Interpretacja indywidualna z dnia 14 lipca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL1-2.4012.194.2023.2.ID

Nie będzie dopuszczalne przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych jako dających prawo do odliczenia wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów ponieważ nie będą spełnione przesłanki dotyczące ich przechowywania.

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów (pytanie oznaczone we wniosku nr 1) – jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 kwietnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 27 kwietnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:

·przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów (pytanie oznaczone we wniosku nr 1);

·zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym przez Wnioskodawcę sposobem postępowania (pytanie oznaczone we wniosku nr 2).

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 26 maja 2023 r. (wpływ 29 maja 2023 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce oraz podlega w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów bez względu na miejsce ich osiągania (nieograniczony obowiązek podatkowy). Głównym przedmiotem działalności Spółki jest leasing finansowy (PKD 64.91.Z).

Spółka prowadzi działalność opodatkowaną podatkiem od towarów i usług (dalej: „podatek VAT”) oraz spełnia wszystkie warunki wynikające z ustawy o VAT niezbędne dla celów dokonywania odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur.

Obecnie do Spółki wpływają faktury zakupowe w formie papierowej i w tej samej formie dokumenty te są archiwizowane. Z uwagi na dużą skalę prowadzonej działalności, Spółka, w każdym miesiącu, otrzymuje w formie papierowej znaczną ilość faktur zakupowych.

Faktury te związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę i służą m.in. czynnościom opodatkowanym. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy o VAT, Wnioskodawca nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten wydatek.

W ramach obowiązującego prawa, celem minimalizacji kosztów oraz uproszczenia procedury związanej z przechowywaniem dokumentacji papierowej, Spółka w stosunku do wybranych transakcji (przede wszystkim związanych z zawieranymi umowami leasingowymi) zamierza wprowadzić rozwiązanie polegające na digitalizacji faktur zakupowych (przy zastosowaniu takiego rozwiązania dokumenty papierowe będą trwale niszczone). Faktury te, mimo iż będą otrzymywane jako dokumenty papierowe, Wnioskodawca zamierza przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka zamierza wdrożyć system archiwizowania w stosunku do określonych kategorii faktur zakupowych, aby były dostępne jedynie w formie elektronicznej, bez konieczności archiwizacji ich papierowych wersji. Wnioskodawca cały proces zamierza przeprowadzać w sformalizowany sposób. W tym celu zostały wyodrębnione umowne etapy obiegu faktury jako kolejne „kroki” (dalej: „Proces”):

Krok 1 – Faktura papierowa, jako oryginalny dokument, otrzymywana jest przez Spółkę pocztą bądź dostarczona do Spółki w inny sposób.

Krok 2 – Następuje wewnętrzna weryfikacja czy dany rodzaj faktury powinien podlegać procesowi digitalizacji (zgodnie z wewnętrznymi ustaleniami). Tylko w przypadku pozytywnej weryfikacji faktury (tj. faktura podlega procesowi digitalizacji) zasadne jest przejście do kolejnych kroków.

Krok 3 – Faktura jest „rejestrowana” w dedykowanym systemie. W tym celu dokument jest skanowany, a w systemie jest oznaczana data wpływu dokumentu do Spółki. Dokonywana w ten sposób „rejestracja” faktury nie jest natomiast jeszcze tożsama z ujęciem faktury w księgach rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych (podatku VAT oraz podatku dochodowego). Stanowi wyłącznie wprowadzenie faktury do systemu sprzedażowego (jego części odpowiedzialnej za przeprocesowanie umowy z klientem), celem zainicjowania dalszego jej obiegu.

Po zeskanowaniu faktura papierowa zostaje trwale i nieodwracalnie niszczona.

Krok 4 – Zapisany w systemie sprzedażowym skan jest zapisywany w zasobach sieciowych do tego przeznaczonych, w odpowiednim okresie rozliczeniowym. Skany są zapisane w formacie PDF, lecz nie można wykluczyć, iż może to być także np. format JPG lub BMP. W każdym przypadku są to jednak formaty nieedytowalne. Gwarantuje to, iż zdigitalizowane w ten sposób faktury są zabezpieczane przed możliwością dokonywania w nich zmian. Spółka jednocześnie zapewni, że po zeskanowaniu faktury papierowej, jej wersja elektroniczna będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej (oryginalnej) faktury. Skany będą mieć odpowiednią jakość.

