Wyjaśnienie RIO: Czy kierownik jednostki może upoważnić innego pracownika księgowości do dokonywania kontroli wstępnej?

Pytanie jednostki

W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Łódzkiego istnieje stanowisko głównego księgowego urzędu, któremu kierownik jednostki powierzył obowiązki i odpowiedzialność w zakresie określonym w art. 54 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w tym obowiązki w zakresie rachunkowości określone ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Główny księgowy samodzielnie dokonuje kontroli wstępnej w urzędzie, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, składając swój podpis na dokumentach, m.in.: fakturach, notach księgowych, poleceniach wyjazdu służbowego, dyspozycjach przekazania dotacji i wielu innych. W Urzędzie Marszałkowskim nie zostało utworzone stanowisko zastępcy głównego księgowego urzędu. W czasie nieobecności głównego księgowego urzędu jego obowiązki wykonuje skarbnik województwa łódzkiego (główny księgowy budżetu).

Jednocześnie w strukturze organizacyjnej Urzędu wyodrębniono Departament Finansów, w którym pracują wykwalifikowane osoby posiadające wiedzę z zakresu księgowości.

Czy czynności, które na podstawie art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych wykonuje główny księgowy, dotyczące kontroli wstępnej faktur, not księgowych, poleceń wyjazdu służbowego i in., kierownik jednostki może na podstawie art. 53 ust. 2 wyżej powołanej ustawy powierzyć innej osobie spełniającej wymagania określone w art. 54 ww. ustawy, będącej np. na stanowisku głównego specjalisty ds. księgowości? Należy doprecyzować, że w pytaniu chodzi o stałe upoważnienie, w wąskim zakresie, również w czasie obecności głównego księgowego urzędu w pracy.

Stanowisko jednostki

Według wnioskodawcy dopuszczalne i zgodne z ustawą o finansach publicznych jest upoważnienie przez kierownika jednostki innego pracownika księgowości (posiadającego odpowiednie kwalifikacje) do dokonywania kontroli wstępnej, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, także w czasie obecności głównego księgowego urzędu w pracy. Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, jako osoba odpowiedzialna za całość gospodarki finansowej jednostki, może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom tej jednostki, o czym wyraźnie stanowi art. 53 ustawy o finansach publicznych. Dokonywanie kontroli wstępnej, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, jest czynnością z zakresu gospodarki finansowej. Z kolei zgodnie z art. 53 ust. 2 ww. ustawy kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. W sytuacji gdy zakres obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego, wśród których wymienia się czynności ze sfery gospodarki finansowej, reguluje wprost ustawa o finansach publicznych (w szczególności w art. 54), art. 53 ust. 2 ustawy byłby normą całkowicie zbędną i pozbawioną jakiegokolwiek normatywnego znaczenia, gdyby przyjąć, że czynności z zakresu gospodarki finansowej jednostki, w tym kontrolę wstępną, może wykonywać jedynie główny księgowy. W takiej sytuacji wprowadzenie normy, która upoważnia kierownika jednostki do powierzenia określonych obowiązków w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki, byłoby całkowicie nieracjonalne.