Jak rozliczyć w księgach rachunkowych udzieloną pracownikowi pożyczkę

Spółka postanowiła udzielać pożyczek ze środków obrotowych swoim pracownikom. Stworzyła w tym celu specjalny regulamin. Na podstawie umowy zawartej z pracownikiem udzielono jednemu z pracowników pożyczkę na dwa lata w kwocie 30 000 zł oprocentowaną w wysokości 1,5% w skali roku.  Pożyczka będzie spłacana comiesięcznie wraz z przypadającą na ten miesiąc częścią odsetek.  Jak rozliczyć w księgach rachunkowych udzieloną pracownikowi pożyczkę? Czy pożyczka taka będzie opodatkowana PCC? Czy można udzielać niektórym pracownikom oprocentowanych pożyczek, a niektórym nieoprocentowanych? Jeśli tak, to czy powstaje u pracownika przychód z tytułu otrzymania nieoprocentowanej pożyczki?

Obowiązujące przepisy nie przesądzają o tym, czy umowa pożyczki musi być odpłatna. Możliwe jest zatem jej udzielenie zarówno za wynagrodzeniem w postaci odsetek, jak i nieodpłatnie. Powstanie przychodu z nieodpłatnych świadczeń w zakresie nieoprocentowanej pożyczki uzależnione jest od dwóch warunków, tj. czy pracodawca prowadzi działalność w zakresie pożyczek oraz czy są opracowane jednolite dla wszystkich pracowników zasady udzielania takich pożyczek ze środków obrotowych. Udzielona pracownikowi pożyczka – co do zasady – nie podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Szczegóły wraz z ewidencją księgową – w uzasadnieniu.

Pożyczka pracownicza jest bardzo atrakcyjną formą wsparcia pracowników. Pracodawcy udzielają ją na bardzo korzystnych warunkach, z niskim, a nawet zerowym oprocentowaniem, dostosowaną do potrzeb i możliwości pracownika.

Pożyczka dla pracownika ze środków obrotowych a przychód pracownika ze stosunku pracy

W związku z tym, że pożyczka jest udzielona pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, mogą pojawiać się wątpliwości, czy kwota ta powinna zostać uznana jako przychód ze stosunku pracy. Ustawa o PIT (art. 12 ust. 1 updof) definiuje przychody ze stosunku pracy jako:

przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z zacytowanej regulacji prawnej wynika, że opodatkowaniu PIT podlegają przysporzenia majątkowe, które mają charakter trwały i definitywny, a pożyczka jako świadczenie zwrotne takiego charakteru nie ma (por. art. 720 ust. 1 Kodeksu cywilnego). Tym samym pożyczka udzielona pracownikowi nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, gdyż nie jest dochodem dla pożyczkobiorcy, ponieważ w wyniku jej udzielenia nie następuje stałe przysporzenie majątkowe dla pracownika.

Nieoprocentowana pożyczka dla pracownika ze środków obrotowych a przychód pracownika z nieodpłatnego świadczenia

Obowiązujące przepisy nie przesądzają o tym, czy umowa pożyczki musi być odpłatna. Możliwe jest zatem jej udzielenie zarówno za wynagrodzeniem w postaci odsetek, jak nieodpłatnie. W sytuacji gdy pożyczka jest udzielona pracownikowi nieodpłatnie, może u niego powstać przychód ze stosunku pracy będący wynikiem otrzymania nieodpłatnego świadczenia w wysokości odsetek, jakie musiałby ponieść, gdyby zaciągnął pożyczkę na zasadach rynkowych. Konieczność rozpoznania przychodu z nieodpłatnych świadczeń po stronie pracownika uzależniona jest jednak od zasad udzielania pożyczek przez pracodawcę oraz od tego, czy pracodawca prowadzi działalność zakresie udzielania pożyczek. Jeżeli pracodawca:

• nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie udzielania pożyczek, a pożyczki są udzielane pracownikom według jednolitych zasad – to po stronie pracowników nie powstaje przychód z nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof w związku z otrzymaniem pożyczki nieoprocentowanej. Takie stanowisko potwierdzają wydane interpretacje indywidualne (np. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 17 czerwca 2019 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.256.2019.1.MS),
• nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie udzielania pożyczek, ale te są udzielane pracownikom według niejednolitych zasad – wówczas dochodzi do powstania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń po stronie pracownika w wysokości odsetek, które ten musiałby zapłacić, gdyby zaciągnął pożyczkę w instytucji zajmującej się udzielaniem pożyczek,
• prowadzi działalność gospodarczą w zakresie udzielania pożyczek – wówczas po stronie pracowników powstanie przychód z nieodpłatnych świadczeń, jeżeli pracodawca udzieli pożyczki na warunkach korzystniejszych niż warunki, jakie oferuje osobie trzeciej (klientowi).

Pożyczka dla pracownika ze środków obrotowych a PCC 

Ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych wskazuje (art. 2 ust. 4 ustawy o PCC), że nie podlegają temu podatkowi czynności cywilnoprawne inne niż umowa spółki i jej zmiany:

a) w zakresie, w jakim są opodatkowane podatkiem od towarów i usług,

b) jeżeli przynajmniej jedna ze stron jest zwolniona od podatku od towarów i usług z tytułu dokonania tej czynności, z wyjątkiem:

– umów sprzedaży i zamiany, których przedmiotem jest nieruchomość lub jej część, albo prawo użytkowania wieczystego, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej lub prawo do miejsca postojowego w garażu wielostanowiskowym lub udział w tych prawach,

– umów sprzedaży udziałów i akcji w spółkach handlowych, (…)

Z zacytowanej regulacji prawnej wynika zatem, że udzielenie pożyczki pracownikowi przez pracodawcę nie podlega opodatkowaniu podatkiem PCC, gdyż pożyczka taka korzysta ze zwolnienia przedmiotowego w podatku VAT (por. art. 43 ust. 1 pkt 38 ustawy o VAT).

Pożyczka ze środków obrotowych dla pracownika – ewidencja księgowa

Udzielenie pracownikowi pożyczki ze środków obrotowych ewidencjonuje się na koncie rozrachunków z pracownikami (konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”), przy jednoczesnym prowadzeniu szczegółowej analityki w zakresie udzielanych pożyczek. 

Wn konto 23-4 ,,Pozostałe rozrachunki z pracowniami’’

Ma konto 13-1 ,,Bieżący rachunek bankowy’’ lub konto 10 ,,Kasa’’

Kwota spłacanych odsetek od zaciągniętej pożyczki pracownika jest odnoszona w ciężar przychodów finansowych (zgodnie z art. 42 ust. 3 uor), co w księgach rachunkowych podlega ewidencji zapisem:

Wn konto 23-4 ,,Pozostałe rozrachunki z pracownikami’’

Ma konto 75-0 ,,Przychody finansowe’’. 

Jeśli spłata pożyczki potrącana jest w wynagrodzenia, wówczas zmniejszenie tego zobowiązania pracowniczego zostanie zaewidencjonowane:

Wn konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Udzielone pracownikom pożyczki należy wycenić nie rzadziej niż na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty, a więc łącznie z należnym odsetkami, z zachowaniem zasady ostrożności (por. art. 28 ust. 1 pkt 8 uor).

Przykład

Dorota Pietrasz

księgowa, praktyk