osobowość prawną.
Wzór 1. Uchwała rady gminy w sprawie utworzenia nowej jednostki budżetowej i nadania jej statutu centrum usług wspólnych
Każda powołana jednostka (CUW) musi mieć ustalony statut (zbiór przepisów regulujących strukturę, zadania i zasady działania jednostki). Statut, jako akt o podstawowym znaczeniu dla funkcjonowania jednostki budżetowej, ma za zadanie uregulowanie w sposób kompleksowy statusu jednostki budżetowej (art. 11 ust. 2 i art. 12 ust. 1 pkt 2, ust. 2 u.f.p.).
Wzór 2. Statut centrum usług wspólnych
Jak już wspomniano wcześniej, w przypadku wspólnej obsługi w instytucjach kultury oraz innych zaliczanych do sektora finansów publicznych samorządowych osób prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego) decyzję o przystąpieniu do wspólnej obsługi jednostki te podejmują samodzielnie, zawierając porozumienie z centrum usług wspólnych, po uprzednim powiadomieniu o tym zamiarze wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starostę lub zarząd województwa.
Wzór 3. Porozumienie pomiędzy centrum usług wspólnych a biblioteką
Centrum usług wspólnych, jako nowo powstała jednostka budżetowa, utworzona z mocy ustawy uchwałą rady gminy, powinna:
- zostać wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego; forma prawna: samorządowa jednostka organizacyjna,
- zgodnie z art. 2 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach i ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 166 z późn.zm.) wystąpić do właściwego naczelnika urzędu skarbowego z wnioskiem o nadanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP); formularz NIP-2 (służy do zgłoszenia identyfikacyjnego//zgłoszenia aktualizacyjnego osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem),
- złożyć w banku wniosek o otwarcie rachunków bankowych (np. wydatki, dochody, ZFŚS),
- posiadać numer REGON - w przypadku podmiotów, które są objęte KRS (w tym przypadku CUW); wpis do REGON jest nadawany automatycznie, na podstawie rejestracji jednostki w KRS. W tym przypadku to KRS wysyła odpowiednie informacje do GUS, będące podstawą do nadania numeru.
Stosownie do art. 10b ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym, zakres obowiązków powierzonych jednostce obsługującej (CUW) w ramach wspólnej obsługi jest jednym z trzech obligatoryjnych elementów uchwały w sprawie organizacji CUW.
Artykuł 10c ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym wprowadza dwa istotne ograniczenia, jeśli chodzi o zakres powierzonych obowiązków, tj.:
1) zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie - te uprawnienia nie mogą zatem nigdy być przedmiotem przekazania do CUW;
2) w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek organizacyjnych zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz samorządowych instytucji kultury muszą one być przekazywane w całości.
Oznacza to, że jeżeli rada gminy przekazała do CUW zadania z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostki obsługiwanej (np. szkoły, przedszkola, itp.), to zobowiązana była przekazać te zadania w całości. Rada gminy nie może wybiórczo określić, które obowiązki z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostki będą przekazane do CUW, a które pozostaną w jednostce obsługiwanej (wymóg ten nie dotyczy samorządowych osób prawnych).
Kierownik jednostki obsługiwanej (np. dyrektor szkoły, przedszkola, itp.) odpowiada za całość gospodarki finansowej tej jednostki, z wyłączeniem zadań powierzonych, za które odpowiada kierownik CUW.
Kierownik jednostki obsługującej (CUW) jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostek obsługiwanych tylko w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą lub porozumieniem.
Jeżeli w ramach wspólnej obsługi jednostka obsługująca (CUW) zapewnia realizację zadań głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych przez osobę, która spełnia wymogi określone w art. 54 ust. 2 u.f.p., w jednostce obsługiwanej nie zatrudnia się głównego księgowego.
Kierownik CUW, zgodnie z art. 54 ust. 1 u.f.p., powierza na piśmie pracownikowi zatrudnionemu w CUW na stanowisku głównego księgowego obowiązki głównego księgowego.
Wzór 4. Powierzenie obowiązków głównego księgowego CUW
Art. 54 u.f.p.
(...)
3. Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3 [u.f.p. - przyp. autora], jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:
1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;
2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;
3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.
4. Główny księgowy, w razie ujawnienia nieprawidłowości w zakresie określonym w ust. 3, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.
5. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.
6. Jeżeli kierownik jednostki wyda polecenie realizacji zakwestionowanej operacji, niezwłocznie zawiadamia o tym w formie pisemnej dysponenta części budżetowej, a w przypadku jednostki samorządu terytorialnego i jednostek wymienionych w art. 9 podmioty wchodzące w skład sektora finansów publicznych pkt 3, 4, 10, 13 i 14, dla których organem założycielskim jest jednostka samorządu terytorialnego - zarząd jednostki samorządu terytorialnego, uzasadniając realizację zakwestionowanej operacji. W przypadku gdy polecenie wyda wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta lub marszałek województwa, zawiadamia on organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego oraz właściwą regionalną izbę obrachunkową.
7. W celu realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo:
1) żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień;
2) wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.
