Interpretacja indywidualna z dnia 24 lutego 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL3.4012.514.2022.2.NS

Przechowywanie faktur i innych dokumentów w formie elektronicznej oraz zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktur i innych dokumentów dających prawo do odliczenia.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 grudnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 14 grudnia 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur i innych dokumentów (mogących mieć potencjalnie znaczenie dla rozliczeń z tytułu podatku VAT), w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktur i innych dokumentów dających prawo do odliczenia.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Są Państwo spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce (dalej jako „Spółka”, „Wnioskodawca”), polskim rezydentem podatkowym oraz czynnym podatnikiem podatku VAT, zarejestrowanym dla celów tego podatku w Polsce.

Podstawowym przedmiotem aktywności gospodarczej Spółki jest działalność związana z oprogramowaniem, szczególnie tym o zastosowaniach profesjonalnych i biznesowych. Prowadzona działalność wiąże się z dokonywaniem znacznej ilości zakupów towarów i usług, co dokumentowane jest za pomocą faktur. Spółka podkreśla, że wszystkie zakupione towary i usługi służą czynnościom opodatkowanym. Faktury zakupowe otrzymywane są w formie tradycyjnej (papierowej) oraz elektronicznej. Faktury sprzedaży wystawiane są jedynie w formie elektronicznej. Faktury są przechowywane w takiej formie, w jakiej zostały otrzymane lub wystawione, czyli faktury tradycyjne są przechowywane w formie papierowej, a faktury elektroniczne w formie plików zapisywanych na Państwa dyskach.

Ze względu na skalę działalności oraz związaną z tym liczbę otrzymywanych faktur w formie tradycyjnej (papierowej), ich archiwizacja w formie papierowej zaczęła wiązać się ze sporym obciążeniem finansowym oraz niedogodnościami natury logistycznej, zwłaszcza w obszarze sprawnego obiegu dokumentów. W związku z tym, tradycyjny sposób przechowywania faktur stał się wysoce niepraktyczny.

Wobec powyższego, rozważają Państwo prowadzenie ewidencji podatkowej wyłącznie w oparciu o dokumenty (w tym faktury, faktury korygujące, noty księgowe) zarchiwizowane w formie elektronicznej. Dokumenty w formie papierowej po ich otrzymaniu zostaną zeskanowane i zapisane na dysku komputerowym w formie nieedytowalnego pliku. Po przeprowadzeniu takiej operacji dokumenty w formie papierowej zostaną zniszczone i nie będą już fizycznie przechowywane. Faktury oraz inne dokumenty księgowe mające znaczenie dla celów podatku VAT będą w Spółce przechowywane jedynie w formie plików komputerowych, nawet jeśli pierwotnie posiadały formę papierową.

Spółka nie będzie przy tym korzystać ze specjalistycznego oprogramowania dla celów archiwizacji faktur. Skanowanie, zapis oraz przechowywanie będą dokonywane w oparciu o standardowe narzędzia i oprogramowanie systemowe oraz uniwersalny sprzęt (np. skaner Spółki).

Spółka zadba oczywiście o zabezpieczenie dokumentów w formie elektronicznej przed zniszczeniem lub utratą albo zmianą danych z nich wynikających. Zapewnią Państwo m.in.:

a)autentyczność pochodzenia, gdyż dostęp do dokumentów zarchiwizowanych w formie elektronicznej będą miały osoby posiadające uprawnienie w określonym i niezbędnym zakresie, a ponadto dokumenty podlegające zarchiwizowaniu będą wystawiane oraz wprowadzane przez upoważnionych pracowników. Faktury będą też pod tym względem sprawdzane dokładnie w taki sam sposób, jak obecnie sprawdzane są faktury w formie papierowej;

b)integralność treści, ponieważ zarchiwizowane dokumenty będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dokonanie zmiany treści dokumentu. Zostaną one bowiem zeskanowane i zapisane w formacie PDF (lub w innym formacie uniemożliwiającym ingerencję w treść dokumentu). Na etapie skanowania oraz na etapie zapisywania w systemie dokumentów, pracownicy nie będą mieli możliwości jakiejkolwiek modyfikacji ich treści;

c)czytelność przechowywanych dokumentów, ponieważ dokumenty w postaci elektronicznej będą czytelne, a skany dokumentów będą dokonywane w odpowiedniej jakości.