Krok 5 – Faktura po digitalizacji weryfikowana jest pod względem merytorycznym i formalnym według obowiązującej w Spółce instrukcji uruchamiania umowy leasingowej i pożyczki. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy faktura jest wystawiona na Spółkę oraz czy zawiera poprawne dane Wnioskodawcy (nazwa, adres, NIP), a także sprawdzenie zgodnych z ustawą o VAT obowiązkowych elementów faktury. Weryfikowane jest w szczególności, czy faktura zakupowa odzwierciedla faktyczny przebieg transakcji (operacji gospodarczej), a więc między innymi czy tożsamość dostawcy towarów/usługodawcy oraz przedmiot transakcji są zgodne z rzeczywistością. Bez tak rozumianej akceptacji merytorycznej faktura nie jest poddawana dalszemu obiegowi. Wszelkie powstałe wątpliwości powinny zostać wyjaśnione na tym etapie. Warunkiem dalszego obiegu faktury jest zaakceptowanie faktury przez osobę dokonującą jej weryfikacji merytorycznej, jako faktura „poprawna”. W przypadku poprawnej weryfikacji osoba jej dokonująca, rozpoczyna procedurę dalszego przekazania faktury do działu finansowo-księgowego.

Krok 6 – Faktura otrzymana przez dział finansowo-księgowy jest weryfikowana pod względem podatkowym i bilansowym. W szczególności wyznaczona osoba sprawdza fakturę pod względem formalnym, tj. czy nie jest wadliwa, a więc m.in. czy posiada dane wymagane przepisami prawa podatkowego, czy może stanowić dowód księgowy dla celów bilansowych (rachunkowych) i podatku dochodowego oraz dokument będący podstawą do ujęcia w ewidencji prowadzonej dla celów podatku VAT. Etap ten obejmuje również zakwalifikowanie faktury do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie właściwego miesiąca oraz sposobu jej ujęcia w księgach rachunkowych dla celów bilansowych i podatkowych, a więc decyduje także o tym w jaki sposób dana faktura zostaje ujęta (rozliczona) dla celów podatku dochodowego oraz podatku VAT.

Dzięki zastosowaniu powyższych kroków Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie „kontroli biznesowych”, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT, od momentu otrzymania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Każda faktura zakupowa będzie podlegała weryfikacji pod względem poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, a następnie będzie ewidencjonowana.

Wnioskodawca zamierza ewidencjonować faktury na dysku sieciowym w formacie w jakim zostały zarchiwizowane, w podziale na właściwe dla podatku VAT okresy rozliczeniowe (miesiące oraz lata), co pozwoli na ich łatwe odnalezienie. Kopie zapasowe będą dokonywane automatycznie. Jedynie upoważnione osoby będą miały dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie. Faktury będą przechowywane przez okres wymagany przez przepisy prawa, tj. do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zastosowanie formy elektronicznej nie będzie miało wpływu na poprawność, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Faktury w formie elektronicznej będą odpowiadały fakturom papierowym otrzymywanym przez Spółkę. Po zeskanowaniu faktury nie będzie możliwości modyfikowania jej treści, a skany będą miały odpowiednią jakość.

W przypadku ewentualnej kontroli podatkowej, faktury w formie elektronicznej będą przechowywane w sposób umożliwiający organom podatkowym, za pomocą środków elektronicznych, na bezzwłoczny dostęp do tych faktur. Możliwe będzie także, w razie potrzeby, wydrukowanie wymaganych dokumentów.

Uzupełnili Państwo opis sprawy o następujące informacje

Faktury, które Spółka przechowywać będzie w formie elektronicznej, będą gromadzone w systemach oraz urządzeniach informatycznych znajdujących się wyłącznie na terytorium kraju.