8. Przepisy dotyczące głównego księgowego stosuje się odpowiednio do głównego księgowego budżetu państwa, głównego księgowego części budżetowej oraz skarbnika (głównego księgowego budżetu jednostki samorządu terytorialnego).
9. Głównym księgowym placówki zagranicznej podległej ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych może być osoba, która spełnia wymagania określone w ust. 2 pkt 1-4, posiada wykształcenie średnie lub średnie branżowe oraz ukończyła z wynikiem pozytywnym kurs administracyjno-finansowy organizowany przez urząd obsługujący ministra właściwego do spraw zagranicznych.
10. Przepisy ust. 4-7 stosuje się odpowiednio do kierownika jednostki obsługującej.
Funkcjonowanie CUW w powiecie
Zasady tworzenia oraz funkcjonowania centrów usług wspólnych w powiecie określają przepisy ustawy o samorządzie powiatowym. Analogicznie, jak miało to miejsce w przypadku gminy, powiat może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną, takim jednostkom, jak:
- jednostki organizacyjne powiatu zaliczane do sektora finansów publicznych,
- powiatowe instytucje kultury,
- inne zaliczane do sektora finansów publicznych powiatowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.
Jednostką obsługującą może zostać starostwo powiatowe, inna jednostka organizacyjna powiatu, jednostka organizacyjna związku powiatów albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego.
Podstawą utworzenia centrum usług wspólnych w powiecie jest uchwała rady powiatu, która powinna określać m.in.: jednostki obsługujące, jednostki obsługiwane oraz zakres obowiązków objętych wspólną obsługą.
Wyjątek stanowią powiatowe instytucje kultury oraz inne zaliczane do sektora finansów publicznych powiatowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, które mogą przystąpić do wspólnej obsługi na podstawie porozumień zawartych przez te jednostki z jednostką obsługującą, po uprzednim zgłoszeniu tego zamiaru zarządowi powiatu. Zakres wspólnej obsługi określa wtedy zawarte porozumienie.
Art. 6a ustawy o samorządzie powiatowym
Powiat może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną:
1) jednostkom organizacyjnym powiatu zaliczanym do sektora finansów publicznych,
2) powiatowym instytucjom kultury,
3) innym zaliczanym do sektora finansów publicznych powiatowym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego - zwanym dalej "jednostkami obsługiwanymi".
Art. 6b ustawy o samorządzie powiatowym
1. Wspólną obsługę mogą prowadzić starostwo powiatowe, inna jednostka organizacyjna powiatu, jednostka organizacyjna związku powiatów albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego, zwane dalej "jednostkami obsługującymi".
2. Rada powiatu w odniesieniu do jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 6a wspólna obsługa jednostek przez powiat pkt 1, określa, w drodze uchwały, w szczególności:
1) jednostki obsługujące;
2) jednostki obsługiwane;
3) zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi.
3. Jednostki obsługiwane, o których mowa w art. 6a wspólna obsługa jednostek przez powiat pkt 2 i 3, mogą, na podstawie porozumień zawartych przez te jednostki z jednostką obsługującą, przystąpić do wspólnej obsługi, po uprzednim zgłoszeniu tego zamiaru zarządowi powiatu. Zakres wspólnej obsługi określa zawarte porozumienie.
4. Jednostka obsługująca ma prawo żądania od jednostki obsługiwanej informacji oraz wglądu w dokumentację w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tej jednostki.
5. Jednostka obsługiwana ma prawo żądania od jednostki obsługującej informacji oraz wglądu w dokumentację w zakresie zadań wykonywanych przez jednostkę obsługującą w ramach wspólnej obsługi.
Art. 6c ustawy o samorządzie powiatowym
1. Zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie.
2. W przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 6a wspólna obsługa jednostek przez powiat pkt 1 i 2, są one przekazywane w całości.
Art. 6d ustawy o samorządzie gminnym
Jednostka obsługująca jest uprawniona do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych przez jednostkę obsługiwaną w zakresie i celu niezbędnych do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tej jednostki.
Wzór 5. Uchwała rady powiatu w sprawie utworzenia nowej jednostki budżetowej i nadania jej statutu centrum usług wspólnych
Wzór 6. Statut centrum usług wspólnych
Od woli rady powiatu zależy zakres zadań przekazanych do obsługi jednostce obsługującej (CUW). Należy jednak mieć na uwadze, że rada powiatu w tym przedmiocie ograniczona jest treścią art. 6c ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym. Zgodnie z tym przepisem, zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie. W przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek organizacyjnych zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz samorządowych instytucji kultury muszą one być przekazywane w całości.
Funkcjonowanie CUW w samorządzie województwa
Podstawą prawną funkcjonowania centrów usług wspólnych w samorządzie województwa jest ustawa o samorządzie województwa, w której zgodnie z zapisami art. 8c, województwo może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną:
- wojewódzkim samorządowym jednostkom organizacyjnym zaliczanym do sektora finansów publicznych,
- wojewódzkim instytucjom kultury,
- innym zaliczanym do sektora finansów publicznych wojewódzkim osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.
Wojewódzkie CUW mają mniej możliwości korzystania z form organizacyjnych w porównaniu do gmin i powiatów, gdyż mogą być tworzone jedynie w ramach urzędu marszałkowskiego lub wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej.