Wskazują Państwo, że po archiwizacji faktur w formie elektronicznej będą u Państwa obowiązywały nadal kontrole biznesowe w rozumieniu art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, które zostaną dostosowane do nowego sposobu przechowywania dokumentów. Spółka zaznacza jednak ponownie, że nie będzie w tym zakresie stosowała żadnego specjalnego systemu, tudzież sformalizowanej procedury, a ścieżka audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, o której mowa we wspomnianym przepisie, będzie opierała się na rozwiązaniach systemowych standardowego oprogramowania biurowego oraz fachowości i kompetencjach zaangażowanych pracowników. Jak już wspomniano wyżej, czytelność faktur zostanie zapewniona przez dobrą jakość skanera i prawidłową technikę wykonywania skanu, natomiast integralność dokumentu będzie zapewniona przez zapis w formacie PDF, co do zasady nieedytowalnym. Ze względu na zapis w formie elektronicznej, powinno być możliwe ustalenie prób ewentualnej ingerencji w treść dokumentów, gdyż operacje takie zostawiają zazwyczaj cyfrowy ślad. Autentyczność dokumentu i jego poprawność merytoryczna będzie badana dokładnie w ten sam sposób, co przy obecnej archiwizacji w formie tradycyjnej.

Spółka wskazuje przy tym, że dokumenty istotne dla celów rozliczenia podatku VAT będą przechowywane przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a Spółka zapewni odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, przechowywanych w formie elektronicznej jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (każdy dokument zostanie opisany i nazwany w sposób umożliwiający jego identyfikację i odszukanie danych oraz innych dokumentów z nim związanych).

Dokumenty (w tym faktury) w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zeskanowaniu i zapisaniu w formacie PDF.

Oprócz faktur, archiwizowane w powyższy sposób będą również rachunki, noty księgowe oraz inne dokumenty księgowe.

Dokumenty przedstawione we wniosku będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju. Jeśli w przyszłości Spółka zdecyduje się na przechowywanie dokumentów poza granicami kraju, to umożliwi za pomocą środków elektronicznych dostęp on-line, pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych wszystkim organom upoważnionym do kontroli dokumentów.

Ponadto w uzupełnieniu na zadane przez Organ pytania udzielili Państwo następujących wyjaśnień:

-Wniosek Spółki dotyczy sposobu przechowywania wszystkich dokumentów mogących mieć potencjalnie znaczenie dla rozliczeń z tytułu podatku VAT. Mowa tu więc zarówno o fakturach jak i dokumentach od zagranicznych kontrahentów, które oni nazywają np. notami kredytowymi, a spełniają one wymagania do uznania ich za faktury korygujące według polskich przepisów (czyli są to dokumenty zrównane z fakturami), ale również dokumentach, które nie są zrównane z fakturami i nie mają pełnić ich funkcji, czyli m.in. polskie noty księgowe, służące do rozliczania przepływów pieniężnych, niebędących przedmiotem podatku VAT.

-Wniosek Spółki obejmuje zarówno dokumenty potwierdzające transakcje krajowe, jak również wewnątrzwspólnotowe nabycia i dostawy towarów, eksport i import towarów, eksport i import usług, itp.

Jak już wskazano w odpowiedzi na powyższe pytanie, przedmiotem wniosku są wszelkie dokumenty mogące mieć potencjalnie znaczenie dla rozliczenia VAT, również wtedy, gdy nie stanowią one podstawy do odliczenia podatku naliczonego. Przykładowo, wniosek obejmuje faktury od zagranicznych kontrahentów, dokumentujące import towarów, które są jedynie dokumentem źródłowym, podczas gdy prawo do odliczenia przysługuje na podstawie dokumentów celnych. Taki dokument źródłowy stanowi jednak jeden z elementów dokumentacji transakcji, pozwalający ją później poprawnie zidentyfikować, określić jej przedmiot oraz materialne podstawy prawa do odliczenia (np. pozwalający określić, czy nabyte towary w ogóle korzystają w Polsce z takiego prawa).

Innym dokumentem objętym wnioskiem są np. noty księgowe, które dokumentują transakcje niebędące przedmiotem podatku VAT. Nie dają one prawa do odliczenia, lecz pozwalają zidentyfikować transakcje, które Spółka zakwalifikowała jako niepodlegające podatkowi VAT. Stanowią więc one potem dowód przy ewentualnych czynnościach kontrolnych. Przedmiotem wniosku Spółki jest więc kwestia archiwizacji i przechowywania wszelkich dokumentów mających chociażby pośrednie znaczenie dla rozliczenia podatku VAT, zarówno faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami, dokumentów dających i niedających prawa do odliczenia, jak również dokumentów o znaczeniu jedynie dowodowym.