Na zadane w wezwaniu pytanie o treści: „Czy otrzymane faktury i dokumenty zrównane z fakturami będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu?, udzielili Państwo następującej odpowiedzi:

Zgodnie z treścią Wniosku, otrzymane przez Spółkę faktury papierowe po przejściu etapu weryfikacji potrzeby ich digitalizacji (Krok 2 opisany we Wniosku) zostaną zarejestrowane (zeskanowane) w dedykowanym do tego systemie, co stanowić będzie wprowadzenie ich do systemu sprzedażowego, a następnie trwale zniszczone. Po rejestracji w systemie i zniszczeniu, faktury będą weryfikowane pod względem zarówno merytorycznym, jak i formalnym (Krok 5 opisany we Wniosku).

Spółka zaznacza jednak, iż zeskanowane faktury będą wiernym odzwierciedleniem faktur papierowych. Tym samym, w ramach rozważanego przez Spółkę rozwiązania, będzie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelności danej faktury (w ramach przewidzianych kontroli biznesowych). Spółka będzie bowiem miała pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Ponadto, Spółka będzie miała pewność co do tego, iż w danej fakturze nie zmieniono danych (które powinna zawierać faktura). Poza tym Spółka, w ramach rozważanego rozwiązania, jest w stanie zapewnić, iż faktura po zeskanowaniu będzie czytelna.

„Faktury te związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę i służą m.in. czynnościom opodatkowanym. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy o VAT, Wnioskodawca nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten wydatek”.

Tym samym, nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami będą związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę i będą służyły m.in. czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT. Oczywiście odliczenie podatku VAT z niniejszych faktur będzie możliwe tylko w sytuacji, gdy Spółka będzie do tego uprawniona (tzn. zakupiony towar lub usługa będzie służyła czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT oraz nie będzie miało zastosowanie jakiekolwiek wyłączenie przewidziane w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług).

Pytania

1.Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów (pytanie oznaczone we wniosku nr 1)?

2.W przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytanie nr 1, czy Spółka zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Wnioskodawcy (pytanie oznaczony we wniosku nr 2)?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

W ocenie Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym na gruncie przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych jako dających prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zaistniałym stanie przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów.

Przepisy Ordynacji podatkowej

Art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej obliguje podatników obowiązanych do prowadzenia ksiąg podatkowych do przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Ordynacja podatkowa określając powyższy obowiązek nie odnosi się do formy przechowywania dokumentów. Dodatkowo ustawodawca odsyła podatnika do ustaw podatkowych, które mogą regulować tę kwestię w określony przez siebie sposób.

Przepisy ustawy VAT

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy VAT, poprzez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy VAT, fakturę elektroniczną definiuje się jako fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Artykuł 106m ust. 1 ustawy VAT nakłada na podatnika obowiązek określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy VAT).

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy VAT).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy o VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2.elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3.Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Wykorzystując jedną z przedstawionych metod podatnik ma gwarancję, że zapewnia spełnienie wyżej wymienionych przedmiotowych cech faktur. Należy mieć jednak na uwadze, że przedstawione metody stanowią jedynie przykładowe wyliczenie, co oznacza, że podatnik jest uprawniony do zastosowania innych, dowolnych środków zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

W odniesieniu natomiast do wyżej przytoczonych przepisów ustawy o VAT, „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako ciąg działań pozwalających na utworzenie systemu pozwalającego na zapewnienie odpowiedniego poziomu pewności w zakresie: (i) tożsamości dostawcy lub wystawcy faktury (tj. zapewnienie autentyczności pochodzenia), (ii) pewności, że nie dokonano zmiany w zakresie danych wymaganych przepisami ustawy VAT, przedstawionych na fakturze oryginalnej – papierowej (tj. integralność faktury), (iii) oraz czytelności faktury od momentu jej otrzymania do końca okresu przechowywania.

Zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca zapewnia, że w trakcie obowiązkowego okresu przechowywania faktur (w formie elektronicznej) będzie miał stale możliwość na określenie tożsamości sprzedawcy (a zatem zapewnienie autentyczności faktury), dane zawarte w treści faktury określone przepisami ustawy VAT nie zostaną zmienione (tym samym, zapewniona zostanie integralność dokumentu), a także jakość wykonanej kopii faktury oryginalnej (tj. jej skan) będzie na poziomie umożliwiającym odczyt wszystkich danych zawartych na fakturze (zapewnienie warunku czytelności faktury).

