Dokumentacja czasu pracy

Pojęcie „dokumentacja pracownicza” najczęściej odnosi się do ewidencji czasu pracy jako podstawowego, obowiązkowego elementu prowadzonej przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz wskazanych przez prawodawcę dokumentów przechowywanych wraz z ewidencją czasu pracy. Przy szerokim jednak podejściu to także harmonogramy czasu pracy, potwierdzenia obecności w pracy (np. lista obecności, dane z systemu elektronicznego, za pomocą którego potwierdzana jest obecność w pracy), jak też sama dokumentacja związana z ustaleniem konkretnych rozwiązań z zakresu czasu pracy (regulamin pracy, obwieszczenie o czasie pracy, porozumienia z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników). W tekście przedstawiamy ewidencję dokumentów oraz prawidłowe ich przechowywanie.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Na podstawie art. 94 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.), pracodawca jest zobowiązany m.in.:

• prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
• przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Zakres dokumentacji w sprawach związanych z czasem pracy określa § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej). W jej skład wchodzą m.in. ewidencja czasu pracy oraz znaczny nawet zakres dokumentów związanych z czasem pracy (wnioski, zgody).

W dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy znajdą się:

• karta ewidencji czasu pracy,
• wnioski pracownika w sprawach związanych z czasem pracy,
• dokumenty związane z pewnymi kwestiami powiązanymi z czasem pracy,
• zgody pracowników - rodziców małych dzieci oraz pracownic w ciąży.

Te wszystkie grupy dokumentów wchodzą wprost w pojęcie dokumentacji pracowniczej, na którą składają się akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a k.p.).

Cel prowadzenia ewidencji

Według art. 149 k.p., pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ten ogólny cel, w którym prowadzona ma być ewidencja czasu pracy, wyznaczać powinien jednocześnie szczegółowość jej zapisów. Nie można w nich np. ogólnikowo jedynie odnieść się do nieobecności usprawiedliwionej, gdyż nie pozwoli to na ustalenie, czy jest to nieobecność płatna, czy niepłatna, jeżeli płatna, to według jakich regulacji ustalane jest wynagrodzenie.

W praktyce ważne jest stosowanie szerokiego katalogu skrótów dotyczących zwolnień i innych nieobecności, z różnymi oznaczeniami nieobecności w odmienny sposób rozliczanych w kontekście prawa do wynagrodzenia, a nie tylko ograniczenie się do oznaczenia: nieobecność płatna i bez zachowania prawa do wynagrodzenia - takie ogólne określenie nieobecności byłoby niezgodne z konstrukcją przepisów o ewidencji czasu pracy, które wymagają, by oznaczyć nieobecność.

Zakres treści ewidencji czasu pracy

Nie istnieje żaden narzucony prawnie wzór karty ewidencji czasu pracy pracownika. Pracodawcy opracowują więc wzór takiej karty we własnym zakresie. Nie narzucono również okresu, na jaki ma być tworzona. Najczęściej stosuje się karty miesięczne, roczne lub obejmujące okresy rozliczeniowe czasu pracy. Standardowo karta prowadzona jest w formie tabelarycznej.

Ewidencja czasu pracy zawierać ma informacje o:

1. liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
2. liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej (nie wskazujemy przy tym przedziału czasu - "od ... do …" - w którym praca w nocy była wykonywana, przedział pracy w nocy wynika z przepisów wewnętrznych),
3. liczbie godzin nadliczbowych (podobnie jak przy pracy w nocy nie podajemy przedziału czasu, w jakim praca nadliczbowa była wykonywana - informacja o nadgodzinach uzupełnia informację z pkt 1 o liczbie i przedziale czasu, w jakim praca była wykonywana, np. przy podaniu 10 godzin w przedziale od godz. 8.00 do godz. 18.00, w informacji o nadgodzinach pojawić się może 2 (tak będzie przede wszystkim w podstawowym czasie pracy) lub np. 0 (w razie stosowania systemu równoważnego i zaplanowaniu na ten dzień 10 godzin do przepracowania),
4. dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
5. liczbie godzin dyżuru i ich rozkładzie w dobach, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,