Interpretacja indywidualna z dnia 29 sierpnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.420.2023.1.JG

Wydanie faktur bez żądania osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, przy równoczesnym ewidencjonowaniu sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 lipca 2023 r. wpłynął Pana wniosek z 27 lipca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy wydania faktur bez żądania osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, przy równoczesnym ewidencjonowaniu sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Uzupełnił go Pan pismem z 27 lipca 2023 r. (wpływ 27 lipca 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Posiada Pan siedzibę na terytorium Polski i jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Zajmuje się Pan produkcją mebli oraz sprzedażą towarów. Część wyprodukowanych mebli oraz towarów sprzedawana jest osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej w sklepie należącym do Pana. Sprzedaż ta ewidencjonowana jest przy pomocy kas rejestrujących a nabywcom wydawany jest paragon z kasy rejestrującej lub faktura. W ramach reorganizacji sprzedaży zamierza Pan, po każdorazowej rejestracji przedmiotowej sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, wydanie nabywcy jedynie faktury, bez uprzedniego żądania nabywcy o którym mowa w art. 106b ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług oraz § 6.1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Nabywca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej otrzyma każdorazowo jedynie fakturę natomiast paragon fiskalny wraz z jednym egzemplarzem faktury pozostanie w Pana dokumentacji.

Pytanie

Czy możliwe jest, wydanie faktury nabywcy będącemu osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, bez otrzymania od nabywcy żądania wystawienia tej faktury, przy równoczesnym ewidencjonowaniu sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej (paragon wraz z drugim egzemplarzem faktury pozostaje w Pana dokumentacji)?

Pana stanowisko w sprawie

Pana zdaniem, wydanie faktury zamiast paragonu fiskalnego bez uzyskania żądania nabywcy jest możliwe i tym samym zgodne z przepisami prawa.

Uzasadnienie.

Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż (odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenia usług w Polsce) dokonaną na rzecz innego podatnika, tj. osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Jeśli sprzedaż jest dokonywana na rzecz osoby, która podatnikiem nie jest wówczas obowiązek wystawienia faktury występuje tylko wtedy, gdy osoba ta w stosownym czasie wystąpi z takim żądaniem.

Przepis ten zobowiązuje zatem dostawcę/usługodawcę do wystawienia faktury w określonych sytuacjach, ale jednocześnie nie zabrania jej wystawienia w innych sytuacjach, np.: gdy nabywca niebędący podatnikiem nie żąda jej wystawienia.

Wynika z tego, że może Pan na nabywcę wystawić fakturę dobrowolnie, tj. niezależnie od tego czy wystąpi on z takim żądaniem. Jeśli faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, paragon fiskalny dotyczący tej sprzedaży załącza Pan do egzemplarza pozostającej u Pana faktury (art. 106h ust. 1 ustawy o VAT). Wynika z tego, że jeśli nabywca ma otrzymać fakturę to musi Pan najpierw posiadać paragon; jeśli wcześniej wydał go Pan nabywcy, to ten powinien go zwrócić. Jeśli natomiast wystawia Pan fakturę i jednocześnie paragon to wydawanie takiego paragonu jest bezprzedmiotowe - w razie wydania takiego paragonu musiałby go Pan bowiem natychmiast odebrać nabywcy.

Bardziej zasadne jest zatem podejście, zgodnie z którym w ogóle nie powinien Pan wydawać nabywcy paragonu, jeśli jednocześnie wydaje mu fakturę, zaś paragon zachować w swojej dokumentacji lub załączyć do egzemplarza faktury pozostającego u Pana.

W tym miejscu należy, przytoczyć brzmienie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, wedle którego podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących jest obowiązany „dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy”, co wskazuje na dowolność w kwestii wyboru, który z dokumentów - paragon czy faktura - zostanie wydany nabywcy.

Z taką wykładnią art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT zgodził się między innymi: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 11 sierpnia 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.332.2017.1.EJ: „W przedmiotowej sprawie zachodzi specyficzna sytuacja, w której Wnioskodawca będzie ewidencjonował sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej za pomocą kasy rejestrującej, a ponadto w momencie wydania towaru będzie wystawiał każdorazowo fakturę bez wyraźnego żądania, o którym mowa w art. 106b ust. 3 ustawy. W konsekwencji jednak zrealizowane zostaje prawo nabywcy w zakresie otrzymania dokumentu zawierającego podstawowe dane o zawartej transakcji. Tym samym zaewidencjonowanie sprzedaży poprzez wystawienie faktury oraz paragonu załączanego do egzemplarza faktury pozostającego u Wnioskodawcy, w tej konkretnej sytuacji będzie prawidłowe, bowiem nabywca wraz z towarem otrzyma dokument potwierdzający dokonany przez niego zakup (czyli w omawianej sprawie fakturę VAT).”

Powyższe podejście znajduje uzasadnienie w licznych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 8 października 2018 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.607.2018.1.ALN) Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej („Dyrektor KIS”), interpretacji indywidualnej z 16 marca 2020 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.859.2019.1.ALN) Dyrektor KIS; interpretacji indywidualnej z 12 czerwca 2015 r., sygn.: IPPP2/4512-203/15-4/KOM Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie; interpretacji indywidualnej z 18 listopada 2014 r. sygn.: IPTPP4/443-648/14-2/MK Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi.