W oparciu natomiast o stanowiska organów podatkowych (właściwe interpretacje indywidualne przytoczone zostały poniżej) pod pojęciem „wiarygodnej ścieżki audytu” rozumie się właściwy i jasny związek pomiędzy zrealizowaną transakcją a dokumentami do niej uzupełniającymi, indywidualnie określony dla danego podmiotu.

W ocenie Wnioskodawcy, opisany w zdarzeniu przyszłym Proces, w praktyce całościowo spełnia definicję kontroli biznesowych pozwalających na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu. Tym samym, działania podejmowane przez Wnioskodawcę w ramach Procesu spełniają wymogi stawiane przez ustawodawcę w art. 106m ustawy o VAT.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 2 ustawy VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przytoczonych wyżej przepisów ustawy VAT wynika, że podatnik ma możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Ustawodawca nie uzależnił przy tym możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej od tego, w jakim formacie zostały sporządzone i dostarczone oryginały tych dokumentów. Nie można wywnioskować również, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Ustawodawca nie doprecyzowując sposobu archiwizacji faktur zakupowych, pozwala podatnikowi na wybranie dowolnego sposobu, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także do zastosowania formy elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych).

Mając na uwadze powyższe, w przypadku wyboru przechowywania faktur zakupowych, otrzymanych przez Spółkę, w formie elektronicznej, przy jednoczesnym zapewnieniu niezwłocznego do nich dostępu na żądanie organów wskazanych w art. 112a ust. 4 ustawy VAT (a zatem zgodnie z opisem Procesu w zdarzeniu przyszłym), wówczas obowiązek określony art. 112a ustawy VAT zostanie spełniony.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, sposób przechowywania dokumentów w formie niezmienionego (względem oryginału) pliku elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie wersji papierowej na żądanie organu podatkowego jest dozwolony. Ponadto, Wnioskodawca w tym miejscu, zwraca uwagę, że opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania faktur pozwoli na wyższy stopień zabezpieczenia dokumentacji podatkowej przed jego ewentualnym uszkodzeniem bądź utratą.

Ad 2

W ocenie Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym zachowuje on prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie ze sposobem przedstawionym w opisie zdarzenia przyszłego.

W art. 86 ustawy VAT zostały przedstawione warunki uprawniające podatnika do odliczenia podatku naliczonego. Według art. 86 ust. 1 ustawy VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z kolei, jak wskazuje art. 86 ust. 10b ustawy VAT, w powyższej sytuacji prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Należy przy tym zauważyć, że art. 88 ustawy VAT reguluje sytuacje, w których następuje wyłączenie prawa do odliczenia lub zwrotu podatku.

Jedno z ograniczeń, zawarte w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT, wskazuje, że nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Ustawodawca uprawnia więc do odliczenia podatku VAT naliczonego pod warunkiem spełnienia przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy VAT, tj.:

•faktura została otrzymana,

• odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

•towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W przedstawionym zdarzeniu przyszłym faktury zakupowe otrzymywane przez Spółkę będą spełniały wszystkie ww. warunki, tj. w zakresie działalności opodatkowanej prowadzonej przez Spółkę. Wnioskodawca, w ramach szerokiego zakresu swojej działalności, realizuje również działania zwolnione z opodatkowania podatkiem VAT, tym samym faktury zakupowe związane wyłącznie z tą częścią działalności nie będą przez Spółkę uwzględniane do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Przy tym należy wskazać, że zarówno art. 86, jak i art. 88 ustawy VAT nie wskazują jedynej, właściwej formy przechowywania faktur, a więc sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Biorąc pod uwagę powyższe, Wnioskodawca uważa, iż w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółka zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, związanych z działalności opodatkowaną podatkiem VAT, jeżeli są one przechowywanie w formie elektronicznej, zgodnie ze sposobem przedstawionym przez Spółkę w opisie zdarzenia przyszłego, przy spełnieniu warunków określonych w art. 86 ustawy VAT. Powyższe ma zastosowanie bez względu na to w jakiej formie sporządzony został oryginał tego dokumentu.

