Świadczenia związane z urlopem wypoczynkowym – jak je przyznawać i rozliczać

Pracodawca prowadzący działalność socjalną w formie zfśs lub finansowaną z innych środków może bez większych obciążeń dla budżetu firmy dopłacać pracownikom i ich rodzinom np. do letniego wypoczynku. O tym, jak rozliczać tego typu świadczenia pod względem składkowym i podatkowym, nie przesądza nadanie świadczeniu nazwy „wczasy pod gruszą” czy „świadczenie urlopowe”. Obowiązek opłacenia składek i podatku od dofinansowania do wypoczynku zależy bowiem od rodzaju takiej wypłaty i źródła jej sfinansowania. Ponadto nie wszystkie dopłaty do wypoczynku dzieci pracowników w kontekście obciążeń składkowo-podatkowych należy rozpatrywać tak samo.

Częstym problemem, jaki pojawia się przy wypłacie dofinansowania wypoczynku pracowników, jest jego prawidłowe rozliczenie, zwłaszcza gdy świadczenie jest zwolnione z podatku, ale nie jest zwolnione ze składek.

Wczasy pod gruszą

Wczasy pod gruszą są formą wypoczynku pracownika zorganizowanego przez niego we własnym zakresie. Ich koszt może zostać dofinansowany zarówno ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs), jak i ze środków obrotowych pracodawcy.

W praktyce wypłata dofinansowania ze środków obrotowych występuje znacznie rzadziej. Jest ona mniej korzystna dla pracownika i pracodawcy niż wypłata z zfśs ze względu na bezwarunkowe obciążenia składkowo-podatkowe. Natomiast dofinansowanie wypłacone z zfśs może być zwolnione ze składek (w całości) i z podatku (w całości lub w części) po spełnieniu określonych warunków.

W regulaminie zfśs pracodawca, w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi (a w razie ich braku - w uzgodnieniu z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów), ustala zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej (art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, dalej: ustawa o zfśs). Warunkiem otrzymania dofinansowania może być np. ustalenie minimalnej liczby kolejnych dni przebywania przez pracownika na urlopie. Otrzymania dofinansowania nie powinno się natomiast uzależniać od miejsca pobytu pracownika w czasie urlopu. Istotą wczasów pod gruszą jest bowiem organizacja wypoczynku we własnym zakresie przez pracownika, co w praktyce może przybierać najróżniejsze formy.

Przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zfśs, a także ustalając wysokość dopłat z tego funduszu, pracodawca musi się kierować sytuacją życiową, rodzinną i materialną pracownika (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs), czyli uwzględniać kryterium socjalne. W efekcie pracownicy znajdujący się w trudnej sytuacji materialno-rodzinnej powinni mieć prawo do wyższego dofinansowania, a pracownicy lepiej sytuowani powinni otrzymywać niższe dofinansowanie lub nie otrzymywać go wcale.