Art. 8c ustawy o samorządzie województwa
Województwo może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną:
1) wojewódzkim samorządowym jednostkom organizacyjnym zaliczanym do sektora finansów publicznych,
2) wojewódzkim instytucjom kultury,
3) innym zaliczanym do sektora finansów publicznych wojewódzkim osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego - zwanym dalej "jednostkami obsługiwanymi".
Art. 8d ustawy o samorządzie województwa
1. Wspólną obsługę mogą prowadzić urząd marszałkowski albo inna wojewódzka samorządowa jednostka organizacyjna, zwane dalej "jednostkami obsługującymi".
2. Sejmik województwa w odniesieniu do jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 8c wspólna obsługa jednostek przez województwo pkt 1, określa, w drodze uchwały, w szczególności:
1) jednostki obsługujące;
2) jednostki obsługiwane;
3) zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi.
3. Jednostki obsługiwane, o których mowa w art. 8c wspólna obsługa jednostek przez województwo pkt. 2 i 3, mogą, na podstawie porozumień zawartych przez te jednostki z jednostką obsługującą, przystąpić do wspólnej obsługi, po uprzednim zgłoszeniu tego zamiaru zarządowi województwa. Zakres wspólnej obsługi określa zawarte porozumienie.
4. Jednostka obsługująca ma prawo żądania od jednostki obsługiwanej informacji oraz wglądu w dokumentację w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tej jednostki.
5. Jednostka obsługiwana ma prawo żądania od jednostki obsługującej informacji oraz wglądu w dokumentację w zakresie zadań wykonywanych przez jednostkę obsługującą w ramach wspólnej obsługi.
Art. 8e ustawy o samorządzie województwa
1. Zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie.
2. W przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 8c wspólna obsługa jednostek przez województwo pkt 1 i 2, są one przekazywane w całości.
Art. 8f ustawy o samorządzie województwa
Jednostka obsługująca jest uprawniona do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych przez jednostkę obsługiwaną w zakresie i celu niezbędnych do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tej jednostki.
W odniesieniu do wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych sejmik województwa w drodze uchwały określa jednostki obsługujące, jednostki obsługiwane oraz zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi.
Analogicznie jak ma to miejsce w przypadku gmin i powiatów, wprowadzono ograniczenia zakresu świadczonej usługi CUW. W przypadku samorządu województwa zostały one wskazane w art. 8e ust. 1 ustawy o samorządzie województwa, zgodnie z którym zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie. Konsekwentnie w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości takich jednostek, jak wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne zaliczane do sektora finansów publicznych oraz wojewódzkie instytucje kultury, muszą być one przekazywane w całości.
Wzór 7. Uchwała sejmiku województwa w sprawie utworzenia nowej jednostki organizacyjnej do wspólnej obsługi jednostek
Jak można zauważyć, konstrukcja prawna tworzenia centrów usług wspólnych jest jednolita dla wszystkich stopni samorządu terytorialnego. Podstawowe reguły formalnoprawne są typowe dla jednostek sektora finansów publicznych, w związku z tym ich powołanie nie wiąże się z trudnościami o charakterze prawnym. W praktyce, w funkcjonowaniu centrów usług wspólnych nadal występują pewne bariery, które można dostrzec w zasadach organizacji. Należą do nich m.in.:
- trudności w komunikacji pomiędzy jednostką obsługującą i jednostką obsługiwaną,
- konieczność standaryzacji usług,
- brak kompetencji zarządczych kierowników jednostek,
- bariery mentalne,
- niezadowalający obieg dokumentacji (opóźnienia w dostarczaniu, braki w dokumentacjach, ciągłe poprawki, itp.).
Korzyści z wprowadzenia wspólnej obsługi
Należy również wspomnieć o pozytywnych efektach i korzyściach, jakie niesie za sobą wprowadzenie wspólnej obsługi. Można tutaj wymienić m.in.:
- znaczną poprawę jakości działalności merytorycznej jednostek obsługiwanych,
- lepszy i szybszy przepływ informacji w ramach jednostki samorządu terytorialnego,
- odciążenie kierowników jednostek obsługiwanych i zmniejszenie ich odpowiedzialności,
- oszczędności środków budżetowych,
- zapewnienie właściwej sprawozdawczości,
- lepsze funkcjonowanie kontroli zarządczej, a dzięki temu lepsze zarządzanie.
Art. 10a, 10b, 10c ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 40 ze zm.),
Art. 6a, 6b, 6c, 6d ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1526 ze zm.),
Art. 8c, 8d, 8e, 8f ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 2094 ze zm.),
Art. 11, 12, 54 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.).
©℗
Marta Banach
ekonomistka, certyfikowana księgowa posiadająca wieloletnie doświadczenie oraz szeroką wiedzę merytoryczną i praktyczną w obszarze finansów publicznych, wspartą studiami podyplomowymi z zakresu finansów i rachunkowości oraz audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej w jsfp. Zdobywczyni I miejsca w całorocznym konkursie Księgowy Budżetu w latach 2017-2019
POTRZEBUJESZ POMOCY?