Stanowiska Wnioskodawcy zaprezentowane w pkt 1 i 2 znajdują odzwierciedlenie w aktualnej praktyce organów podatkowych, która jednoznacznie wskazuje, iż dopuszczalne jest przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej. Jednocześnie przechowywane w ten sposób faktury dają podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego. Potwierdzają to m.in. następujące interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

• interpretacja indywidualna z 7 lutego 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.MAZ;

• interpretacja indywidualna z 27 sierpnia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.409.2021.2.KF;

• interpretacja indywidualna z 12 lutego 2021 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.879.2020.1.AM;

•interpretacja indywidualna z 19 listopada 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.544.2020.3.JG.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów (pytanie oznaczone we wniosku nr 1) – jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.; dalej jako: „ustawa”):

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy, faktura powinna zawierać:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Z kolei Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem, otrzymywane przez Państwa dokumenty zawierają dane określone w przytoczonych powyżej przepisach są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosuje się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie mogą zostać uznane za faktury i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce. Spółka prowadzi działalność m.in. opodatkowaną podatkiem od towarów i usług oraz spełnia wszystkie warunki wynikające z ustawy VAT niezbędne do celów dokonywania odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur. Obecnie do Spółki wpływają faktury zakupowe w formie papierowej i w tej samej formie dokumenty te są archiwizowane. Faktury te związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę i służą m.in. czynnościom opodatkowanym. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawarty w art. 88 ustawy, Wnioskodawca nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego wynikającego z faktur dokumentujących ten wydatek. Spółka w stosunku do wybranych transakcji zamierza wprowadzić rozwiązanie polegające na digitalizacji faktur zakupowych. Faktury te, mimo że będą otrzymywane jako dokumenty papierowe, Wnioskodawca zamierza przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej. Wnioskodawca cały proces zamierza przeprowadzać w sformalizowany sposób, w tym celu zostały wyodrębnione etapy obiegu faktur. Po otrzymaniu faktury przez Spółkę w formie papierowej, następuje jej wewnętrzna weryfikacja, czy dany rodzaj faktury powinien podlegać procesowi digitalizacji. Następnie faktura jest rejestrowana w dedykowanym systemie tzn. dokument jest skanowany, a w systemie oznaczona jest data wpływu dokumentu do Spółki. Dokonywana w ten sposób „rejestracja” faktury nie jest natomiast jeszcze tożsama z ujęciem faktury w księgach rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych (podatku VAT oraz podatku dochodowego). Stanowi wyłącznie wprowadzenie faktury do systemu sprzedażowego (jego części odpowiedzialnej za przeprocesowanie umowy z klientem), celem zainicjowania dalszego jej obiegu. Po zeskanowaniu faktura w formie papierowej zostaje trwale i nieodwracalnie niszczona. Skany są zapisywane w formacie nieedytowalnym (tj. PDF lecz może to być także format JPG lub BMP). Zdigitalizowane w ten sposób faktury są zabezpieczone przed możliwością dokonywania w nich zmian. Zdaniem Spółki, po zeskanowaniu faktury w formie papierowej, jej wersja elektroniczna będzie jej wiernym i czytelnym odzwierciedleniem. Faktura po digitalizacji weryfikowana jest pod względem merytorycznym i formalnym. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy faktura jest wystawiona na Spółkę oraz czy zawiera poprawne dane Wnioskodawcy (nazwa, adres, NIP), a także sprawdzenie zgodnych z ustawą o VAT obowiązkowych elementów faktury. Weryfikowane jest w szczególności, czy faktura zakupowa odzwierciedla faktyczny przebieg transakcji (operacji gospodarczej), a więc między innymi czy tożsamość dostawcy towarów/usługodawcy oraz przedmiot transakcji są zgodne z rzeczywistością. Bez tak rozumianej akceptacji merytorycznej faktura nie jest poddawana dalszemu obiegowi. Wszelkie powstałe wątpliwości powinny zostać wyjaśnione na tym etapie. Warunkiem dalszego obiegu faktury jest zaakceptowanie faktury przez osobę dokonującą jej weryfikacji merytorycznej, jako faktura „poprawna”. W przypadku poprawnej weryfikacji osoba jej dokonująca, rozpoczyna procedurę dalszego przekazania faktury do działu finansowo-księgowego, gdzie jest weryfikowana pod względem podatkowym i bilansowym. W szczególności wyznaczona osoba sprawdza fakturę pod względem formalnym, tj. czy nie jest wadliwa, a więc m.in. czy posiada dane wymagane przepisami prawa podatkowego, czy może stanowić dowód księgowy dla celów bilansowych (rachunkowych) i podatku dochodowego oraz dokument będący podstawą do ujęcia w ewidencji prowadzonej dla celów podatku VAT. Etap ten obejmuje również zakwalifikowanie faktury do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie właściwego miesiąca oraz sposobu jej ujęcia w księgach rachunkowych dla celów bilansowych i podatkowych, a więc decyduje także o tym w jaki sposób dana faktura zostaje ujęta (rozliczona) dla celów podatku dochodowego oraz podatku VAT.

