Czy pracownik może podpisać kolejną umowę o pracę podczas zwolnienia lekarskiego

31 marca 2023 r. skończy się umowa o pracę na czas określony, zawarta z naszym pracownikiem. Chcemy z nim podpisać kolejną umowę o pracę, ale pracownik złamał nogę i ma długie zwolnienie lekarskie, które potrwa do końca marca. Zależy nam, aby nie miał przerwy w zatrudnieniu, dlatego chcielibyśmy podpisać z nim umowę o pracę przed zakończeniem obecnej umowy. Nasz pracownik kadr jest gotowy pojechać w tym celu do domu pracownika. Czy można podpisać nową umowę o pracę w trakcie zwolnienia lekarskiego pracownika? – pyta Czytelnik z Koszalina.

Tak. Dopuszczalne jest przedłużenie (np. w formie aneksu do umowy o pracę) czy też podpisanie nowej umowy o pracę z pracownikiem, któremu kończy się dotychczasowa umowa o pracę, a przebywa on w tym czasie na zwolnieniu lekarskim. Należy tylko pamiętać, aby podpisanie nowego dokumentu nie było sprzeczne z zaleceniami lekarza.

Pracownik w okresie zwolnienia lekarskiego jest chroniony przed wypowiedzeniem mu umowy o pracę przez pracodawcę. Natomiast nie ma jakichkolwiek przeszkód prawnych, aby w trakcie zwolnienia lekarskiego zawrzeć z nim kolejną umowę o pracę.

Zwolnienie lekarskie pracownika a składanie przez niego oświadczeń woli

Nieobecność pracownika w pracy spowodowana korzystaniem ze zwolnienia lekarskiego nie jest przeszkodą, aby składał on wszystkie oświadczenia woli lub wiedzy związane z jego stosunkiem pracy. W tym okresie pracownik może także składać wszystkie wnioski związane z korzystaniem z uprawnień i świadczeń pracowniczych (np. wnioski urlopowe, wnioski o świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych). Może również składać oświadczenia woli – o wypowiedzeniu umowy o pracę, rozwiązaniu jej bez wypowiedzenia czy o zawarciu nowej umowy o pracę.

W okresie zwolnienia lekarskiego pracownik jest jedynie niezdolny do wykonywania pracy. Nie ma natomiast żadnych przeszkód prawnych, aby w sytuacji opisanej w pytaniu, tj. w okresie zwolnienia lekarskiego, pracownik złożył oświadczenie o zawarciu nowej (kolejnej) umowy o pracę.

Nawiązanie kolejnej umowy o pracę w trakcie zwolnienia lekarskiego

Nie ma przeszkód, aby kolejna umowa o pracę rozpoczęła się w okresie niezdolności pracownika do pracy. Pracownik może bowiem już od pierwszego dnia, w którym został nawiązany stosunek pracy, korzystać z różnych zwolnień od pracy – nie tylko ze zwolnienia lekarskiego, ale i np. z urlopu wypoczynkowego (w sytuacji gdy jest to jego pierwszy dzień pracy, np. z urlopu na żądanie), dni wolnych od pracy dla honorowych krwiodawców w związku z oddaniem krwi, zwolnienia lekarskiego (tzw. opieki) na dziecko albo innego członka rodziny itp. Z prawnego punktu widzenia nie jest zatem problemem, że pierwsze tygodnie w ciągu obowiązywania nowej umowy o pracę pracownik spędzi na zwolnieniu lekarskim.

Jeżeli w okresie zwolnienia lekarskiego pracownik i pracodawca mają wolę zawarcia kolejnej umowy o pracę, mogą to zrobić w praktyce na 2 sposoby: osobiście albo drogą pocztową. Wybór sposobu będzie zależał m.in. od zaleceń lekarskich, jakie obowiązują pracownika w trakcie zwolnienia. Niemożliwe jest bowiem oczekiwanie, że pracownik przyjedzie do zakładu pracy, by podpisać nową umowę, jeśli lekarz zalecił mu nie wychodzić z domu.

W sytuacji gdy pracownik ma mocno utrudnione możliwości przemieszczania się czy wyraźne zalecenia lekarza, aby nie opuszczać domu lub placówki medycznej, w której się znajduje, pracodawca albo przedstawiciel pracodawcy może udać się do miejsca pobytu chorego, zawożąc umowę o pracę podpisaną już przez pracodawcę albo inną osobę – uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy (art. 3¹ Kodeksu pracy), aby także pracownik złożył na niej swój własnoręczny podpis, co będzie skutkowało zawarciem umowy o pracę.

Inną możliwością jest przesłanie pracownikowi podpisanej ze strony pracodawcy umowy o pracę na adres zamieszkania lub pobytu, aby pracownik także złożył na niej swój własnoręczny podpis i następnie odesłał ją pracodawcy. Taką istotną korespondencję najlepiej przesyłać listem poleconym, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, lub kurierem.

Oczywiście kolejność składania podpisów na umowie może być też odwrotna. Pracownik może otrzymać od pracodawcy projekt umowy, który podpisze najpierw on, a dopiero potem pracodawca albo inna osoba uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy.

Data zawarcia umowy o pracę z pracownikiem przebywającym na zwolnieniu lekarskim

W razie wątpliwości umowę uznaje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu (art. 70 Kodeksu cywilnego). Zatem jeśli traktować, że przekazana choremu pracownikowi do podpisania treść umowy o pracę stanowi ofertę (bowiem przekazany projekt umowy określa istotne postanowienia tej umowy zgodnie z art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego), to podpisanie jej przez pracownika i dostarczenie do pracodawcy będzie oznaczało zawarcie nowego stosunku pracy.

Miejsce zawarcia umowy o pracę z pracownikiem przebywającym na zwolnieniu lekarskim

Nie jest też problemem miejsce podpisania umowy o pracę przez pracownika, tj. że nie odbywa się to w miejscu pracy, lecz np. w miejscu zamieszkania pracownika. Nie wymaga się bowiem, aby umowa o pracę została zawarta bezwzględnie w siedzibie pracodawcy.

W razie wątpliwości umowę uważa się za zawartą w miejscu otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane albo oferta jest składana w postaci elektronicznej – w miejscu zamieszkania albo w siedzibie składającego ofertę w chwili zawarcia umowy (art. 70 Kodeksu cywilnego).

Bożena Lenart

specjalista z zakresu prawa pracy