Jednocześnie Spółka podkreśla, że oczywiście dążeniem Spółki nie jest uzyskanie odpowiedzi na pytanie, czy na skutek zmiany formy przechowywania dokumentów uzyska ona prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tych dokumentów, z których nie przysługiwało jej to prawo przy ich tradycyjnej, papierowej formie.

Pytania

1.Czy mogą Państwo przechowywać faktury oraz inne wskazane we wniosku dokumenty w formie elektronicznej, przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, tj. postępując zgodnie z procedurą przedstawioną powyżej?

2.Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur oraz innych dokumentów otrzymanych w formie papierowej, a archiwizowanych w formie elektronicznej (tj. po zniszczeniu papierowego oryginału)?

Państwa stanowisko w sprawie

1.W Państwa opinii, mogą Państwo przechowywać faktury oraz inne wskazane we wniosku dokumenty w formie elektronicznej, przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, tj. postępując zgodnie z procedurą przedstawioną powyżej.

2.Według Spółki, będzie jej przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur oraz innych dokumentów otrzymanych w formie papierowej, a archiwizowanych w formie elektronicznej (tj. po zniszczeniu papierowego oryginału).

Ad. 1

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1.wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2.otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Art. 112a ust. 3 stanowi z kolei, że przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Stosownie zaś do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Z kolei art. 106m ust. 2 ustawy o VAT stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Według art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Z powyższego wynika więc, że przepisy nie określają formy technicznej (fizycznej) w jakiej powinny być przechowywane dokumenty istotne dla rozliczeń w podatku VAT. Inaczej mówiąc, ustawa o VAT nie zobowiązuje podatników VAT do przechowywania dokumentów w oryginalnej postaci (w formie, w której zostały wystawione).

Zgodnie z powyższym, dopuszczalny pozostaje każdy sposób przechowywania faktur, o ile zostaną spełnione warunki określone w art. 112a oraz 106m ustawy o VAT. W szczególności za zgodne z przepisami należy uznać archiwizację faktur wyłącznie w postaci elektronicznej, nawet w przypadku wystawienia faktury w formie papierowej. Jak wynika z powyższego, nie ma przeszkód prawnych, aby wszystkie dokumenty, w tym faktury wystawiane w formie papierowej albo elektronicznej były archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. W konsekwencji, faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej. Forma papierowa może zostać zniszczona.

Istotne jest jedynie, aby sposób archiwizacji gwarantował odpowiednie standardy dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury oraz aby były one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, aby były łatwe do odszukania oraz aby organy podatkowe miały zagwarantowaną możliwość ich kontroli bez żadnych utrudnień, aż do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Jak wskazał m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 9 października 2019 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.344.2019.1.JF: „Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika”.

Jak z kolei wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 29 listopada 2021 r., nr 0111-KDIB3-3.4012.473.2021.3.PJ „Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT)”.

Należy również podkreślić, że gdyby nie było możliwe przechowywanie faktur w formie elektronicznej, przepisy art. 112a ust. 3 i 4 ustawy o VAT byłyby bezprzedmiotowe. Jednocześnie przepisy te w żadnym miejscu nie wskazują, że obok formy elektronicznej konieczna jest również archiwizacja tradycyjna.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, mają Państwo zamiar dochować wszystkich standardów ustawowych, tak jak robili to do tej pory. Jedyną zmianą będzie fizyczny sposób przechowywania faktur wystawionych/otrzymanych pierwotnie w formie papierowej. Faktury te będą skanowane i zapisywane w formie elektronicznej, natomiast ich fizyczne oryginały będą niszczone. Sama tego typu zmiana nie uniemożliwia dopełnienia standardów ustawowych – ich dochowanie jest wciąż możliwe przy wyborze elektronicznej formy archiwizacji, po zniszczeniu papierowych oryginałów i to nawet przy wykorzystaniu standardowego oprogramowania biurowego. Oznacza to, że sam wybór elektronicznej formy archiwizacji wraz ze zniszczeniem papierowych oryginałów nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi przepisami.

Mając powyższe na względzie, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska.

Ad. 2

Według Spółki, będzie jej przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur oraz innych dokumentów otrzymanych w formie papierowej, a archiwizowanych w formie elektronicznej (tj. po zniszczeniu papierowego oryginału).

Przepis art. 86 ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Natomiast stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.nabycia towarów i usług,

2.dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do odliczenia przysługuje podatnikowi pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Żadna z przesłanek pozytywnych ani negatywnych nie odnosi się do fizycznej formy i sposobu przechowywania faktur i innych dokumentów rozliczeniowych. Prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W efekcie, Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur oraz innych dokumentów otrzymanych w formie papierowej, a archiwizowanych w formie elektronicznej (tj. po zniszczeniu papierowego oryginału).