Dzięki zastosowaniu powyższych kroków, Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie „kontroli biznesowych”. Wnioskodawca zamierza ewidencjonować faktury na dysku sieciowym, w podziale na właściwe dla podatku VAT okresy rozliczeniowe. Kopie zapasowe będą dokonywane automatycznie. Faktury w formie elektronicznej będą odpowiadały fakturom papierowym i po ich zeskanowaniu nie będzie możliwości modyfikowania ich treści oraz będą one przechowywane przez okres wymagany przez przepisy prawa. W razie kontroli, sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej umożliwi bezzwłoczny dostęp do tych faktur. Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej wyłącznie na terytorium kraju.

Wątpliwości Wnioskodawcy w pierwszej kolejności dotyczą czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów (pytanie oznaczone we wniosku nr 1).

Ustawodawca na podstawie art. 112a w zw. z art. 106m ustawy, umożliwia przechowywanie faktur w formie elektronicznej, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu.

Należy zauważyć, że dla prawidłowości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej nie bez znaczenia pozostaje moment niszczenia faktur otrzymanych w formie papierowej. Dla zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur niezbędne jest przeprowadzenie stosownych kontroli biznesowych, które to potwierdzą. W sytuacji gdy dokumenty źródłowe (faktury w formie papierowej) zostaną zniszczone przed poddaniem ich stosownym kontrolom biznesowym nie można uznać, że została zachowana autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur.

Wnioskodawca wskazał, że niszczeniu będą podlegały faktury, które zostaną zeskanowane i wprowadzone do systemu sprzedażowego celem zainicjowania dalszego obiegu. Dokonywana „rejestracja” faktury nie jest natomiast tożsama z ujęciem faktury w księgach rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych. Ponadto zostaną one zniszczone przed pozostałymi kontrolami biznesowymi, przed sprawdzaniem ich pod względem merytorycznym i formalnym tzn. przed sprawdzeniem ich poprawności, autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury.

W analizowanej sprawie zapewniona zostanie czytelność faktur. Ponadto, mimo zniszczenia formy papierowej faktury, Wnioskodawca dokona kontroli w celu zweryfikowania autentyczności pochodzenia faktury, czyli pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Nie można jednak uznać, iż zapewniona zostanie integralność treści faktury, gdyż po zniszczeniu formy papierowej Wnioskodawca nie będzie miał możliwości zweryfikowania czy w wersji elektronicznej faktury nie zostały zmienione dane zawarte w fakturze w formie papierowej.

Zatem warunki wynikające z art. 112a w zw. z art. 106m ustawy, dotyczące przechowywania faktur w formie elektronicznej, spełnione zostaną wyłącznie w sytuacji gdy Wnioskodawca zapewni kompleksowe realizowane przez niego procesy składające się na kontrole biznesowe, obejmujące kilkuetapowe działania dokonane przez różne osoby w ramach ścieżki obiegu faktury przed zniszczeniem formy papierowej faktury.

Podsumowując, nie będzie dopuszczalne przechowywanie przez Spółkę otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów, ponieważ nie będą spełnione – wskazane w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy – przesłanki dotyczące przechowywania faktur.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należy uznać za nieprawidłowe.

W związku z tym, że odpowiedź na pytanie nr 1 jest przecząca, tzn. nie będzie dopuszczalne przechowywanie przez Spółkę otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów, nie udzielam odpowiedzi na postawione warunkowo pytanie nr 2 w zakresie zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym przez Wnioskodawcę sposobem postepowania.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W świetle art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zatem, należy zaznaczyć, że interpretacja indywidualna opiera się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W konsekwencji w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).