Jakie dokumenty powinny regulować kwestie sanitariatów w firmach transportowych

Mam pytanie odnośnie sanitariatów w firmach transportowych. Za pomocą jakiego dokumentu należy wprowadzić stosowne postanowienia w tej kwestii, jeśli pracodawca zwraca pracownikom koszty z tego tytułu lub wypłaca ekwiwalent? Czy kierowcy muszą się podpisać pod takim dokumentem?