Mając powyższe na względzie, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931, ze zm.; dalej jako: „ustawa”):

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Stosownie do art. 106n ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Odnosząc się do podniesionych we wniosku kwestii innych dokumentów, wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawionej przez podatnika.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy:

Z kolei Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem, otrzymywane przez Państwa dokumenty zawierają dane określone w przytoczonych powyżej przepisach są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosuje się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie mogą zostać uznane za faktury i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą prawa do przechowywania faktur oraz innych wskazanych we wniosku dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur i innych dokumentów mogących mieć potencjalnie znaczenie dla rozliczeń z tytułu podatku VAT w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych dokumentów – jest zgodny z przytoczonymi przepisami.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka zadba o zabezpieczenie dokumentów w formie elektronicznej przed zniszczeniem lub utratą albo zmianą danych z nich wynikających. Spółka zapewni autentyczność pochodzenia gdyż dostęp do dokumentów zarchiwizowanych w formie elektronicznej będą miały osoby posiadające uprawnienie w określonym i niezbędnym zakresie, a ponadto dokumenty podlegające zarchiwizowaniu będą wystawiane oraz wprowadzane przez upoważnionych pracowników. Faktury będą też pod tym względem sprawdzane dokładnie w taki sam sposób, jak obecnie sprawdzane są faktury w formie papierowej).

Jak wskazano również we wniosku, zapewnią Państwo integralność treści, ponieważ zarchiwizowane dokumenty będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dokonanie zmiany treści dokumentu. Zostaną one bowiem zeskanowane i zapisane w formacie PDF lub w innym formacie uniemożliwiającym ingerencję w treść dokumentu. Na etapie skanowania oraz na etapie zapisywania w systemie dokumentów, pracownicy nie będą mieli możliwości jakiejkolwiek modyfikacji ich treści.

Zapewnią również Państwo czytelność przechowywanych dokumentów, ponieważ dokumenty w postaci elektronicznej będą czytelne, a skany dokumentów będą dokonywane w odpowiedniej jakości.

Po archiwizacji faktur w formie elektronicznej będą u Państwa obowiązywały nadal kontrole biznesowe w rozumieniu art. 106m ust. 4 ustawy, które zostaną dostosowane do nowego sposobu przechowywania dokumentów. Ścieżka audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, o której mowa we wspomnianym przepisie, będzie opierała się na rozwiązaniach systemowych standardowego oprogramowania biurowego oraz fachowości i kompetencjach zaangażowanych pracowników. Dokumenty istotne dla celów rozliczenia podatku VAT będą przechowywane przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a Spółka zapewni odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, przechowywanych w formie elektronicznej jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (każdy dokument zostanie opisany i nazwany w sposób umożliwiający jego identyfikację i odszukanie danych oraz innych dokumentów z nim związanych). Dokumenty (w tym faktury) w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zeskanowaniu i zapisaniu w formacie PDF. Dokumenty przedstawione we wniosku będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju. Jeśli w przyszłości Spółka zdecyduje się na przechowywanie dokumentów poza granicami kraju, to umożliwi za pomocą środków elektronicznych dostęp on-line, pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych wszystkim organom upoważnionym do kontroli dokumentów.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania wystawianych i otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz dokumentów stanowiących faktury zgodnie z § 3 pkt 1-5 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych dokumentów wymienionych we wniosku, które nie są zrównane z fakturami i nie mają pełnić ich funkcji czyli m.in. polskich not księgowych, służących do rozliczania przepływów pieniężnych, niebędących przedmiotem podatku VAT, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Przy czym z punktu widzenia przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów zostanie uprawdopodobniona.

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur (oraz innych dokumentów spełniających definicję faktury) dokumentujących zakup towarów i usług. Spółka wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

W świetle powyższego dopuszczalne jest przechowywanie faktur oraz innych dokumentów wskazanych we wniosku, wyłącznie w postaci elektronicznej, przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest prawidłowe.

Kolejne Państwa wątpliwości dotyczą wskazania, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur oraz innych dokumentów otrzymanych w formie papierowej, a archiwizowanych w formie elektronicznej (tj. po zniszczeniu papierowego oryginału).

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy, który stanowi, że:

Stosownie do art. 86 ust. 2 ustawy:

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

W świetle art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Spółka, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywała nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

W konsekwencji powyższego zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur i innych dokumentów dających prawo do odliczenia, jeżeli będą one archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (tj. po zniszczeniu papierowych oryginałów).

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnośnie powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).