Interpretacja indywidualna z dnia 15 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.751.2023.3.RK

Koszty uzyskania przychodów (zakup zegarka).

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 października 2023 r. wpłynął Pana wniosek z 20 października 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, który dotyczy kosztów uzyskania przychodów oraz podatku od towarów i usług. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 19 grudnia 2023 r. (wpływ 19 grudnia 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jest Pan radcą prawnym, prowadzi Pan indywidualną kancelarię od 3 sierpnia 2015 r. Jako formę opodatkowania stosuje Pan skalę podatkową dla prowadzonej działalności gospodarczej, a jako dokumentację podatkową prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Rozlicza się Pan z klientami na podstawie stawki godzinowej, czasami z dokładnością nawet do 5 minut. Nie zawsze w trakcie czynności może Pan kontrolować czas pracy na firmowym komputerze czy telefonie. Planuje Pan kupić zegarek naręczny, mechaniczny do pomiaru czasu pracy m.in. w trakcie spotkań z klientami. Niedokładne policzenie czasu pracy może spowodować zakwestionowanie wykonanych czynności i odmowę zapłaty wynagrodzenia.

Prowadzi Pan także sprawę karną, gdzie czasami nie ma możliwości korzystania z urządzeń elektronicznych, które mogą rejestrować dźwięk czy obraz. Wykonuje Pan ponadto służbowe czynności w kancelariach innych pełnomocników, czy notariuszy, gdzie czasami nie można wnosić takiego sprzętu, z uwagi na tajemnicę zawodową. Zegarek ten będzie wykorzystywany jedynie w czasie świadczenia usług prawnych, nie będzie wykorzystywany do celów prywatnych.

W piśmie z 19 grudnia 2023 r. stanowiącym uzupełnienie wniosku wskazał Pan, że zamierza kupić zegarek w terminie 3 miesięcy od uzyskania odpowiedzi na wniosek o interpretację. Wydatki poniesione na zakup zegarka zostaną udokumentowane fakturą VAT wystawioną na Pana rzecz.

Przychód z Pana działalności bazuje na czasie świadczenia usługi, wystawia Pan faktury zgodnie ze stawką godzinową, tak więc zakup zegarka do pomiaru czasu pracy ma bezpośredni związek z Pana działalnością. Wskazuje Pan na konkretne sytuacje, gdzie czasami nie ma możliwości korzystania z urządzeń elektronicznych: zapoznanie się z aktami sprawy karnej w sekretariacie Prokuratury Rejonowej 5 października 2023 r., podczas spotkania z mecenasem w jego kancelarii dotyczącego postępowania likwidacyjnego sp. j., podczas spotkania z klientem dotyczącego warunków współpracy oraz szczegółów pięciu spraw o dochodzenie zapłaty. Wyżej wymienione ograniczenia wynikają z art. 156. Kodeksu karnego, art. 6. - Tajemnica adwokacka - Prawo o adwokaturze, art. 3. - Wykonywanie zawodu; tajemnica radcy prawnego - Ustawa o radcach prawnych.

Zegarka będzie Pan używał (nosił) w trakcie wykonywania działalności gospodarczej, czyli zazwyczaj od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 16:00.

Pytanie

Czy może Pan zaliczyć zakup zegarka mechanicznego, naręcznego służącego do pomiaru czasu świadczenia usługi prawnej do kosztów uzyskania przychodu oraz odliczyć od niego podatek od towarów i usług?

Przedmiotem interpretacji jest wyłącznie odpowiedź na sformułowane pytanie w części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, natomiast w części dotyczącej podatku od towarów i usług zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pana stanowisko w sprawie

Zegarek jest narzędziem służącym do pomiaru czasu pracy. Jest przydatny do prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy celem wykazania należnego wynagrodzenia za świadczone usługi prawne, dlatego też może być zaliczony jako sprzęt firmowy, a jego cena zakupu uwzględniona w kosztach uzyskania przychodu z działalności kancelarii radcy prawnego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem, bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

·został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·został właściwie udokumentowany,

·nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Konstrukcja art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy) pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętego przychodu, bądź zachowanie źródła przychodu.

Ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

·cel to „to, do czego się zmierza, dąży, to, co chce się osiągnąć”;

·celowość oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

·zabezpieczyć oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Przez sformułowanie „w celu osiągnięcia przychodu” należy zatem rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów, z taką chęcią i zamiarem. Zgodnie z orzecznictwem, nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go miało lub mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie danego przychodu (wyrok NSA z 29 listopada 1993 r. sygn. akt SA/Wr 1242/94). Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Wskazuje się, że istnieją sytuacje, w których związek przyczynowo-skutkowy nie jest wyraźny. Należy je rozwiązywać w oparciu o zasadę zdrowego rozsądku, a każda sytuacja wymaga odrębnego potraktowania (wyrok NSA z 16 grudnia 1999 r. sygn. akt SA/Bk 1619/98, LEX nr 39745).

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób, gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Pamiętać przy tym należy, że koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodu z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodu z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

W art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zawarto katalog wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

W tym miejscu wskazać należy na treść art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Z opisu sprawy wynika, że jest Pan radcą prawnym i prowadzi Pan indywidualną kancelarię. Rozlicza się Pan z klientami na podstawie stawki godzinowej, czasami z dokładnością nawet do 5 minut. Nie zawsze w trakcie czynności może Pan kontrolować czas pracy na firmowym komputerze czy telefonie. Planuje Pan kupić zegarek naręczny, mechaniczny do pomiaru czasu pracy m.in. w trakcie spotkań z klientami. Niedokładne policzenie czasu pracy może spowodować zakwestionowanie wykonanych czynności i odmowę zapłaty wynagrodzenia. Prowadzi Pan także sprawę karną, gdzie czasami nie ma możliwości korzystania z urządzeń elektronicznych, które mogą rejestrować dźwięk, czy obraz. Wykonuje Pan ponadto służbowe czynności w kancelariach innych pełnomocników, czy notariuszy, gdzie czasami nie można wnosić takiego sprzętu, z uwagi na tajemnicę zawodową. Zegarek ten będzie wykorzystywany jedynie w czasie świadczenia usług prawnych, nie będzie wykorzystywany do celów prywatnych. Przychód z Pana działalności bazuje na czasie świadczenia usługi, wystawia Pan faktury zgodnie ze stawką godzinową, tak więc zakup zegarka do pomiaru czasu pracy ma bezpośredni związek z Pana działalnością. Zegarka będzie Pan używał (nosił) w trakcie wykonywania działalności gospodarczej czyli zazwyczaj od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 16:00.

Biorąc pod uwagę, że wydatki na nabycie zegarka nie są ujęte w katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Wykazanie tego związku spoczywa na podatniku i nie może następować w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego. Ocena, czy w danym przypadku zachodzi związek przyczynowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów powinna odbywać się przy uwzględnieniu wszystkich aspektów prowadzonej działalności gospodarczej, w tym charakteru i rodzaju prowadzonej działalności.

Zauważyć również należy, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ww. przepis nie znajdzie u Pana zastosowania, ponieważ wydatek związany z zakupem zegarka w Pana przypadku nie ma charakteru reprezentacji, tzn. jego zakup nie jest celem ponoszonych kosztów stworzenia Pana wizerunku, czy wykreowania pozytywnych relacji z kontrahentami.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy i powołane wyżej przepisy prawne wskazać należy, że wydatek poniesiony przez Pana w związku zakupem zegarka mechanicznego naręcznego służącego do pomiaru czasu świadczenia usługi prawnej, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pamiętać przy tym należy, że to na Panu, jako podmiocie odnoszącym korzyść z faktu zaliczenia wskazanego we wniosku wydatku do kosztów uzyskania przychodu wynika obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak również obowiązek właściwego jego udokumentowania.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Przy wydawaniu interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe będzie zgodne ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).