W związku z powyższym stoi Pan na stanowisku, że wydanie faktury zamiast paragonu fiskalnego bez uzyskania żądania nabywcy jest możliwe zgodne z przepisami prawa.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570), zwanej dalej „ustawą”.

Zgodnie z przepisem art. 111 ust. 1 ustawy:  

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi lub towaru jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 5 ustawy:

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.) zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie kas.

Zgodnie § 2 pkt 16 rozporządzenia w sprawie kas:

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Natomiast w myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Z powyższego wynika, że w momencie dokonania sprzedaży rejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej powstaje obowiązek wydania paragonu nabywcy. Zatem sprzedawca obowiązany jest dołożyć wszelkich starań aby przekazać do dyspozycji nabywcy wydrukowany z kasy rejestrującej dokument potwierdzający sprzedaż, w momencie dokonania tej sprzedaży.

Powołane przepisy określają generalną zasadę, z której wynika, że w przypadku transakcji dokonywanych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, podatnik co do zasady zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, a tym samym do dokumentowania każdej transakcji za pomocą paragonu fiskalnego, który musi wydać nabywcy towaru.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

W myśl art. 106b ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 106b ust. 3 ustawy:

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów - co do zasady - podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Zatem ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT.

Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż. Zasada ta nie dotyczy czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 oraz w art. 106a pkt 3 i 4 ustawy.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy:

Natomiast zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106h ust. 2 ustawy:

Zgodnie z art. 106h ust. 4 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że jest Pan zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Zajmuje się Pan produkcją mebli oraz sprzedażą towarów. Część wyprodukowanych mebli oraz towarów sprzedawana jest osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej w sklepie należącym do Pana. Sprzedaż ta ewidencjonowana jest przy pomocy kas rejestrujących a nabywcom wydawany jest paragon z kasy rejestrującej lub faktura. W ramach reorganizacji sprzedaży zamierza Pan, po każdorazowej rejestracji przedmiotowej sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, wydanie nabywcy jedynie faktury, bez uprzedniego żądania nabywcy. Nabywca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej otrzyma każdorazowo jedynie fakturę natomiast paragon fiskalny wraz z jednym egzemplarzem faktury pozostanie w Pana dokumentacji.

Na tle tak przedstawionego opisu sprawy Pana wątpliwości sprowadzają się do ustalenia, czy możliwe jest wydanie faktury nabywcy będącemu osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, bez otrzymania od nabywcy żądania wystawienia tej faktury, przy równoczesnym ewidencjonowaniu sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej.

Odnosząc się do powyższych wątpliwości należy wskazać, że przedstawione wyżej przepisy nie zabraniają dokumentowania sprzedaży fakturą bez uzyskania żądania, o którym mowa w art. 106b ust. 3 ustawy. Należy jednak podkreślić, że w przypadku sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz na rzecz rolników ryczałtowych, sprzedaż ta powinna być ewidencjonowana również przy pomocy kasy rejestrującej, a paragon powinien być załączony do egzemplarza faktury pozostającego u Podatnika.

Jak wcześniej wskazano, obowiązek rejestracji sprzedaży za pomocą kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy. Obowiązek ten ciąży na Podatniku jeżeli dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zaznaczenia wymaga, że kasa rejestrująca jest szczególnego rodzaju ewidencją podatkową, ma ona charakter ewidencji sprzedaży. Ewidencja prowadzona za pomocą kasy rejestrującej jest niezależna od ewidencji, której prowadzenia wymagają inne przepisy w szczególności art. 109 ust. 3 ustawy. Ewidencja prowadzona przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy tylko części sprzedaży podatnika ściśle wskazanej w art. 111 ust. 1 ustawy. Jest to przede wszystkim sprzedaż niedokumentowana fakturami, czyli objęta wyjątkiem od zasady, że podatnik podatku VAT zobowiązany jest do wystawienia faktur wynikającym z art. 106b ust. 1 ustawy.

Mając zatem na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz przywołane przepisy prawa, należy wskazać, że w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zasadą jest dokumentowanie takiej transakcji paragonem fiskalnym. Obowiązek wystawienia faktury w takich przypadkach istnieje wówczas, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem w odpowiednim terminie, na co wskazuje art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, przy czym może Pan wystawić fakturę również bez żądania nabywcy. Należy jednocześnie zauważyć, że wystawienie faktury VAT nie zwalnia Pana z obowiązku zaewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej.

Tym samym, w sytuacji, kiedy dana sprzedaż zostanie przez Pana udokumentowana fakturą wystawianą bez żądania nabywcy (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej), wówczas ma Pan obowiązek zaewidencjonowania jej w kasie rejestrującej niezależnie od faktu wystawienia faktury. Do kopii faktury jest Pan zobowiązany „podpiąć” oryginał paragonu fiskalnego. Nabywca (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) uzyskuje więc tylko fakturę, zaś paragon (fiskalny) pozostaje u Pana.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponosi Pan ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Pan do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).